Cada vez son más las empresas cuyos equipos de trabajo están dispersos geográficamente. La transformación laboral pasa por desvincular la idea clásica de oficina. ¿Cómo llevar el control de sus horas de trabajo? ¿Cómo saber si estamos asignando correctamente el trabajo a nuestros empleados? ¿Estaremos sobre-cargándoles de horas de trabajo?
Vamos a ver a continuación cómo podemos llevar un control de horas trabajadas, qué app nos permite registrar las horas extras de trajo y llevar un control realista del esfuerzo y el tiempo dedicado por cada uno de los colaboradores implicados en nuestros proyectos.
Índice
Controla sobrecargas para aumentar la productividad del equipo
A veces nos ponemos a repartir cada tarea para cada persona pero no somo realistas en el tiempo y las cargas de trabajo que puede conllevar. Una de las principales causas de falta de productividad en el trabajo es precisamente las sobre asignación de tareas. Querer hacer todo y no llegar a nada, suele ser un problema más del habitual. Con el propósito, no sólo de llevar un control de horas de trabajo de nuestros equipos, sino también de repartir el trabajo en su justa medida, es importante seguir algunas recomendaciones:
- Antes de asignar el trabajo a cada persona, mantén un diálogo constructivo con cada responsable de tarea. Pregunta y negocia tiempo de ejecución de las tareas con cada uno. Ellos son los especialistas en sus actividades, por lo que es importante saber realmente cuánto tiempo les va a llevar completar sus tareas. Así, las planificaciones irán en función a lo acordado.
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Lección 3: ¿Cómo pasar de la planificación ideal a una real?
- Selecciona una app para el control de horas de trabajo fácil e intuitiva. Ten en cuenta, que en la mayoría de ocasiones, los colaboradores tendrán que imputar sus horas trabajadas. Darles algo difícil y complicado sólo llevará a la pérdida de tiempo y costes, además de la frustración y desmotivación de todos. De modo que es clave seleccionar la adecuada aplicación para contar horas de trabajo.
- Planifica hitos o momentos clave para repasar el trabajo completado y hacer las pertinentes modificaciones.
- Mantén un control de tareas y de horarios de personal periódico y a tiempo real. En cada una de estos hitos, podrás revisar también estas horas trabajadas para tomar las correspondientes decisiones.
App para el control de horas de trabajo
El control de procesos y del horario en las empresas es más fácil de lo que parece hoy día. Gracias a apps para el control de horas de trabajo, podemos llevar un seguimiento de lo que nuestros empleados van haciendo en nuestros proyectos. No sólo porque sabremos el estado real de trabajo completado, de las necesidades en cada actividad y de cómo de cerca estamos para llegar a los plazos de entrega para tomar las correspondiente decisiones a tiempo, sino que damos visibilidad al trabajo y esfuerzo de todos los colaboradores por igual.
Con este panel de Sinnaps, software de gestión de proyectos muy fácil e intuitivo, podremos comprobar las horas y el porcentaje de trabajo tanto planificado como realizado por cada persona. Se trata de una app para hacer horarios de trabajo muy fácil y sencilla que se implantará rápidamente en los equipos de trabajo.
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Estas apps online nos permiten controlar de un vistazo cuánto trabajo tiene asignado cada persona y si lo va completando. Todas los colaboradores involucrados en nuestros proyectos, podrán mostrarnos qué porcentaje o cuántas horas están trabajando cada día en todos sus proyectos. Estén donde estén, podremos hacer un reporte de horas trabajadas de cada persona. Así de fácil 😉
Cómo evitar el registro de horas de trabajo extras y llegar en plazo
Este programa para calcular horas trabajadas, nos permite también dar visibilidad para el control de horas extras. Si planificamos unas determinadas horas en nuestros proyectos para cada persona, los colaboradores o nosotros mismos podemos imputar las horas extra trabajadas. Quedará registrado y veremos el balance de tiempo entre el planificado y el realmente completado, con el fin de mejorar nuestra siguientes planificaciones día tras días. Sin embargo, ¿cómo podemos evitar este registro de hora de trabajo extras? ¿Cómo planificar el trabajo de todos sin que suponga para nadie un esfuerzo extra y al mismo tiempo llegar a nuestros plazos?
Para ello, existen gráficas como la del consumo de recursos de Sinnaps que nos permite planificar mientras vamos controlando las horas y consumo de nuestros recursos, tales como el trabajo de nuestros colaboradores. ¿Qué recursos vamos a usar un mismo día o si el trabajo de una persona supera el recomendable (8 horas) ese día? En Sinnaps lo puedes ver en una misma pantalla, al mismo tiempo que planificas, así…
Esto nos va permitir planificar nuestros plazos sabiendo de antemano si estamos asignado sobre cargas o sobre asignaciones de recursos. Es momento de optimizar de esta manera las planificaciones de nuestros proyectos, mientras controlamos a tiempo real las horas trabajadas de cada persona, cada día y en cada uno de nuestros proyectos.
