Era de prever. A las empresas no les ha quedado otra que adaptarse a un nuevo sistema laboral. y así ha surtido efecto en las búsquedas de Google bajo la palabra clave «teletrabajo» en España, que se incrementa en un 2500% más que hace unos días. Lo que refleja una alta demanda de ayuda por parte de miles de empresas que se ven perdidas a la hora de gestionar el trabajo desde casa.
Y es que el trabajo en remoto lleva siendo una asignatura pendiente en nuestro país. Y esto se traduce a sistemas de gestión arcaicos que no permiten una flexibilidad como la crisis del COVID-19.
Precisamente, en Enero de 2020, se publicaron estudios como Deep View (elaborado por Notus-asr y financiado por la Unión Europea), Telework and ICT-based mobile work (Eurofound) y How usual is it to work from home? (Eurostat). En ellos, llaman la atención datos como que sólo el 4% de las personas trabajadoras tiene la opción de trabajar habitualmente desde fuera de su centro de trabajo. O al menos, la tenían. Veremos cómo afecta el teletrabajo ‘impuesto’ y si termina siendo habitual en empresas que antes no lo era.
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Nueve de cada diez trabajadores españoles acaban de probar cómo es trabajar desde su casa.
Durante la cuarentena de la pandemia por Coronavirus, las empresas se sienten perdidas al no saber muy bien cómo gestionar a sus equipos y los proyectos con los que deben continuar. Y es que un cambio en la forma de trabajar de los empleados suele tardar meses en ponerse en práctica, sin embargo, la gran mayoría de las empresas se han visto obligadas a adaptar sus procesos en unos días y a marchas forzadas.
La gestión de proyectos online transforma el trabajo diario
La gestión de proyectos clásica no es la misma que aquella donde la información se actualiza completamente a través de plataformas online. Los equipos de trabajo se adaptan a nuevos sistemas de comunicación, recogida de requerimientos, planificación, entregas, seguimiento y evaluación de su trabajo. Estos nuevos hábitos suelen tardar meses en quedar completamente implementados en el equipo.
Dentro de ese 4% de personas que tenía la opción de teletrabajar, están empresas como Sinnaps. Nuestro equipo de trabajo lleva años trabajando a distancia. Con sede en Zaragoza y empleados en varios países del mundo como Reino Unido o Dinamarca. Esto hace que la experiencia de trabajar a distancia sea una ventaja competitiva más frente a compañías que seguían protocolos de trabajo más estáticos.
7 tips para teletrabajar de manera efectiva (basados en la experiencia de Sinnaps)
Por ello, gracias a los tantos días gestionando nuestros proyectos de manera online, identificamos entre todos, los principales cambios que supone trabajar en remoto.
- Se marca un plan de comunicación claro y directo para evitar malentendidos. Estos son el principal enemigo de muchos equipos de trabajo a distancia, lo que puede ocasionar pérdidas de tiempo y dinero. Para ello, se deben marcar desde el principio los canales de chat y vídeo conferencias, para cada miembro del equipo. Se pueden organizar las conversaciones muy bien desde el propio cronograma online. Dentro de este primer punto, es importante leer detenidamente cada mensaje. No es lo mismo que nos lo digan de viva voz, a verlo escrito. Leamos varias veces si es preciso lo que nuestro compañero nos pide o pregunta.
- Al igual que las plataformas de comunicación, es importante delimitar muy bien cada responsabilidad así como los KPIs de cada uno. Aunque este punto es básico también en el trabajo off-line, cuando trabajamos a distancia su valor se multiplica por diez.
- El punto anterior, influye en los procesos de trabajo colaborativo que implica una misma actividad. Es decir, se debe delimitar muy bien cuál es el proceso a seguir si por ejemplo, tenemos que realizar una nueva landing page. ¿Quién lidera la actividad? ¿Qué necesitamos de cada uno con sus subtareas? ¿Cuándo es el plazo de entrega? ¿Quién coordina la comunicación con todos los involucrados? Resulta especialmente complicado, si gestionamos este trabajo en remoto y no tenemos bien definida una estructura o proceso de trabajo.
- Se configura a la perfección el sistema de notificaciones del gestor de proyectos online, para estar siempre al día de los cambios en la planificación.
- Se establece un sistema de reuniones de seguimiento periódico, con información clara y precisa. Es importante fijar los mismos días siempre, de esta manera, el equipo sabe con antelación que por ejemplo, todos los lunes se hace evaluación del estado del proyecto y se planifica la semana en función al estado del trabajo. Así, seguiríamos metodologías ágiles de gestión, capaces de hacer frente a contratiempos como los del COVID-19.
- Se establece una gestión documental fácil y accesible para todos. Utilizamos para ello herramientas como el Drive de Google o desde el propio gestor de proyectos, donde están organizadas por actividades.
- Y uno de los más importantes, es el trabajo por objetivos. Se terminó calentar la silla hasta que el jefe se levante. Con el teletrabajo, los objetivos se convierten en el principal protagonista. Así, orientamos los resultados a los requisitos de clientes y estrategias empresariales, mejorando su calidad al mismo tiempo que damos flexibilidad al empleado para un mejor equilibro trabajo-vida personal.
Así, PYMES y autónomos se ponen las pilas para seguir gestionando sus proyectos en un entorno diferente, pero sin perder plazos de entrega y bajo el mismo presupuesto. Todo un reto para quienes, hace un mes, no trabajaban con plataformas online de gestión como Sinnaps.
