Las empresas actuales cada vez buscan más eficiencia en gestionar su trabajo diario. La optimización de cada actividad de los equipos es uno de los objetivos dentro de nuestros planes de trabajo. Se busca el ahorro de tiempo, lo que conlleva a una reducción considerable de nuestros costes.

 

plan de trabajo ejemplo

 

Afortunadamente, los equipos ágiles y más competitivos de hoy día utilizan herramientas online que les permiten crear el plan de trabajo perfecto, adaptado a las necesidades de cada colaborador.

Para ello, no sólo es importante la colaboración y el control continuo de la evolución del trabajo diario, también lo es saber priorizar las actividades para conseguir la ansiada optimización de tiempos y costes.

Teniendo en cuenta los pasos para saber cómo hacer un plan de trabajo de un proyecto optimizado, vamos ver a continuación, un ejemplo de un plan de trabajo de una empresa productiva. Y para ello, escogemos la herramienta de gestión de proyectos Sinnaps, accesible para todo tipo de empresas, muy fácil de usar y completa al mismo tiempo.

 

Plan de trabajo: ejemplo con actividades priorizadas

 

A la hora de priorizar, no sólo estamos dando peso a unas actividades y a otras, sino que debemos hacerlo de manera que optimicemos los tiempos, recursos y costes que tengamos. En este ejemplo de plan de trabajo, vemos que la herramienta Sinnaps ha detectado el camino crítico de nuestro día a día.

 

plan de trabajo ejemplo

 

Hacer ahora el plan de trabajo

 

¿Cómo lo hemos hecho? 4 pasos básicos para este ejemplo de plan de proyecto

 

1/ Añadimos actividades y creamos dependencias entre ellas. Para crear la ruta crítica, primero crearemos dependencias entre actividades.

2/ Damos una fecha fija a ciertas actividades como «reunión», programada para un día específico y en el ejemplo de color morado, o celebración de algún evento, o entrega de un resultado, etc. La app calculará automáticamente qué actividades debemos hacer primero para cumplir estos plazos. En un orden vertical, el equipo sabrá qué hacer primero cada día.

 

3/ Planificamos recursos y lo hacemos compensando su consumo, a través de gráficas de recursos como esta. En ella, nos dice qué recursos y cuánto de cada recurso está planificado en cada actividad. De esta manera, el plan de actividades será más realista a la disponibilidad de los recursos y existirán más posibilidades de que lleguemos a cumplirlo.

 

 

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4/ Revisamos cada día el trabajo por hacer a través del tablero ágil basado en Kanban y conectado con la planificación de los proyectos. Gracias a él, nuestros colaboradores sabrán qué hacer en todo momento de un vistazo. Podrán filtrar por proyecto, por tareas en las que participan y por el estado de cada tarea. Estas actividades listadas en este tablero, también están ordenadas y priorizadas según las actividades más crítica por hacer.

 

 

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Plan anual de trabajo: ejemplo

 

Los planes anuales de trabajo conllevan un control mayor y una visión más generalizada de todo lo que ocurre en el proyecto. ¿Cómo obtener una visión global de todos los proyectos dentro del plan anual de trabajo? Gracias a Roadmap o portfolio de proyectos, donde podemos ver de manera anual cómo están funcionan todos los proyectos.

En este ejemplo de plan de proyecto anual, controlamos de un simple vistazo el trabajo global de cada proyecto. En este ejemplo, la parte inferior nos dice a qué ritmo de trabajo está funcionando cada proyecto, el periodo de realización y el coste total planificado para ese plan de proyecto.

 

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Estos son algunos ejemplos de planes de trabajo de empresas productivas, cuyos equipos no tienen tiempo para dedicar mucho a la planificación y sí para dedicarlo a la ejecución de las tareas.

 

Plan de proyecto: ejemplo en Excel

 

Una vez que todo el trabajo está en marcha desde la app colaborativa, en la que todo el mundo puede acceder a ella para ver el estado de su trabajo y el de sus compañeros, el Project Manager podrá extraer informes de los planes a Excel en un sólo clic, por si prefiere compartirlos con los clientes o proveedores externos. En ellos podrá editar las especificaciones que necesite.

 

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Descargar un ejemplo de plan de trabajo en Excel

 

Miles de empresas alrededor del mundo utilizan este tipo de ejemplos de programas de trabajo. Tanto si son negocios pequeños como medianos, con varios tipos de colaboradores trabajando a distancia, herramientas colaborativas como Sinnaps, nos ayudarán a elaborar plane de trabajo completos en unos minutos. Y eso se notará en la productividad de todos 😉

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