Cómo crear una sociedad

Victor Lanzarote

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El proceso de constitución y puesta en marcha de una empresa es una tarea difícil, no por su complejidad, sino por la laboriosidad de la tramitación para formalizar dicha constitución. A través de este proceso, veremos los pasos a seguir, uno a uno, desde la decisión de la forma jurídica a adoptar, hasta el inicio de la actividad. A la hora de decidir crear una empresa, hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes factores: la definición de la actividad a desarrollar, la planificación global y a largo plazo, la valoración de riesgos, la capacidad financiera, la viabilidad del negocio, el estudio de mercado... Todos estos aspectos conviene recogerlos en un documento, que se denomina Plan de Empresa. El siguiente paso es la elección de la forma jurídica teniendo en cuenta una serie de factores clave: el número de socios, la cuantía del capital social y la responsabilidad frente a terceros. Dependiendo de la forma jurídica escogida, habrá que llevar a cabo trámites para la adopción de la personalidad jurídica y los correspondientes al ejercicio de la actividad. Por otra parte, el sistema de creación telemática de empresas ofrece una mayor agilidad y comodidad en estos procesos. Finalmente, es interesante conocer los programas de financiación para emprendedores y PYME y las distintas formas de contratación laboral. Mas infomración en www.madrigalymatilla.com



Información adicional de Cómo crear una sociedad


Editor

Patricia Parra
Victor Lanzarote
Richard Robinson

Datos de contacto

MADRIGAL&MATILLA ABOGADOS
Tel. 91 6980832
www.madrigalymatilla.com
Madrid

Duración

44 días


Actividades de Cómo crear una sociedad (26)


Afiliación de trabajadores

Toda persona que vaya a iniciar una actividad laboral deberá solicitar un número de afiliación (NAF). Este número es único y general para todos los Regímenes del Sistema, y se extiende a toda la vida de las personas comprendidas en él. Las solicitudes de afiliación únicamente surtirán efectos a partir del día en que se inicie la prestación de servicios por el trabajador. Procedimiento La afiliación a la Seguridad Social podrá realizarse de la siguiente forma: A instancia del empresario Los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social de quienes no estando afiliados ingresen a su servicio. A instancia del trabajador Los trabajadores por cuenta propia o asimilados que inicien su actividad como tales y no se encuentren ya afiliados, estarán obligados a solicitar la afiliación. De igual forma los trabajadores por cuenta ajena o asimilados cuyo empresario no cumpla con la obligación que se impone en el apartado anterior, podrán solicitar su afiliación al Sistema. De oficio La afiliación podrá efectuarse de oficio por las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones de la misma cuando como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de los datos obrantes en las entidades gestoras o por cualquier otro procedimiento, se compruebe el incumplimiento de la misma. http://www.seg-social.es/Internet_1/LaSeguridadSocial/Quienessomos/TesoreriaGeneraldel29408/index.htm

Alta de los contratos de trabajo

Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. https://www.sepe.es/

Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social

A efectos de las prestaciones de modalidad contributiva, se deben dar de alta en el Sistema de la Seguridad Social, todos los españoles que residan en España, y los extranjeros que residan o se encuentren legalmente en España. En ambos supuestos, deben ejercer su actividad en territorio nacional, y estar incluidos en alguno de los siguientes apartados: Trabajadores por cuenta ajena. Trabajadores por cuenta propia o autónomos. Socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado. Estudiantes. Funcionarios públicos, civiles o militares. Régimen de la Seguridad Social para los socios y administradores de: Sociedades de responsabilidad limitada, Sociedades limitadas de formación sucesiva, Sociedades anónimas, Sociedades limitadas nueva empresa, Sociedades de garantía recíproca, Entidades de capital-riesgo, Agrupaciones de interés económico. http://www.agenciatributaria.es/

Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social

Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda. Las altas son el acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica con la Seguridad Social, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y genera derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador. Forma de practicarse el alta: A instancia del empresario. A instancia del trabajador: cuando el empresario incumpla la obligación de comunicar el alta. De oficio: cuando la TGSS o al Administración de la SS compruebe el incumplimiento de comunicar el ingreso de trabajadores por parte de las empresas o, en su caso, de los trabajadores obligados a efectuarla. Al realizar el alta del trabajador hay que encuadrarle en un Régimen (ver "Inscripción de la empresa"). La obligación de cotizar nace desde el comienzo de la prestación del trabajo y no se interrumpe mientras dura la relación laboral entre el empresario y el trabajador. http://www.seg-social.es/Internet_1/LaSeguridadSocial/Quienessomos/TesoreriaGeneraldel29408/index.htm

Alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores

Quienes vayan a realizar actividades u operaciones empresariales o profesionales o abonen rendimientos sujetos a retención deben solicitar, antes del inicio, su inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Este censo forma parte del Censo de Obligados Tributarios. Deberán incluirse en el censo de empresarios, profesionales y retenedores: Las personas o entidades que realicen las actividades empresariales o profesionales. Las sociedades mercantiles. Socios, herederos, comuneros o partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales y tengan obligaciones tributarias derivadas de su condición de miembros de tales entidades. Quienes realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido y no actúen como empresarios o profesionales. Quienes abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. También se integrarán en este censo las personas o entidades no residentes en España que operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, así como entidades en atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en territorio español. De igual forma, las personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido quedarán integradas en este censo cuando sean sujetos pasivos de dicho impuesto. Son actividades empresariales o profesionales la producción o distribución de bienes o servicios. En particular, tienen esta consideración las actividades extractivas, de fabricación, comercio y prestación de servicios, incluidas las de artesanía, agrícolas, forestales, ganaderas, pesqueras, de construcción, mineras y el ejercicio de profesiones liberales y artísticas. http://www.ipyme.org/es-ES/EjercicioAct/OFiscales/Paginas/CEmpresarios-pf.aspx

Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos

El Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), es el régimen que regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos. Normalmente se asimila la palabra autónomo a la figura del empresario individual. Sin embargo, legalmente se consideran trabajadores autónomos aquellos que realizan de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sea o no titular de una empresa. La persona física que ostente la titularidad de un establecimiento abierto al público como propietario, arrendatario, usufructuario u otro concepto análogo, se presume legalmente que es un trabajador por cuenta propia o autónomo. Están incluidos en este régimen: Trabajadores mayores de 18 años, que de forma habitual, personal y directa, realizan una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción a contrato de trabajo. Sean españoles o extranjeros que ejerzan legalmente su actividad en territorio español. Cónyuge y familiares hasta el segundo grado inclusive por consanguinidad, afinidad y adopción que colaboren con el trabajador autónomo de forma personal, habitual y directa y no tengan la condición de asalariados. Los escritores de libros. Los trabajadores autónomos económicamente dependientes. Profesionales que ejerzan una actividad por cuenta propia, que requiera la incorporación a un Colegio Profesional cuyo colectivo se haya integrado en el RETA. Comuneros o socios de comunidades de bienes que desarrollen una actividad por cuenta propia dentro de la entidad sin personalidad jurídica propia. Los trabajadores son los responsables de las solicitudes de alta, baja y variación de los datos.http://www.agenciatributaria.es/

Análisis DAFO

Un DAFO (iniciales de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) es una herramienta que permite al empresario analizar la realidad de su empresa, marca o producto para poder tomar decisiones de futuro. El DAFO puede ser un buen comienzo cuando nos planteamos un nuevo proyecto empresarial ya que ayuda a establecer las estrategias para que éste sea viable. Ad?emás se puede convertir en una herramienta de reflexión sobre la situación de una empresa ya creada. Un DAFO se compone de un Análisis interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades). Una vez realizado el análisis, es necesario definir una estrategia que lleve a potenciar las fortalezas, superar las debilidades, controlar las amenazas y beneficiarse de las oportunidades. Herramienta http://dafo.ipyme.org/Paginas/Home.aspx

