¿Cómo hacer un diagrama?

¿Qué son los diagramas y para qué sirven? En este post, sabrás cómo hacer un diagrama, conociendo primero su función principal.

 

 

Un diagrama es una herramienta gráfica que sirve para simplificar la información de un sistema concreto. Puede estar compuesto por muchas partes complejas o simples, pero su función principal será siempre la de transmitir visualmente la información de una manera lo más sencilla y directa posible. En este post, te enseñaremos a cómo hacer un diagrama, con independencia del sistema que tengas que comunicar.

Las relaciones entre los elementos de un diagrama quedan plasmadas de manera que no se pierda calidad de la información de los mismos, y se gane en eficacia comunicativa. La velocidad con la que el receptor entienda ésos datos relacionados, es clave dentro de los propósitos del diagrama. Y es que al final, siempre buscaremos simplificar al máximo nuestro trabajo, para ganar tiempo y calidad en los resultados. Precisamente, para esto nacen aplicaciones como Sinnaps, con las que hacer todo mucho más sencillo.

Si lo aplicamos a la gestión de proyectos y la planificación del trabajo, obtenemos el gráfico de Gantt, con el que informarnos de lo que ocurre en nuestro proyecto de una manera directa y fácil. Esta es la respuesta real que buscamos cuando nos preguntamos para qué sirve el diagrama de Gantt. Para plasmar en un gráfico toda la información de nuestro proyecto o trabajo y de un vistazo, ver qué tenemos que realizar, qué tareas hemos finalizado o cuánto tiempo nos queda para acabar en plazo. Si quieres saber más sobre en qué consiste la gráfica de Gantt te recomendamos este artículo: ¿Qué es un diagrama?

 

¿Cómo hacer un diagrama?

 

Te damos los pasos para que en el menor tiempo posible, puedas hacer un diagrama de un sistema concreto, ya sea con elementos simples o complejos. Puedes hacer un diagrama de flujo o simplemente de relaciones entre sus partes. Un diagrama de flujo es la representación gráfica de la secuencia de operaciones que se realiza para obtener unos resultados concretos.

De hecho un diagrama de proceso es un diagrama de flujo. Un ejemplo de ello, sería la cadena de montaje de automóviles. Te recomendamos este post si quieres saber más sobre lo que pueden conseguir al elaborar un diagrama de proceso: ¿Para qué sirve un diagrama de proceso?

 

Estos son los pasos para que sepas cómo hacer un diagrama:

1. Identifica el elemento de entrada y salida de tu sistema. Si es un diagrama de flujo lo que estás creando, es importante que primero tengas en cuenta por dónde empezar y cómo terminar nuestro proceso.
2. Decide la dirección en la que quieras elaborar tu diagrama. Las reglas dicen que debe ser de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Sin embargo, aplicaciones de gestión como Sinnaps, hemos descubierto que si empezamos a crearlo de final a inicio, tendremos en cuenta todo lo que necesitaremos realmente en cada actividad. Por ejemplo, aquí tienes lo que sería la producción en serie de vehículos a partir de un esquema básico. Uno de los tipos de diagrama de procesos:

De final > a inicio

Resultado: un coche listo para venta < control de calidad < montaje < ensamblaje auxiliar < pintura < carrocería < prensa < fundición

Para obtener un coche listo para vender, debemos hacer un control de calidad, que a su  vez necesita que esté el coche montado, para lo que es necesario el ensamblaje auxiliar, la pintura, posición de la carrocería, para la que estará lista la prensa, la cual necesita la fundición. Así llegamos al inicio del proceso.

3. ¿Qué lenguaje usaremos para denominar las diferentes fases? Identifica cómo quieres transmitir la información. Verbos, nombres, etc. Busca uniformidad para facilitar la comprensión. Cuanto más corto, directo y sobre todo que recoja exactamente el significado del elemento a relacionar, mucho mejor.
4. Escoge los iconos y colores que representarán cada uno de los elementos. Así los diferenciarás de un solo vistazo.
5. Identifica los elementos en los que hay implícita la toma de una decisión. Estos símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. Mientras, que todos los puntos deben estar conectados con una línea de entrada.
6. Divide en diagrama en bloques para tener claro lo que contar en cada uno y no dejarte nada. También existen diagramas de bloques de procesos, para sistemas muy complejos. Cuando mejor dividamos el trabajo, más sencillo resultará. Recuerda que para ganar productividad es clave huir de la multitarea. Si diseccionamos todo y vamos ejecutándolo paso a pasos, iremos a avanzando más rápido y eficazmente.
7. ¡Ensamblado!
8. Léelo tú mismo varias veces y, aunque lo comprendas, muéstralo a un compañero. Todos deben entender bien la información que quieres transmitir en el diagrama. Si lo consigues, habrás logrado saber cómo hacer un diagrama.

Éstos son sólo algunos pasos para crear un diagrama de la manera más sencilla. Es obvio, que la capacidad de síntesis de cada uno es imprescindible para realizar un diagrama mejor o peor. La lógica que cada uno utilice así como la habilidad para simplificar información, serán claves.

Un ejemplo de ello, es que es cierto que para hacer un diagrama se suelen utilizar líneas horizontales o diagonales, pero como estamos para saltarnos las reglas, si la imaginación y nuestro sentido para simplificar todo nos dice que pongamos líneas en diagonal, así haremos. Eso sí, todo debe estar conectado para que hablemos de diagrama, sino sería una mera lista de actividades, que es lo que hacen los gestores de tareas. En Sinnaps, por ejemplo, podemos fijar una fecha a una actividad en nuestro diagrama o bien darle una relación. Según necesitemos. 😉

Para ello, te recomendamos este post: ¿Cuándo asignar una fecha fija a una actividad?

En esta página puedes ver 8 herramientas gratuitas para hacer un diagrama, que te ayudarán en tu trabajo.