El teletrabajo es una realidad que no sólo tiene lugar durante épocas de pandemia. Cada vez son más las empresas que se acogen a esta modalidad laboral, bien en su totalidad o bien parcialmente. Los objetivos pueden ser varios: ahorro de costes, bienestar del empleado, e incluso, muchas empresas permiten el teletrabajo desde casa para aumentar la productividad de sus equipos.

De hecho, existen varios estudios que así lo corroboran. Uno de los más rigurosos fue el experimento realizado en 2013 por investigadores de las universidades de Stanford (Estados Unidos) y Beijing (China) a los empleados de la firma CTrip. El objetivo era medir la rentabilidad, productividad y percepción de la empresa por parte del empleado. El resultado: un incremento del 20% en la productividad de sus equipos de trabajo. Además, el absentismo se redujo y los empleados manifestaron estar mucho más contentos con las condiciones laborables, algo que es directamente proporcional con la productividad del empleado.

 

teletrabajo equipos productivos

 

Así pues, aunque puede parecer inverosímil, la productividad en el teletrabajo existe. Incluso, es mayor.  Entonces, ¿cómo hacer teletrabajo y gestionar equipos productivos? Una de las claves está en usar plataformas de teletrabajo que ayudan a comunicarnos, asignar tareas y controlar los avances de los proyectos de manera remota. Además, los procesos de comunicación claros y precisos, así como asegurarnos de que los colaboradores disponen de la información necesaria, será clave para aumentar la productividad en el equipo que teletrabaja.

Si bien es cierto, que estos procesos de teletrabajo requieren tiempo de implementación. De ahí, el reto para la mayoría de empresas, ajenas a este modelo de trabajo a distancia: implementar el trabajo virtual y teletrabajo en la empresa en un tiempo récord y casi, de la noche a la mañana.

 

Teletrabajo desde casa: ¿cómo implementarlo con éxito en el equipo?

 

Una de las bases principales para crear equipos altamente productivos a través del teletrabajo, está en proporcionar los medios necesarios para ello. Y eso lo podemos conseguir en el proceso de implementación. Además, es aquí donde se crean los procesos de comunicación adecuados, capaces de generar confianza, transparencia e integración del empleado en el equipo.

De modo que, durante la implementación del teletrabajo desde casa, asegúrate de…

  • Establece un responsable en cada equipo del proceso de implementación del teletrabajo. Más en momentos en los que los equipos de trabajo pasan a teletrabajar casi de la noche a la mañana, es recomendable asignar una persona que sea influyente en el equipo y que se encargue de estos siguientes puntos.
  • Portátiles y buena conexión para todos. Se trata de uno de los principales problemas que se encuentran las empresas que empiezan con el teletrabajo. Puede resultar obvio, pero asegurar de equipos y buenos accesos a Internet, es clave para todo lo demás y en ocasiones puede dar problemas. Cuanto antes se haga, mejor.
  • Proporcionar herramientas de gestión de proyectos colaborativas fáciles de usar, donde poder ver qué hacer cada día para seguir cumpliendo con nuestros plazos. Tales como Trello si son meros listados de tareas, o Sinnaps si queremos una gestión un poco más completa de una forma muy intuitiva.
  • Establece una comunicación fácil, donde la información sea accesible para todos. Ten en cuenta que la información en el trabajo es como la gasolina en los coches. Cuanta más gasolina o información tienen nuestros equipos de trabajo, más rápido podrán avanzar.
  • Mantén reuniones continuadas y proporciona una herramienta de fácil y accesible para todos. Estas son algunas de las aplicaciones que puedes usar para hacer videollamadas grupales con tu equipo mientras teletrabajáis: Google Hangouts y Google Duo. Zoom, MS Teams y Skype son alternativas muy aptas para hacer reuniones online.
  • Además, proporciona de herramientas colaborativas para compartir documentos a tiempo real con el equipo. Tales como, Google Drive, Dropbox, Onedrive. Además, CamScanner, para escanear documentos.

 

Trabajo en remoto desde casa y ser productivos al mismo tiempo

 

Cuando se teletrabaja desde casa, las distracciones suponen la mayor amenaza para nuestra productividad. ¿Cómo crear un entorno verdaderamente productivo? ¿Cuáles son las claves para que podamos ser un equipo igual de productivo como los empleados de CTrip? ¿Y con niños en la casa?

