La implementación de nuevas herramientas en el equipo no es precisamente un trabajo fácil. Sabemos cómo son nuestros colaboradores. Más o menos, nos hacemos una idea de cómo lidiar con ellos por separado porque llevamos algún tiempo haciéndolo. Día tras día convivimos con ellos.
Sin embargo, ¿cómo hacerlo de manera conjunta? ¿Cómo empezar una estrategia que nos ayude a implementar Sinnaps con el equipo unido y tras hablar con cada uno? Para ello, conviene diseñar un plan que nos lo ponga fácil, que sea sencillo y rápido de superar.
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3 pasos para acelerar el uso de Sinnaps en tu equipo
Lo primero de todo, antes de dar cada paso en nuestro plan, debemos seleccionar una aplicación fácil y sencilla de usar.
Independientemente de carácter de cada persona, la facilidad de uso permitirá imputar sus costes reales, validar actividades, comunicarse con los demás y evitar así malentendidos. Se trata de un cambio de hábitos en la manera de gestionar el trabajo, que resulta imprescindible para poder controlar mejor nuestra posibles desviaciones, imprevistos y presupuestos reales de cada proyecto.
Antes de empezar, debemos ser conscientes de que la implementación hay que gestionarla como si de un proyecto se tratase. Partiendo de esta premisa, identificamos estos tres pasos esenciales:
1- Asigna un responsable
Asigna un responsable de implementación en el equipo, que cuente con el apoyo de Dirección. Se trata de una persona que pueda ir detectando dificultades, aplicar una estrategia, estimar un tiempo para que poco a poco todo el equipo tenga la costumbre de utilizar la nueva metodología de trabajo.
2- Diseña un plan
Crear un plan de implementación. Por ejemplo, en tres meses el equipo debe seguir la nueva metodología de trabajo. Hacerlo como si de un proyecto en sí se tratara. Aunque al principio nos lleve más tiempo, luego vamos a poder optimizar todo mejor y, sobre todo, vamos a controlar mejor los desvíos reales de los proyectos.
La duración de este proyecto puede ser hasta de un año, depende de muchos factores. Demos tiempo, sin perder de vista los pequeños avances.
3- Cuenta con el apoyo suficiente
El responsable de implementar la nueva metodología va a contar con el apoyo de Dirección. Y es que la falta de apoyo de la comitiva ejecutiva es la mayor causa de fracaso en los proyectos. Un 50% de los equipos de proyecto aseguran que fracasan por ausencia de apoyo por parte de la Directiva.
Por ello, aconsejamos que en las reuniones con Dirección, se adjunten documentos en Sinnaps, mostrando datos desde la propia app. Es importante explicar que Dirección debe ir comprobando el estado de cada proyecto, sólo en base a los datos que haya en la herramienta.
Son algunas recomendaciones que pueden ayudar a controlar los desvíos reales de los proyectos. Primero, que todo el equipo tenga implementada la nueva metodología con Sinnaps, y luego los responsables de cada proyecto o Dirección podrán comprobar que no se produzcan desvíos importantes de presupuesto.
Durante este proceso, planifica hitos o momentos clave donde valorar el estado actual del equipo: ¿cuántas personas usan en la primera semana Sinnaps? ¿Cuántas lo hacen en la segunda semana? Si la tendencia es ascendente, por muy pequeña que sea, ya lo podemos considerar un ¡todo un éxito!
Y recuerda que es importante tratar a cada miembro del equipo según su carácter, empatizando con cada persona y detectando necesidades. Para ello, te recomendamos leer el artículo: ¿Cómo gestionar el cambio según el tipo de colaborador?