Autodiagnótico de Acititudes Emprendedoras

Instrumento interactivo que permite dar un diagnóstico a los emprendedores que cumplimenten un cuestionario y, a continuación, ofrecer al emprendedor una serie de recomendaciones que le ayudarán a estar preparado para iniciar su proyecto. El núcleo del sistema es un cuestionario de 25 preguntas cerradas, distribuidas en siete características del emprendedor (motivación, iniciativa y energía personal, perfil psicológico, capacidad de relación, capacidad de análisis, innovación y creatividad y propensión al riesgo). Herramienta http://autodiagnosticos.ipyme.org/emprendedores

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Esta comunicación debe ser presentada cualquiera que sea la actividad de la empresa. ¿Qué es un "Centro de trabajo"? Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo. Datos que debe recoger la comunicación de apertura: Datos de la empresa: Nombre o razón social, domicilio, municipio, provincia, código postal, teléfono y dirección de correo electrónico. Identificación, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, y si se trata de extranjero, asilado o refugiado, pasaporte o documento sustitutivo. Expresión de si la empresa es de nueva creación o ya existente. Actividad económica. Entidad gestora o colaboradora de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Datos del centro de trabajo: Nombre, domicilio, municipio, provincia, código postal y teléfono. Para la exacta localización del centro deberá concretarse su ubicación de forma clara y precisa. Número de inscripción en la seguridad social, clase de centro, causa que ha motivado la comunicación y fecha de comienzo de la actividad. Actividad económica. Número total de trabajadores de la empresa ocupados en el centro de trabajo, distribuidos por sexo. Superficie construida en metros cuadrados. Modalidad de la organización preventiva. Datos de producción y/o almacenamiento del centro de trabajo: Potencia instalada (kw o cv). Especificación de la maquinaria y aparatos instalados. Actividades, operaciones o agentes incluidos en el anexo I del Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. En las obras de construcción incluidas en el ámbito de aplicación del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción, la comunicación de apertura del centro de trabajo deberá ser previa al comienzo de los trabajos, deberá exponerse en la obra en lugar visible, se mantendrá permanentemente actualizada en el caso de que se produzcan cambios no identificados inicialmente y se efectuará únicamente por los empresarios que tengan la condición de contratistas conforme al indicado real decreto. A tal efecto el promotor deberá facilitar a los contratistas los datos que sean necesarios para el cumplimiento de dicha obligación. La comunicación contendrá los siguientes datos e informaciones: Número de Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas según el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, que desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción. Número del expediente de la primera comunicación de apertura, en los supuestos de actualización de la misma. Tipo de obra. Dirección de la obra. Fecha prevista para el comienzo de la obra. Duración prevista de los trabajos en la obra. Duración prevista de los trabajos en la obra del contratista. Número máximo estimado de trabajadores en toda la obra. Número previsto de subcontratistas y trabajadores autónomos en la obra dependientes del contratista. Especificación de los trabajos del anexo II del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que, en su caso, se vayan a realizar por el contratista. Datos del promotor: Nombre/razón social, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal. Datos del proyectista: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal. Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de elaboración del proyecto: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal. Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal. Prevención de Riesgos Laborales: El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención a las modificaciones que puedan experimentar las circunstancias que incidan en la realización del trabajo. Se tiene que comprometer a la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales. En las empresas de hasta diez trabajadores, el empresario podrá asumir personalmente las funciones señaladas anteriormente, siempre que desarrolle de forma habitual su actividad en el centro de trabajo y tenga la capacidad necesaria, en función de los riesgos a que estén expuestos los trabajadores y la peligrosidad de las actividades. La misma posibilidad se reconoce al empresario que, cumpliendo tales requisitos, ocupe hasta 25 trabajadores, siempre y cuando la empresa disponga de un único centro de trabajo. Para el resto de las empresas: Los empresarios deberán constituir un servicio de prevención propio cuando concurran algunos de los siguientes supuestos: que se trate de empresas con más de 500 trabajadores. para empresas entre 250 y 500 trabajadores, que desarrollen alguna de las actividades consideradas de riesgo especial (por ejemplo: trabajo con explosivos, agentes tóxicos, productos químicos de alto riesgo, trabajos de minería, trabajos de inmersión bajo el agua, construcción naval, etc.) (ver Anexo I del Reglamento). Servicios de prevención mancomunados (más información). Servicios de prevención ajenos. El Plan debe reflejarse en un documento que se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores, e incluirá, con la amplitud adecuada a la dimensión y características de la empresa, los siguientes elementos: La identificación de la empresa, de su actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo y el número de trabajadores y sus características con relevancia en la prevención de riesgos laborales, la estructura organizativa de la empresa, la organización de la producción, la organización de la prevención en la empresa, y la política, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa. Las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades recogidas en el Anexo I del Reglamento podrán reflejar en un único documento el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva, siendo este documento de extensión reducida y fácil comprensión, plenamente adaptado a la actividad y tamaño de la empresa y con las medidas operativas pertinentes para realizar la integración de la prevención en la actividad de la empresa. A estos efectos, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo ha elaborado una Guía técnica sobre "Simplificación documental", accesible en el siguiente enlace: www.insht.es. Para las empresas con menos de 10 trabajadores: el Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha desarrollado Prevencion10.es que es un servicio público gratuito de asesoramiento en materia de prevención de riesgos laborales para microempresas y trabajadores autónomos. Los trabajadores autónomos “sin trabajadores” a su cargo no tienen la necesidad de realizar un plan de riesgos laborales, salvo que se vean afectados por la normativa sobre coordinación de Actividades empresariales. En este caso tienen que aportar información sobre los riesgos que sus actividades o equipos suponen para los trabajadores de las otras empresas con las que colaboren (más información).

