El control de tareas de un proyecto es básico para saber cómo reaccionar a tiempo a los cambios. Y para ello necesitamos una herramienta que nos ayude a hacer seguimiento de tareas a tiempo real. Este será un requisito básico para evitar retrasar tareas o procrastinar. Con una planificación de manera realista, adecuada a nuestras disponibilidades y un buen control de personal y control del proyecto, podremos priorizar mejor cada tarea y saber qué hacer primero para tomar la decisión acertada.

Sin embargo, ¿cómo planificar de manera realista y llevar un control adecuado a tiempo real para dejar de procrastinar? ¿Cómo hacer un buen seguimiento del trabajo de todo el equipo? ¿Qué herramientas utilizar y cómo hacerlo?

 

control de tareas

 

Control de tareas para equipos colaborativos

 

Una de las principales tendencias en la gestión de proyectos es la de trabajar con equipos multidisciplinares cuya colaboración es una constante. Y gestionar proyectos colaborativos, con un gran número de interesados, se convierte en muchas ocasiones en todo un desafío. Por ello, la mayoría de las empresas utilizan herramientas que les permitan hacer seguimiento de las tareas de manera efectiva y a tiempo real. Y es que los proyectos no dejan de evolucionar y más cuando tratamos con diferentes profesionales ejecutando continuamente tareas.

Existen varias herramientas que nos ayudarán a simplificar, organizar y controlar la comunicación con todos los interesados de los proyectos en los que participamos. Saber utilizar la correcta y, sobre todo, saber cómo sacarle el mayor partido serán las claves para un seguimiento adecuado. Por estos motivos, identificamos algunas de las soluciones que puedes empezar a utilizar ahora para planificar de la manera más optimizada y realista posible. Todas ellas, de rápida implementación en tus equipos de trabajo.

 

  • Antes de planificar tus proyectos, negocia el tiempo de ejecución de cada tarea con su responsable. Esta reunión previa te dará las claves saber recursos y controlar su disponibilidad. Sólo así podremos planificar de una manera realista nuestros proyectos.
  • Programa una reunión Kick-off y varios hitos en el proyecto para hacer revisiones y modificaciones en cada periodo del proyecto. Estas son las claves para hacer buenas reuniones de arranque de proyectos:

 

 

  • Usa un organizador de tareas diarias fácil y sencillo para todos. Sólo así motivarás su uso en el equipo y tendrá podrás hacer un seguimiento del estado real del proyecto. Este un ejemplo de plan de actividades fácil e intuitivo para todos.

 

erp crm

 

  • La herramienta que utilices para controlar las tareas y planificar tus proyectos ha de optimizar el proyecto. Esto quiere decir, que las herramientas para priorizar tareas buscará las mejores rutas de trabajo. En esta infografía puedes ver cómo funciona una planificación que detecta el camino crítico de tareas en el proyecto.

 

Probar ahora

 

  • Utiliza tableros Kanban conectados al calendario de tareas. Esto permitirá hacer planificaciones en base a tu calendario y trabajar el día a día con el tablero. Cada modificación en la planificación afectará al tablero con las tareas también priorizadas. Cada persona podrá ver qué hacer ese día de manera ordenada y con las tareas en orden de importancia.

 

Kanban Board Online

 

 

Probar ahora

 

  • Controla el volumen de trabajo de cada persona. En el caso del programa de gestión de tareas Sinnaps, detecta si un colaborador sufre de sobre carga de trabajo o si podremos compensar su trabajo con otros días menos ocupados.

 

 

Probar ahora

 

  • Haz un seguimiento a tiempo real del consumo de recursos y tiempo de cada proyecto. ¿Te suena el Valor Ganado? Se usa en la gestión profesional de proyectos. Esta herramienta, Sinnaps, simplifica sus fórmulas para decirte si vas a terminar el proyecto en plazo y con el presupuesto estimado (o no…). En este ejemplo, encontramos un proyecto que está gastando menos de lo planificado según el momento en el que nos encontramos. ¡Tenemos un valor ganado del proyecto de 3.545 euros! No está mal… 😉

 

evm valor ganado

Gracias a esta última solución podrás llevar un mejor control de los gastos de una empresa, pero también hacer un seguimiento más eficaz de lo que realmente se está ejecutando en los proyectos.

 

Seguimiento de tareas desde el móvil

 

Estés donde estés, así como independientemente de donde trabajen tus colaboradores, todo el mundo podrá hacer un seguimiento de tareas a tiempo real desde la app móvil. Una herramienta de gestión que no tenga una aplicación móvil, no soluciona los problemas de la actual gestión de proyectos. Por eso, es clave que puedas hacer esto desde tu app:

 

  • Validar actividad e imputar horas trabajadas
  • Comunicarte con tu equipo de manera organizada
  • Trabajar con subtareas
  • Mantenerse actualizado con todos los cambios

 

Descargar Sinnaps ahora

 

Artículos recientes

Escribe un comentario