El análisis DAFO de proyectos

Un análisis DAFO, o también conocido FODA o DOFA, es una herramienta sencilla de realizar y muy práctica para conocer el verdadero estado de nuestro proyecto.

Su nombre proviene de las cuatro partes del mismo: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. En inglés, el término utilizado es SWOT (strengths, weaknesses, opportunities y threats).

En la gestión de proyectos, el análisis DAFO se convierte en un instrumento muy valioso para analizar el estado real de nuestro proyecto.

El Project Manager necesita trabajar continuamente con un análisis sobre la situación de su planificación. Y es que los proyectos son flexibles, pues a menudo hay contratiempos que debemos gestionar. Esto supone cambios continuamente en las actividades cuyo nivel de incertidumbre es alto.

Además, el análisis DAFO resulta muy útil cuando estamos empezando a planificar el proyecto, y no sólo durante la ejecución del mismo. Sus resultados pueden ser tratados en las primeras reuniones con el equipo. En la lección 2 del curso online y gratis de gestión de proyectos, explicamos cómo y qué hacer una reunión de arranque de proyecto o Kick Off. En ella, se definen las especificaciones del proyecto y se pone en marcha la maquinaria.

¿Cómo aplicar el análisis DAFO a la gestión de proyectos?

Para realizar un estudio DAFO con el que seguir la evolución de nuestros proyectos, podemos dividir éste en estas cuatro partes: Debilidades internas, Amenzadas externas, Fortalezas internas, Oportunidades externas.

En cada sección incluimos los datos necesarios para hacer un análisis DAFO, con el que tengamos que recoger las especificaciones del proyectos en las fases iniciales.

Debilidades o “Weakness”

Describimos aspectos que pongan en duda la viabilidad del proyecto, para estar preparados a los contratiempos. Por ejemplo, podrían ser:

• No hay unos objetivos claros marcados
• No tenemos estrategia definida
• Costes unitarios superiores a los productos de la competencia
• Carecemos de una persona con unas competencias específicas
• Teconología obsoleta
• Rentabilidad inferior a la media

Durante la ejecución del protecto, el análisis DAFO se podría centrar en aquellas actividades que no han sido terminadas o validadas, y cuya fecha planificada para su fin ha expirado.

Amenazas o “Threats”

Todos los aspectos del exterior que afecten en el desarrollo y viabilidad de nuestro proyecto. Algunos ejemplos de amenazas externas que nos podemos encontrar en la adquisión de requerimientos son:

• Proyectos competidores
• Otros proyectos que compartan recursos con nosotros
• Subvenciones estatales en proyectos de investigación públicos
• Cambio de las necesidades y gustos de los consumidores
• Condiciones adversas en la negociación de proveedores o clientes
• Contratiempos adversos en políticas comerciales de otros países

Durante la ejecución del proyecto, este apartado del DAFO cobra de un especial sentido si el Project Manager ha eliminado actividades de la planificación. Si una actividad ha sido incluida en un proyecto inicialmente es porque tiene un fin determinado. Por eso al eliminarse de la planificación, lo consideramos como una posible amenaza.

Fortalezas o “Strenghs”

¿Qué tenemos que nos hace fuertes frente a contratiempos en la planificación? En las reuniones iniciales es importante también destacar todo aquello por lo que comenzamos el proyectos. Aspectos que hacen viable nuestro trabajo.

Algunos ejemplos:

• Trabajamos con una planificación flexible
• Disponemos de una herramienta de control continua basada en técnicas de Valor Ganado
• Comunicación con el equipo integrada en la aplicación de planificación y gestión
• Usamos una herramienta que calcula la duración mínima de nuestra proyecto (CPM)
• Trabajamos en el cloud
• Equipo de trabajo capaz de afrontar el proyecto
• Estrategias y objetivos definidos
• Habilidades para la innovación
• Herramientas de gestión capaces de afrontar los contratiempos del proyecto

Además, durante la ejecución del proyecto, nuestras fortalezas serían también todas las actividades terminadas y  validadas .

Oportunidades u “Opportunities”

Las oportunidades en la gestión de proyectos es todos los aspectos externos que pueden favorecer la evolución del proyecto. Podríamos decir que son contratiempos que nos benefician de alguna forma. Por ejemplo:

• Nuevos nichos de mercados o segmentos
• Se eliminan barreras comerciales en ciertos mercados exteriores
• Buena y rápida aceptación del producto o servicio final del tipo de producto
• Diversificación de productos relacionados

Si estamos a tiempo de tomar una decisión, esto será sin duda una oportunidad. Por eso, durante la ejecución del proyecto podríamos denominar oportunidades a todos los hitos en donde tomamos decisiones, y a todas las actividades por hacer, las cuales aún están dentro de plazo de entrega.

El DAFO lo puedes representar en una tabla como esta:

Si quieres saber más sobre los Hitos, no te pierdas la lección 4 del curso gratuito y online de gestión de proyectos de Richard Balet. ¿Cuándo no debemos seguir adelante con el proyecto y por qué llevar siempre una botella de champán a la reunión de hito?

Al mismo tiempo que realizamos un análisis DAFO para ver la situación real del proyecto, también podemos hacer un diagnóstico de proyecto gracias a aplicaciones online con las que obtener informes de proyecto eficaces.

Te recomendamos:  ¿Cómo realizar un diagnóstico de proyecto?