Elección de forma jurídica

La elección de la forma jurídica es, sin duda, uno de los primeros pasos a dar dentro del proceso de creación de una empresa. Algunos emprendedores deciden una forma jurídica durante los primeros años de actividad, con el objeto de reducir costes laborales y de tramitación, y que en ocasiones evoluciona a otras con posterioridad. Antes de analizar las distintas formas existentes, es necesario determinar los factores que determinan la elección de la forma jurídica de la empresa. Resumiendo, podemos señalar los siguientes: Tipo de actividad a ejercer. Tanto la actividad a ejercer como el sector pueden obligar a adoptar determinadas formas jurídicas: banca, seguros, agencias de viaje y otros exigen por ley constituir una sociedad mercantil. Número de personas que participen en el proyecto empresarial. Dependerá si se trata de empresas individuales o sociedades, e incluso existen determinadas formas jurídicas que exigen un número mínimo de socios (sociedades laborales y cooperativas). Responsabilidad de los/as promotores/as. Para la elección de la forma jurídica se deberá elegir entre restringir la responsabilidad al capital aportado a la sociedad o afrontar el riesgo de responsabilizar tanto el patrimonio personal como el social. Relaciones que mantienen los/as socios/as entre si. Cabe la posibilidad de restringir la entrada de nuevos/as socios/as o de valorar simplemente la aportación económica. Necesidades económicas del proyecto. Influyen en la medida que es necesario un capital social mínimo para determinados tipos de sociedad. Aspectos fiscales de la empresa. Se deberá analizar el tipo de imposición fiscal al que están sometidas las actividades que realiza dicha empresa y como repercuten fiscalmente en el impuesto de la renta de las personas físicas los beneficios obtenidos. Info http://www.creatuempresa.org/es-ES/PasoApaso/Paginas/FormasJuridicas.aspx

