Gestión de cobros y control de pagos mensuales

La gestión de cobros y el control de pagos mensuales es un tema básico en toda empresa. Conocer realmente cómo funciona la gestión de tesorería puede salvar a muchas compañías, sean del tamaño que sean, de la quiebra.

Por eso, es tan importante conocer algunos aspectos básicos relacionados con la gestión de cobros y pagos a proveedores de una empresa, con cómo definir estrategias de cobranza adecuadas, cómo gestionar y llevar un control de pagos mensuales, para cuando llegue el momento de los pagos y tengamos el caja suficiente como para no ir arrastrando deuda. Para ello, puedes utilizar software de gestión de proyectos, como Sinnaps y empieza a evitar problemas de tesorería.

Gestión de cobros: 5 claves de éxito

Todas las empresas tienen agentes externos e internos necesarios para desarrollar su actividad. Establecer adecuadamente un sistema de cobro que les permita responder siempre a todos ellos, es la base de todo negocio.

En un mundo perfecto, esto debería funcionar como un reloj. Sin embargo, lo cierto es que no es así. Muchos proveedores externos, clientes y otros agentes de los que no tenemos un control completo, son susceptibles de retrasos e, incluso, de impagos. ¿Cómo cobrar deudas? ¿Qué tipo de control de pagos mensuales podemos llevar a tiempo real? A continuación, te contamos algunas claves de la gestión de cobros que pueden ayudarte a llevar un mayor y mejor control.

• Crea procedimientos dentro de tus sistemas de cobro. Establece un procedimiento de cobro a clientes. Esto te ayudará a que siempre los lunes, por ejemplo, son los días de cobrar determinados proveedores. Que los días 30 de cada mes, será el día de pago de todos tus proveedores y empleados. Así, podrás mejorar tu control de pagos mensuales, a través de una programación de pagos en una empresa.
• Utiliza herramientas online colaborativas, que te permitan trabajar en equipo. ¿Por qué añadimos aquí el trabajo colaborativo y en equipo? Nada más sencillo como que tu equipo gasta recursos, éstos han de ser pagados. ¿Qué mejor que ellos para ir imputando los gastos a tiempo real? En el momento que llegue tu día de pagos mensuales, podrás acudir al informe de recursos gastados para comprobarlos.

Este control de pagos mensuales sólo lo podrás hacer bien con herramientas de planificación y gestión colaborativas como Sinnaps. En ella, tu equipo puede ir planificando recursos en las actividades en las que participe e imputando los gastos reales de cada uno de ellas. Incluso, puedes ir comprobando las desviaciones de tus proyectos a tiempo real.

Empezar a gestionar recursos con Sinnaps

• Conoce la cartera de clientes con los que trabajas. Cuanta más amplia sea la información sobre ellos, mayo control tendrás sobre la deuda y mejor estrategias de cobranza definirás. Así pues, trata de averiguar su historial de pagos, el volumen de compras, ¿qué importancia tiene ese cliente para al empresa? y ¿en qué estado se quedaron negociaciones previas con ese cliente?
• Define por qué al cliente le conviene pagar y qué beneficios obtendrá si lo hace en plazo. Asimismo, qué consecuencias o costes tendrá si paga a destiempo o fuera de la negociación previa establecida. Estos aspectos deben quedar muy bien explicados y le deben llegar de manera muy clara al deudor.
• Asigna la responsabilidad de la gestión de cobros a otra persona diferentes del comercial o de la persona que ha cerrado la venta con el cliente. Se recomienda en muchos casos que el cobro de impagados debe gestionarlo una persona del equipo de ventas, pero ajeno al comercial. Y esto es porque la relación con el cliente cuando se negocia es otro tipo de relación que cuando exige un pago. Incluso, muchas empresas externalizan este servicio a una agencia de cobros.

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¿Cómo mejorar la gestión de tesorería?

La gestión de tesorería permite a las empresas mantenerse vivas. Podría ser una definición informal y breve que resume lo importante que resulta para la pequeña, mediana o gran compañía. Resulta de gran utilidad, sobre todo, si hablamos de que a través de una adecuada gestión de tesorería podemos saber si nuestra empresa va a tener problemas financieros y cómo prevenirlo en caso de que así sea.

1. Conoce bien los flujos de caja. Lo primero para una adecuada gestión de tesorería es saber cuánto dinero disponemos en todas nuestras cuentas y cuándo se realizan los pagos y cobros. Esto es clave.
2. Define unas políticas determinadas de cobro y pago a clientes y proveedores. En función de tu tipo de empresa, producto y relación con ellos, establece un sistema de cobro y pagos adecuado. Asimismo define unos procedimientos claros para la gestión de deudas.
3. Negocia con tu banco todo lo que puedas. Es decir, las comisiones, los tipos de interés, etc. se pueden negociar. Esto te supondrá un recorte en tus costes, en muchas ocasiones.
4. Mantén un margen lo suficientemente inamovible como para capear posibles impagos.
5. Planifica tus proyectos de la manera más realista posible. Es decir, hay aplicaciones web como Sinnaps que nos dicen si el proyecto es viable o no, si llegaremos con el presupuesto y plazos planificados o si debemos hacer modificaciones.

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Lección 3: ¿Cómo pasar de la planificación ideal a una real?

Y es que el responsable de tesorería debe conocer en todo momento, y a tiempo real, cuánta liquidez hay en la empresa y cuándo y cuánto hay que pagar, así como cobrar.

Sinnaps, una herramienta que te ayuda con el control de pagos mensuales

Las empresas más competitivas utilizan aplicaciones online que les permiten gestionar mucho mejor sus actividades. Con estas apps, no sólo pueden trabajar a tiempo real y de manera colaborativa, sino que están pensadas para ahorra tiempo y dinero a las compañías. Gracias a los cambios de hábitos en la forma de trabajar, así como el uso de tecnología adecuada, la transformación digital es más fácil de conseguir que nunca en las pequeñas empresas.

Un ejemplo de ello es Sinnaps, software de control de pagos. Gracias a ella, puedes planificar tus pagos mensuales, invitando a tu equipo de trabajo a los proyectos, así como a proveedores y clientes para llevar un control de estos pagos y mantener una relación activa con ellos. Además, podremos realizar una previsión de tesorería lo más realista posible de nuestros proyectos.

Controlar los pagos mensuales con Sinnaps

¿Cómo gestionas tú los cobros y pagos mensuales de tu empresa? ¿Tienes problemas de tesorería? No te cortes y déjanos tu comentario 😉