13 preocupaciones de los Directores de Proyectos

Durante años siempre han estado ahí. Muchos directores de proyecto terminan el día con la sensación de no tener ciertos aspectos bien atados. Algo que suele suceder en el coche de vuelta a casa, al sacar al perro o sobre la almohada. Preocupaciones a las que se le van sumando nuevos problemas, en busca de soluciones eficientes.

En este post, hacemos una lista de las más populares preocupaciones de los directores de proyectos o Project Managers profesionales.

1/ Planificaciones que no se ajustan a la realidad. Depende como nos levantemos ese día, podemos ser un tanto más optimistas que otros. Salvaguardar la objetividad en los tiempos que corren puede suponer todo un desafío. Por ello, es importante planificar sobre los distintitos escenarios posibles. De hecho, herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps, ya lo contemplan entre sus funcionalidades más exitosas.

2/ Llevar un control de la evolución a tiempo real del proyecto. Cambio, modificaciones de última hora, añadidos o el descarte de actividades en beneficio de las más críticas. Vivimos en un mundo volátil, con cambios a un ritmo muy acelerado. Precisamente por eso, debemos tener un control exhaustivo de la evolución del proyecto. Nos permitirá tomar decisiones anticipadas, y también eficientes. Muchas aplicaciones ofrecen un histórico de los cambios del proyecto, así como aplican métricas para la evaluación continua de proyectos.

3/ Identificar desde el principio a todos los stakeholders. Supone un paso en el que debemos pararnos un tiempo considerable. Hay que estudiar quiénes son todos los interesados del proyecto, cuyo resultado final les afectará en mayor o menor medida. A partir de aquí, podremos elaborar un plan de comunicación más real y dirigido a todas las personas que forman parte, directa o indirecta en nuestro trabajo.

4/ Priorizar. De aquí, surgen problemas con las tareas críticas. Sin no sabemos cuál es nuestro camino crítico en el proyecto, estamos perdidos. No sólo tenemos todas las papeletas a equivocarnos al planificar, sino que no estaremos controlando el funcionamiento del proyecto durante su ejecución. Será como nadar a la deriva.

5/ No actualizar el análisis de riesgos. No debemos girar la cara a una de las características intrínsecas de todo proyecto, su naturaleza volátil. ¿Sabes qué ocurre en tu proyecto mientras tú no estás? Los análisis se quedan obsoletos por falta de actualización. Analizar algo, hoy día, es saber el estado de ello, en ése mismo momento. No la semana siguiente. ¿La consecuencia? Imprevistos de última hora que no podremos capear.

6/ Ser creativos al gestionar un proyecto. Cambios, innovación, competitividad. Están a la orden del día. Si no nos adaptamos a ellas, nos iremos quedando obsoletos como profesionales. Al igual que el análisis de riesgos. Es clave actualizar, renovarse. Y para ello, necesitamos ser creativos. Sólo así, seremos competentes. Tras un estudio… prueba, a ver qué pasa. Recuerda: «el hombre que pretende verlo todo con claridad antes de decidir, nunca decide»—Henry Amiel.

7/ Saber comunicarnos con el equipo. ¿Cómo transmitir lo que realmente queremos para obtener el resultado buscado? Muchos Project Manager no priorizan la comunicación como una de sus funciones más importantes. Y luego, vienen los problemas de que si.. que si no… Hazte con una buena estrategia de comunicación cada vez que inicies un nuevo proyecto. Y mantenla actualizada. Aquí podrás saber un poco más sobre cómo comunicarte con tu equipo.

8/ Comunicación transversal. En las organizaciones matriciales, existen dos responsables: de proyecto y de función. Es fundamental que se alimente una buena comunicación entre ambas direcciones. Debemos tener en cuenta que se comparten los mismos intereses en muchos casos, como es la necesidad de un recurso al mismo tiempo. Lamentablemente, no suele suceder en muchas grandes empresas.

9/ No saber qué plazo darle al cliente. Para eso existe la predicción. Planificar en base a una predicción realista y ajustada a los requerimientos del cliente, y al presupuesto dado, no sólo es la preocupación de muchos directores de proyectos, sino que llegar a convertirse en un sueño divino. Afortunadamente, existen aplicaciones online como Sinnaps, que planifican y gestionan de manera predictiva y flexible al mismo tiempo. Técnicas como la de CPM, con la que obtendremos la duración mínima de nuestro proyecto, en base a los requisitos con los que contamos. Otra técnica también usada es la que se conoce como Crashing, con la que reduciremos el tiempo de ejecución del proyecto.

10/ Cerrar reuniones eficientes y no dejarnos ninguna por el camino. Convocar reuniones eficaces también se podría traducir, en algunos casos, como no celebrarlas directamente. Por eso, es crucial hacerse con un calendario eficaz de reuniones de seguimiento, dentro de nuestro plan de comunicación. En ellas, habrá que informar de los cambios y siguientes fases del proyecto a todos los interesados del mismo.

11/ ¿Estamos gestionando bien la incertidumbre? Si hay un bloqueo en el proyecto, debemos saber las salidas adecuadas de antemano. Para lo que elaboraremos un detallado plan de contingencia. Por ejemplo, en Sinnaps, si cambias cosas en tu planificación, podrás ver su impacto al momento.

12/ ¿Cómo trabajar de manera ágil en industrias poco tolerantes al cambio de última hora? En ellas, siempre se ha trabajado con métodos perceptivos y no ágiles. Para eso, ya existe la posibilidad de combinar ambas técnicas. Y es que estamos notando cómo existe una revolución en la gestión de proyectos, en la que no hace falta decantarnos por una u otra metodología.

13/ Mantener el contacto con el cliente al finalizar el proyecto. Si somos Project Managers independientes o Intermin Managers, supone un requisito clave para cerrar proyectos futuros con clientes potenciales. Seguimos aplicando una comunicación eficaz tras una vez terminado el proyecto. ¿Quién sabe?