Impuesto sobre actividades económicas

El IAE grava a las personas físicas (autónomos), personas jurídicas (sociedades) y entidades sin personalidad jurídica (sociedades civiles y comunidades de bienes) que realicen, en territorio nacional, actividades empresariales, profesionales y artísticas; salvo las agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y las pesqueras. Están EXENTOS del IAE (aunque realicen actividades económicas): Las personas físicas. Las sociedades, entidades sin personalidad jurídica y los contribuyentes por el Impuesto sobre la Renta de No Residentes con un importe neto de cifra de negocio inferior a 1.000.000 de euros del penúltimo año anterior al del devengo del impuesto, con carácter general. Los sujetos pasivos que inicien el ejercicio de su actividad en territorio español, durante los dos primeros periodos impositivos. Todas las personas y entidades incluidas en el censo de empresarios, profesionales y retenedores deben declarar todas las actividades económicas que desarrollen, así como, en su caso, la relación de los establecimientos o locales en los que las lleven a cabo, mediante la declaración censal, modelos 036 o 037. Esta obligación es independiente de que, además y en su caso, la entidad pueda estar obligada al pago del Impuesto sobre Actividades Económicas y deba presentar las correspondientes declaraciones del IAE. Más info en http://www.ipyme.org/es-ES/EjercicioAct/OFiscales/Paginas/IAE.aspx

Inscripción de la empresa

El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores, deberá solicitar su INSCRIPCIÓN como empresario, en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), antes de la contratación de los trabajadores. La inscripción es el acto administrativo por el que la TGSS asigna al empresario un número, el Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC), para identificación y control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social. Además del Código de Cuenta de Cotización Principal se deben solicitar otros secundarios en los siguientes supuestos: Se debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización (Modelo TA.7) en cada una de las provincias donde ejerza actividad. Cuando sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización. Regímenes de la Seguridad Social: Régimen General: en general pertenecen a este régimen: todos los trabajadores por cuenta ajena españoles o extranjeros, los socios trabajadores de sociedades mercantiles cuando no sean gerentes o tengan control sobre las mismas, los socios trabajadores de las sociedades laborales, etc. los representantes de comercio, artistas y profesionales taurinos. Exclusiones: los trabajadores que desarrollen una actividad profesional comprendida en alguno de los Regímenes Especiales. El cónyuge, descendientes, ascendientes y demás parientes del empresario por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado inclusive, ocupados en su centro o centros de trabajo, cuando convivan en su hogar y estén a su cargo (salvo prueba de su condición de asalariado). Sistemas especiales dentro del régimen general (por encuadramiento, afiliación, forma de cotización o de recaudación): trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública, trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baila y de fiesta y discotecas, cosecheros exportadores que manipulen y empaqueten tomate fresco, servicios extraordinarios de hostelería, industria resinera, frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales, y agrario. Régimen Especial de la Minería del Carbón: trabajadores por cuenta ajena que prestan sus servicios a empresas relacionadas con la industria del carbón. Régimen Especial de Trabajadores del Mar: trabajadores por cuenta ajena empleados en la marina mercante, pesca marítima, tráfico interior de puertos, trabajo de estibadores portuarios, etc. http://www.seg-social.es/Internet_1/LaSeguridadSocial/Quienessomos/TesoreriaGeneraldel29408/index.htm

Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros

En función de la actividad desarrollada se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros (sectoriales, estatales, autonómicos y municipales) que correspondan. Por ejemplo: Registro Industrial, Registro de empresas de seguridad, Registro de Empresas de juego, Autorizaciones de centros sanitarios o de centros educativos, etc.

Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuale

Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. El artículo 27 del Código de Comercio establece la obligación de presentar dichos libros ante el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa. Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, también la certificación de la aprobación de dichas cuentas, la aplicación del resultado y así como en su caso, las cuentas consolidadas. No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad

El artículo 26 del Código de Comercio establece la obligación para las sociedades mercantiles de llevar un libro de actas con, al menos, el siguiente contenido: Todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. De forma adicional, para las Sociedades de Responsabilidad Limitada, la Ley de Sociedades de Capital en su artículo 104 dispone la obligación de llevar un Libro registro de socios con el siguiente contenido: La titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, indicando la identidad y domicilio del titular de la participación; En su caso, la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las participaciones, identificando también al titular de dichos derechos reales o gravámenes. De forma análoga, el art. de la 116 Ley de Sociedades de Capital obliga a llevar un libro-registro de acciones nominativas con igual contenido que el visto anteriormente pero referido a los titulares de las acciones. En este caso, al tratarse de acciones, esta obligación la tienen que cumplir las Sociedades Anónimas y Sociedades Comanditarias por acciones. También el régimen jurídico de las sociedades unipersonales (sociedades anónimas y de responsabilidad con un único socio) del capítulo III del Título I de la Ley de Sociedades de Capital, dispone la obligación de llevar un libro-registro de contratos celebrados entre el socio único y su propia sociedad. En él se transcribirán dichos contratos que deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley. Todos estos libros se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. http://www.rmc.es/

Licencia de actividad

Uno de los trámites necesarios para iniciar la actividad de la empresa es la solicitud de las licencias pertinentes en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se deberán realizar en el ayuntamiento del municipio en el cual la empresa ejercerá su actividad. Entre los tipos de licencias más habituales se encuentran: Licencia de Actividades e instalaciones y obras Para el inicio de actividad en un determinado local (bien sea éste un local comercial, un almacén, una oficina, una vivienda, etc.) será necesaria la obtención de la correspondiente licencia urbanística municipal, aprobada por el ayuntamiento donde se ubique el establecimiento. Licencia de Funcionamiento La licencia de funcionamiento tiene por objeto autorizar la puesta en uso de los edificios, locales o instalaciones, previa constatación de que han sido efectuados de conformidad a las condiciones de la licencia de actividades e instalaciones y de que se encuentran debidamente terminados y aptos, según las condiciones urbanísticas, ambientales y de seguridad de su destino específico. Está sujeto a licencia de funcionamiento el ejercicio de toda actividad considerada como "calificada" (las actividades molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales) y la puesta en marcha de toda instalación, para la que se haya otorgado licencia. Procedimientos Existen distintos procedimientos para solicitar dichas licencias: Procedimiento Ordinario: para ejecutar las obras necesarias para la implantación o modificación de la actividad. Según el tipo de proyecto técnico, el procedimiento ordinario podrá ser común – si necesita proyecto de obras de edificación - o abreviado. Implantación o Modificación de Actividades (IMA): para actividades que requieran algún documento técnico exigido por la normativa sectorial o están incluidas en el Catálogo de la Ley de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas o tienen algún tipo de impacto medioambiental. Comunicación Previa: para actividades que no requieran ningún documento técnico exigido por la normativa sectorial y se realice obras de pequeña entidad. Declaración Responsable: Mediante un documento suscrito por el titular de la actividad, este manifiesta, bajo su responsabilidad que cumple con los requisitos urbanísticos y sectoriales exigidos por la normativa vigente para implantar, modificar o ejercer la actividad, que dispone de la documentación que así lo acredita y que se compromete a mantener su cumplimiento durante el tiempo en que ejercite su actividad.

