La gestión de proyectos online dista mucho de una gestión donde todo el equipo trabaja bajo un mismo techo. Llevamos décadas donde los equipos y demás colaboradores externos, trabajan de una manera online y a distancia.
A pesar de que la gestión de proyectos online aún no está instalada en muchas empresas, en otras tantas se va incorporando de manera exponencial. Ya son un 73,3% de las empresas las que confían totalmente en el cloud. Una cifra que cada año va creciendo, según un estudio realizado por Softwaredoit.es.
A continuación, vamos a ver qué diferencias existen entre gestionar proyectos de manera off-line y cómo cambia el panorama si lo hacemos totalmente online.
Índice
Gestión offline vs. Gestión online
Una de las diferencias más notables cuando gestionamos proyectos de manera totalmente online, es la analítica de datos con la que podemos trabajar. Esto da lugar a una toma de decisiones mucho más precisas y a tiempo. Además, el incremento de la velocidad en el avance de nuestros proyectos, también es uno de los alicientes que nos hacen pasarnos a una gestión online.
Sin embargo, si tuviéramos que escoger entre los dos principales motivos por los que usar una gestión totalmente en el cloud, éstos serían: la productividad y el ahorro considerable de costes.
A continuación, vemos las principales diferencias entre ambos tipos de gestión:
Gestión offline
- Implementación más rápida pero menos efectiva
- Se pierden muchos datos importantes del proyecto
- Falta de precisión en la analítica
- Detección tardía de riesgos en el proyecto
- Optimización más costosa en tiempo y recursos
- Dificultad en la visualización de las rutas de trabajo
- Pérdida de tiempo en la actualización de información y cambios del proyecto
Gestión online
- Implementación más costosa pero más efectiva
- Análisis de múltiples datos del proyecto
- Detección y predicción a tiempo de riesgos
- Simplificación de técnicas profesionales efectivas
- Rápida optimización de la gestión del proyecto
- Visualización fácil de las distintas rutas de trabajo
- Flexibilidad geográfica del equipo de trabajo
- Trabajo colaborativo a tiempo real
¿En qué cambia la figura del Project Manager?
Son muchos los factores que influyen en el trabajo diario del Project Manager. Entras los principales aspectos, identificamos los siguientes:
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Su lenguaje con el equipo y colaboradores
Para evitar malentendidos, se usa un lenguaje directo, simple, claro y preciso. No dar por hecho cosas.
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Herramientas de gestión online
Utiliza gestores online capaces de aplicar métodos, hacer planificaciones realistas y controlar desviaciones.
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Uso de técnicas de gestión simplificadas
Métodos como PERT y CPM permiten conocer la duración mínima para que el proyecto se complete.
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El gestor online también comunica
Muchos equipos en remoto utilizan el cronograma de actividades online para saber qué hacer y cuándo hacerlo.
Todo Project Manager ha de recibir una formación adecuada para gestionar proyectos online de una manera profesional. Esto significa que debería ser capaz de optimizar tiempos y costes, coordinando adecuadamente las horas de trabajo de su equipo. Y no sólo recursos, sino también necesidades y riesgos.
Por ello, siempre recomendamos Certificaciones y Cursos de Gestión de proyectos como el de Sinnaps.
Nota: si estás introduciéndote en la gestión de proyectos profesional, te recomendamos esta Clase abierta gratuita de 30 minutos. En ella, verás cómo aplicar una gestión online con la base para empezar: ¿qué metodología debo aplicar según mi tipo de proyecto?
3 pasos para implementar una gestión online en tus proyectos
1/ Asigna un responsable del proyecto de implementación
Debe tratarse de una persona con un mando de nivel intermedio que se encargará de facilitar y ofrecer las herramientas que promuevan la gestión online del equipo.
¿Cómo?
- Elaborará un plan con un tiempo de implementación estimado.
- Identificará los distintos hitos o puntos de control donde se marcará unos objetivos.
- Detectará dificultades en el equipo.
Se recomienda
- La persona seleccionada debe formar parte del equipo. Conocerá así a sus compañeros y esto facilitará la implementación.
- Cuente con todo el apoyo de Dirección.
- Gestionar la implementación como un proyecto.
2/ Establece una guía para una comunicación online efectiva
- Identifica a todas las personas que participan en los proyectos.
- Asigna adecuadamente las responsabilidades a cada miembro. Ahorrarás no sólo tiempo, sino numerosos malentendidos que además se acentúan si el equipo trabaja en remoto.
- Invita a tu equipo a la aplicación cloud. Si gestionas proyectos complejos, utiliza herramientas de gestión de proyectos que van más allá de aquellas apps que únicamente gestionan listados de tareas.
- Establece permisos y notificaciones adecuadas para una comunicación a través de la planificación.
- Programa una reunión general al inicio del proyecto. Convoca reuniones Kick Off para arrancar proyectos y actividades complejas.
- Establece un entorno de chat organizado y efectivo, desde la propia herramienta de gestión. Si optimizamos la planificación para ganar tiempo, y luego perdemos la mitad de la tarde buscando un email, no tiene sentido.
3/ Marca hitos y puntos de control de la implementación
Marca los objetivos que en cada hito deberían cumplirse. Aquí, un ejemplo de una sucesión de hitos.
Unos tres pasos que serán apoyados por herramientas online, las cuales nos permitan y nos faciliten la gestión online de equipos y proyectos.
Entre las apps que mejor resultados da, está Sinnaps, capaz de informarnos con tiempo de los posibles riesgos del proyecto, al mismo tiempo que nos permite hacer cambios durante su ejecución. Y es que hay herramientas que nos ayudan a incorporar una transformación digital mucho más liviana y fácil para nuestros equipos.
No sólo está el interfaz de la herramienta, sino que es importante escoger una plataforma que nos ayude a formar e instaurar una estructura de trabajo online. Aquí, podéis encontrar una amplia variedad de Webinars, donde veréis cómo hacerlo así de fácil con Sinnaps.
