La asignación de tareas en un proyecto es el reparto de trabajo en el equipo. Hacerlo de manera sencilla y efectiva puede distar mucho si no se tienen en cuenta ciertos aspectos que logran que un plan de proyecto sea realista.

Una adecuada asignación de tareas en una empresa no tiene por qué variar si gestionamos nuestros proyectos de manera online u off-line. De hecho, siempre deberíamos poder acceder a nuestra asignación de tareas desde cualquier dispositivo. Sin embargo, no sólo para facilitar el acceso a las planificaciones de nuestros proyectos, sino porque la herramienta de gestión nos dará una previsión más exacta del estado del proyecto.

Al final, la figura del Project Manager pasa a analizar datos para hacer una asignación de tareas más efectiva, sabiendo lo que sucederá a lo largo del proyecto . Según Gartner, un 80 por ciento del trabajo actual del gestor de proyectos se va a eliminar para 2030, siendo la inteligencia artificial la base de su función.

Así pues, vamos a ver cómo aplicar un método de asignación de tareas inteligente, mientras analizamos e interpretamos los datos que herramientas de gestión de proyectos nos ofrecen. El propósito será preparar planes de proyecto realistas, que impulsará la productividad de tu equipo.

 

trucos del trabajo en equipo

 

¿Cómo hacer una asignación de tareas realista a los recursos disponibles?

 

Si gestionas un equipo complejo, donde existen muchas actividades que dependen del trabajo de muchos interesados, la asignación de tareas en una empresa puede resultar un terrible caos. Y más sabiendo que los proyectos poseen vida propia, pues a lo largo de su ejecución se va modificando su plan de actividades, tantas veces como los contratiempos permitan.

Así pues, ¿cómo realizar desde el principio un reparto de tareas equitativo pero también fiel a los recursos que disponemos? Existen dos herramientas online que analizan tu planificación para ofrecerte la mejor solución. Ambas, las podemos encontrar en gestor de proyectos que interpretan los datos de los mismos, para facilitar y simplificar su gestión.

 

Gráfica de recursos mientras planificamos

 

Al mismo tiempo que planificamos las actividades, damos una asignación de tareas al equipo. Este reparto de responsabilidades se puede realizar sabiendo en todo momento en qué actividades está involucrado una determinada persona. Una solución que nos la da gráficas como esta:

 

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¿Qué información nos da este tipo de gráficas en la asignación de tareas en el trabajo?

  • Si una persona está disponible para una actividad dentro de ese proyecto
  • Cómo de disponible está esa persona o cuánta carga de trabajo tiene para un periodo concreto
  • En qué actividades se está usando o está planificado el trabajo de una persona
  • El trabajo acumulado en el proyecto de una determinada persona
  • El trabajo que realmente ha ejecutado una determina persona del equipo

 

Además, si cambiamos el plan durante la ejecución del mismo, al activar la gráfica en el propio cronograma de actividades, esta información la vamos obteniendo a la par.

 

Asignación de tareas controlando la carga de trabajo en todos los proyectos

 

Si gestionamos equipos donde tenemos personas que trabajan en otros proyectos, se complica la tarea de saber exactamente su disponibilidad. Por hacer un control de tareas adecuado, conviene hacer un seguimiento también del trabajo que estos realizan en los demás proyectos. Y, ¿cómo lo conseguimos? Gracias al panel de de control de carga de trabajo dentro de nuestro portfolio de proyectos.

 

¿Qué información nos da este tipo de paneles sobre la carga de trabajo del equipo?

  • La disponibilidad de cada persona
  • Los proyectos nuestros en los que está involucrado cada miembro
  • Las horas planificadas del trabajo de esa persona cada día, en cada proyecto y en total
  • Las horas gastadas de trabajo de una persona cada día, en cada proyecto y en total
  • El porcentaje de trabajo planificado y gastado de cada persona

 

planeación agregada

 

Estas herramientas, normalmente, tienen que tener una referencia temporal. Por eso, cuando calculan en porcentaje lo suelen hacer con la  base de 8 horas diarias, que sería el 100 por cien.

 

 

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8 pasos para asignar tareas en un proyecto

 

Teniendo en cuenta las herramientas que podemos usar para hacer una asignación de tareas en proyectos más exacta, es momento se saber cómo hacerla.