Obtención de un certificado electrónico

El certificado electrónico y/o el DNI electrónico contienen unas claves criptográficas que son los elementos necesarios para firmar electrónicamente. Tiene como misión validar y certificar que una firma electrónica se corresponde con una persona física, persona jurídica o colectividad sin personalidad jurídica. Contiene la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide. Autoridades de Certificación (AC) Una Autoridad de certificación es una entidad de confianza, responsable de emitir y revocar los certificados digitales o electrónicos, utilizados en la firma electrónica. La Autoridad de Certificación da fe de que la firma electrónica se corresponde con un usuario concreto. Esa es la razón por la que los certificados están firmados, a su vez, por la Autoridad de Certificación. Listado de Prestadores de servicios de certificación de firma electrónica Procedimiento para la obtención de un certificado digital Obtener el Certificado Digital depende de si el certificado está contenido en una tarjeta, como el DNIe, o de si el certificado se guarda en un fichero software. En ambos procesos hay un paso común: la identificación del responsable o usuario del certificado. Esto requiere que el solicitante se persone en las oficinas de una Autoridad de Registro. Las funciones de estas oficinas es corroborar la identidad del usuario – consultar las Oficinas de Registro más cercanas. Obtención de Certificado en tarjeta (DNIe). Los certificados contenidos en tarjetas deben ser entregados directamente al usuario. En el caso concreto del DNIe, hay que personarse en las oficinas de la Dirección General de Policía, que es la Autoridad Certificadora. Más información en DNI Electrónico. Solicitud de certificado software. La solicitud y descarga del Certificado se realizan desde el navegador. Nota Importante: se debe utilizar el mismo navegador durante todo el proceso, desde la solicitud hasta la descarga final del certificado. ¿Cómo puedo verificar un documento firmado o saber si una firma es válida? Si se recibe un documento firmado, interesa validar la firma, es decir, comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, que el certificado con el que se ha firmado es válido y que la estructura del fichero es correcta. Este proceso se puede realizar a través de VALIDe. https://valide.redsara.es/valide/

Obtención del calendario laboral

Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo, en lugar visible, el calendario laboral. Dicho calendario contendrá el horario de trabajo de la empresa y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada por convenio colectivo o entre partes. Se confeccionará conforme a la regulación oficial que, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 34 a 38 del Real Decreto Legislativo 1/1995, publica anualmente la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de los días inhábiles a efectos laborales, retribuidos y no recuperables y los establecidos por cada Comunidad Autónoma y por los Ayuntamientos correspondientes, siendo catorce días la totalidad de estos. http://www.seg-social.es/Internet_1/Masinformacion/CalendarioLaboral/index.htm

Obtención y legalización del libro de Visitas

Las Empresas estaban obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios habilitados para comprobaciones en materia de riesgos laborales. Dicha obligación alcanzaba, asimismo, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aun cuando no emplearan trabajadores por cuenta ajena, e independiente del régimen de la Seguridad Social aplicable. Actualmente, no se impone a ninguna empresa la obligación de adquirir o diligenciar cualquier clase de libro o formulario, necesarios para la realización de las diligencias en materia de riesgos laborales. Clases de libros: Convencional o en papel. En el caso de las empresas que cuenten con Libro de Visitas habilitado, las diligencias se podrán seguir practicando en los mismos, por lo que se mantendrán a disposición de los funcionarios actuantes. Electrónico (LVe). Esta aplicación informática se mantiene activa y en funcionamiento para aquellas empresas y trabajadores autónomos que ya estén dados de alta. Marco legal Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. http://www.empleo.gob.es/itss/web/

Plan de empresa

Es un documento de trabajo en el que se desarrolla la idea de negocio que se pretende poner en marcha. Este documento es abierto y dinámico, se actualiza a medida que avanza la idea, es sintético y claro, debe atraer constantemente al lector y al ser tan variable no se ajusta a ningún modelo estándar, sin embargo, a nivel general, engloba los siguientes aspectos: Descripción de la empresa, negocio o iniciativa empresarial, Referencia de la experiencia y objetivo de los promotores, Descripción técnica, Localización geográfica, Estructura económico-financiera, Organigrama de los recursos humanos, Estructura legal, Definición del producto o servicio a suministrar, Descripción Necesidades que cubre Diferencias con productos de la competencia Existencia de algún derecho sobre el producto o servicio a comercializar Planificación de los aspectos comerciales Análisis de mercado. Estudio de mercado Plan de marketing Establecimiento de las redes de distribución Plan de compras. Herramienta http://planempresa.ipyme.org/Paginas/Home.aspx