  • Intenta crear una rutina disciplinada. Mantén siempre las mismas horas de trabajo, para enseñar al cerebro a conectar y desconectar.
  • Descansa cada cierto tiempo. Cuando dedicamos tiempo a trabajar y estamos teletrabajando, suele ser un trabajo mucho más intenso. El ambiente es más tranquilo, en el mejor de los casos, por eso hay más silencio y nuestra capacidad para concentrarnos es mayor y más intensa. De ahí, que cuando trabajamos el resultado es más productivo, pero también necesitamos parar más a menudo. Estirarnos y pasear unos minutos.
  • Mantente informado continuamente de las actualizaciones en el cronograma de actividades online. Una de las herramientas de comunicación clave, va a ser la propia planificación. Además, el control del teletrabajo es básico, para saber la situación real del trabajo que va llevando el equipo. Esto sólo se puede hacer con estas plataformas online.
  • Revisa el e-mail sólo dos veces al día. ¿Sabías que hay empresas que tienen un objetivo fijado: Zero emails? Precisamente, con las herramientas Así evitarás bandejas de entrada de emails sin leer. Te explicamos aquí cómo ser productivo sin correos electrónicos en proyectos. De hecho, este punto está muy relacionado con utilizar la propia herramienta colaborativa de gestión, para acceder a ella si necesitamos consultar algún dato. Lo que nos lleva a ser auto-suficientes, permitiendo un avance más rápido en nuestro trabajo.
  • Sé auto-suficiente. Si trabajamos en equipo, sólo lo podemos lograr bajo dos condiciones:
    • Planificar el trabajo de una manera óptima. Con el fin de que no haya tiempos de esperas que supongan un peligro para los costes del proyecto.
    • Trabajar con información accesible y organizada en nuestra herramienta de gestión.
  • Si hay niños en la casa, no sólo te toca liderar un equipo de trabajo online, sino que también tienen otro equipo que liderar en casa: los niños, un reto mayor que el equipo en remoto. Por eso, hay padres que se turnan cada dos horas. Así, pueden hacer las tareas que requieren de una mayor concentración en las dos horas que no están pendientes del revolucionario equipo 😉
  • Prioriza las tareas ayudándote de estas herramientas de gestión y planificación. Con ellas, se obtienen rutas de trabajo óptimas para cumplir plazos. También puedes usar la matriz priorización de problemas o esta matriz de Eisenhower:

 

 

Plataformas de teletrabajo para equipos motivados y productivos

 

Hemos mencionado algunas anteriormente, pero conviene ampliar esta información, pues suponen la base para el teletrabajo de equipos productivos. Gracias a ellas, podremos establecer la comunicación necesaria entre los distintos colaboradores. Aquí, tienes un listado de aplicaciones gratuitas para un trabajo productivo.

Uno de los mejores tips en este aspecto, es elegir sólo aquellas herramientas que verdaderamente supongan una necesidad en la empresa. Será más fácil para todos. Por eso, es importante que una misma herramienta integre comunicación online, planificación, gestión y control del avance del trabajo, disponibilidad del equipo, gestión de documentos, etc. Una de ellas, y cada vez más usada por las empresas que teletrabajan es Sinnaps.

Se trata de una plataforma de teletrabajo en la que jefes, directos y miembros de equipo, comparten planificaciones. Se caracteriza por fomentar la colaboración, pues todos acceden a ella para estar informados de qué hacer y cuándo hacerlo. Además, una de las cosas más atractivas de esta herramienta, es que detecta las actividades que son más importantes para que puedas llegar a tiempo a los plazos de entrega, controlando los costes.

Así, el jefe del equipo asigna las tareas y subtareas al equipo, planifica en el calendario.

 

modelo de plan de trabajo mensual

 

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Y los miembros del equipo van viendo el trabajo del día a día, o bien en el propio calendario, o bien a través de un tablero Kanban.

 

tablero kanban

 

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Estas son algunas claves importantes para poder llevar un teletrabajo lo más productivo posible. Compaginando así, vida personal y profesional, manteniendo la motivación, aumentando la rentabilidad, y evitando el aislamiento, el cual suponen otra de las mayores amenazas cuando un empleado teletrabaja. Lo que daría para otro artículo 🙂

Lo importante: selecciona plataformas de teletrabajo que verdaderamente supongan un recorte de tiempo y coste para tus equipos, para lo que se necesita saber bien sus necesidades. Y mantén una rutina que te permita mantenerte concentrado cuando realices las distintas actividades de tu planificación online.

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