Aunque puede ser un proceso circular pues cambiarás tu planificación tantas veces como necesites, puedes partir de un primer paso que será celebrar una reunión Kick-Off. ¿Cómo hacer una asignación de tareas en el trabajo?

 

Paso 1: Reunión Kick-Off

 

Como Project Manager, antes de planificar las actividades, debemos identificarlas. ¿Cómo lo hacemos? A través de una reunión de arranque con el equipo o reunión de Kick-Off. En ella, expondremos objetivos de proyecto, fases del mismo pero sin entrar en detalles. Y será una oportunidad para recoger toda la información que necesitemos para poner en marcha el proyecto.

Preguntaremos a los especialistas, qué actividades necesitamos para iniciar. Tras esta reunión, podemos hacer reuniones específicas para negociar con ellos duración de actividades e ir realizando el primer cronograma del proyecto. Te puedes apoyar con este cronograma plantilla en Excel.

 

Paso 2: Planifica las actividades

 

Durante el proceso de planeación empezamos a planificar las actividades, según los tiempos y las dependencias de cada una. En esas reuniones o negociaciones individuales, trataremos de averiguar también si para realizar una determinada actividad, necesitamos el entregable de otra. Y así, después podremos comprobar disponibilidades del equipo. E incluso, si tenemos el equipo necesario o si podemos terminar el proyecto en el plazo estimado.

Si quieres saber más sobre cómo planificar tus proyectos de una manera realista, te recomiendo este curso de Gestión de Proyectos. Uno de sus temas habla precisamente de esto.

 

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Paso 3: Comprueba la disponibilidad de cada persona

 

La disponibilidad la sabemos por el panel de cargas de trabajo, para ver la disponibilidad total de una persona, o en la gráfica de recursos, para ver la disponibilidad de una persona en ese proyecto.

 

Paso 4: Asigna un responsable de actividad

 

Al mismo tiempo que vamos planificando las actividades, con su duración y tiempos, vamos asignado responsables a las mismas. De esta manera, estamos realizando la asignación de tareas correspondiente.

 

Paso 5: Comprueba la carga de trabajo

 

Una vez hemos asignado las tareas al equipo, es momento de comprobar la carga de trabajo total que tiene cada persona. De esta manera, podremos hacer pequeños cambios hasta compensar esta carga y por tanto, hacer nuestra planificación más realista. Durante este proceso de ajustes, pueden que salgan modificaciones que incluso pongan a prueba la viabilidad del proyecto por no cumplir presupuesto o tiempos. De ahí, la importancia de hacerlo lo más realista posible, a través de toda la información que podemos recopilar en un inicio de proyecto.

 

Paso 6: Descompón las actividades en sub-tareas

 

Durante la reunión con los especialistas de cada actividad, también obtenemos la información precisa para descomponer esa actividad en sub-tareas. ¿Qué tareas debemos hacer para completar esa actividad? Esto nos lo puede dar el responsable de esa actividad.

 

Paso 7: Asigna esas sub-tareas a cada persona

 

Durante estos ajustes y comprobaciones de disponibilidades y cargas de trabajo, podemos ir asignado el trabajo de subtareas al equipo. Una vez el equipo vaya validando cada subtarea, el responsable de la actividad validará la misma. Así vamos controlando el estado de las tareas en todo momento, a tiempo real.

 

Paso 8: Realiza modificaciones y vuelve, si es preciso a la reunión Kick-Off

 

Durante la ejecución del proyecto, es normal que salgan imprevisto y contratiempos. Incluso, debería ser así siempre. Pues los proyectos están vivos y evolucionan continuamente. Así consiste una gestión ágil, adaptarnos a los continuos cambios para conseguir un resultado de máxima calidad y según los requerimientos del cliente.

Por eso, este proceso de asignación de tareas es circular. Hacemos cambios y ajustamos las asignación a las diferentes casuísticas, pero siempre comprobando disponibilidades y cargas de trabajo.

 

Todos estos pasos puedes hacerlo fácilmente, con herramientas online de gestión de proyectos colaborativos, como Sinnaps. Así podrás mantener a todos informados de qué tienen que hacer y cuándo hacerlo.

 

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