Proceso de constitución de una empresa

Hay que distinguir entre personas físicas y personas jurídicas. Las personas físicas tienen personalidad jurídica desde el momento de su nacimiento. Las personas jurídicas tienen que realizar los trámites oportunos para adquirirla. Cuando se tiene personalidad jurídica se puede adquirir y poseer bienes de todas clases, así como contraer obligaciones y ejercitar acciones civiles o criminales, conforme a las leyes vigentes. En general, las sociedades adquieren la personalidad jurídica cuando se inscriben en el Registro Mercantil. Info http://www.creatuempresa.org/es-ES/PasoApaso/Paginas/ProcesoConstitucion.aspx

Proyecto empresarial

Cuando una persona decide emprender una actividad empresarial, lo primero que debe hacer es plasmar su idea en un proyecto. Además, el proyecto tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.- Mercado. Antes de abordar un proyecto es necesario realizar un análisis del mercado con objetividad y realismo tratando de responder, entre otras, a las siguientes preguntas: El proyecto: ¿se encuadra dentro de un mercado en crecimiento? ¿Pertenece a un sector innovador? ¿Sabe si existe mucha competencia en el mercado al que se va a enfrentar? 3-Problemática administrativa. Otro elemento a tener en cuenta consiste en identificar aspectos administrativos como: Contratos de trabajo, convenios, seguridad social … Permisos, impuestos, licencias municipales … Seguros 4.- Financiación. Generalmente es el primer obstáculo para comenzar un proyecto empresarial, y por lo tanto constituye un punto vital: ¿Se dispone de recursos propios suficientes? ¿Es necesario acudir a otras fuentes de financiación como créditos o préstamos? ¿Existen medidas de apoyo de las administraciones públicas, a las que se pueda acoger el proyecto? http://autodiagnosticos.ipyme.org/emprendedores

Registro de ficheros de carácter personal

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es la encargada de velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece las obligaciones que los responsables de los ficheros o tratamientos y los encargados de los tratamientos, tanto de organismos públicos como privados, han de cumplir para garantizar el derecho a la protección de los datos de carácter personal. Cuando el emprendedor vaya a crear su empresa, si esta va a gestionar datos de carácter personal, deberá tener en cuenta las obligaciones de la LOPD, ya que el emprendedor será el responsable de los ficheros, y por lo tanto caerán sobre él, dichas obligaciones. Los ficheros con datos de carácter personal se deberán inscribir en el Registro General de Protección de Datos. http://www.agpd.es/portalwebAGPD/index-ides-idphp.php

Según la actividad

Si se contratan trabajadores

Tomar la decisión de emprender

Todo proyecto de empresa se desarrolla en torno a una idea, que surge como consecuencia de la detección de una oportunidad de negocio. El surgimiento de la idea para crear una empresa varía en función de las circunstancias de cada persona/personas. Son muchos los factores que pueden llevar a una persona a inclinarse por un negocio concreto. Con carácter general, los factores que determinan la elección de la idea son: Repetición de experiencias ajenas: es el efecto reflejo de los negocios nuevos, que se produce frecuentemente en las épocas de expansión de la economía. Nuevas oportunidades de negocio en mercados poco abastecidos, de nueva creación o con un alto porcentaje de crecimiento Conocimientos técnicos sobre mercados, sectores o negocios concretos. La experiencia del futuro empresario, que ha sido trabajador o directivo de otro negocio y que pretende independizarse. Cuando se posee un producto innovador que se estima que puede generar mercado. Cuando se trata de negocios o actividades de escasa complejidad que permiten a cualquier persona establecerse por cuenta propia en tal actividad. Herramienta http://servicios.ipyme.org/simulador/intro.htm


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