Un cronograma de actividades online es una herramienta para simplificar y visualizar la planificación y gestión del trabajo. Su propósito es ser lo más productivos posible y plasmar un plan de acción para ponerlo en marcha de manera efectiva.

Y es que sólo un 2,5% de los proyectos se terminan cumpliendo la estimación inicial y sólo la mitad de los proyectos (51%) se terminan a tiempo, según el Project Management Institute (PMI). De ahí la necesidad de cada vez más empresas por gestionar el trabajo de su equipo de manera profesional y atendiendo a los continuos cambios que sufren cada día sus proyectos.

Con el fin de estar dentro de este porcentaje de éxito puedes trabajar con cronogramas de actividades online como los que proporcionan herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps.

Muchas empresas utilizan software potentes para coordinar equipos de trabajo y hacer, de la manera más fácil pero completa, un cronograma de actividades online. Gracias a la revolución de las actuales herramientas online de gestión para planificar que estamos viviendo en los últimos años, podemos dedicarnos a ejecutar e innovar, más que a planificar y re-calcular rutas por nosotros mismos. Estas herramientas nos ayudarán a saber cómo hacer un proyecto.

 

Cronograma de actividades: ejemplo diferentes

 

Así es un cronograma de tareas y recursos basado en la gráfica de Gantt, entre los más utilizados por la mayoría de equipos. Los cronogramas de actividades en Gantt nos permiten detectar actividades críticas de nuestra planificación.

 

cronograma de actividades online

 

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Y esto es un cronograma de actividades menos intuitivo…

 

cronograma de actividades online

 

Si no te convence ninguna aplicación, también puedes descargar y editar tu propio planeador mensual. Muchos jefes de equipos son los que trabajan con estas herramientas online y comparten su contenido una vez las han descargado en Excel.

 

 

¿Cómo leer (bien) un cronograma de actividades online actual?

 

El cronograma de un proyecto está formado por un calendario de actividades. Las duraciones y las relaciones entre las tareas dan lugar a rutas de trabajo optimizadas. Herramientas online de gestión de proyectos como Sinnaps prioriza entre las actividades más importantes o críticas para ejecutarlas cuanto antes y terminar en plazo nuestros proyectos.

Cada día, entramos en el cronograma de actividades online y vamos a la fecha de hoy. Empezamos a trabajar realizando las actividades de arriba hacia abajo. ¿Por qué? El planificador online sitúa en la parte superior el camino crítico del proyecto. Es importante hacer estas actividades porque hasta que no se terminen, no podremos dar comienzo a otras posteriores.

 

 

Así funcionan las relaciones entre las tareas. Y gracias a ellas, herramientas como Sinnaps calculan la mejor ruta de trabajo para ser lo más productivo posible. En este vídeo de 2 minutos y medio te contamos cómo cumplir con tus plazos según el camino crítico de tu planificación.

 

 

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Si tienes actividades sin relaciones o prefieres situarlas en una fecha fija, adelante. También podrás planificar actividades en fecha determinadas. Un ejemplo de ello, que siempre solemos recomendar, es planificar hitos en días concretos. Los hitos son reuniones de evaluación del proyecto, pero sobre todo de toma de decisiones. ¿Seguimos hacia adelante? ¿Mejoramos esta área? ¿Conviene eliminar parte del trabajo? Son clave en toda gestión de proyectos profesional.

 

 Ventajas de trabajar con un cronograma de tareas y recursos online

 

En la actualidad, ya podemos trabajar con cronogramas que nos permiten una planificación flexible de nuestro trabajo. Algo que no ocurría con gráficas de Gantt clásicas, en las que era todo un mundo mover actividades ya planificadas previamente.

Sin embargo, técnicas basadas en PERT y CPM, además del Modo de pruebas de Sinnaps, nos ayudan gestionar mejor la incertidumbre del proyecto. Esto quiere decir, que si durante la ejecución del proyecto necesitamos mover una actividad, su duración o fecha, la app nos re-calculará de nuevo la mejor ruta a seguir. Como si de un GPS se tratara.

Lo mejor de todo, es que podemos guardar este borrador, si aún no estamos seguros de implementarlo oficialmente. ¿Qué conseguimos con esto? Saber cómo afectan esos cambios antes de que ocurran y estar preparados para los posibles riesgos de última hora.

Este es el modo de pruebas de Sinnaps, el auténtico laboratorio de pruebas de los Directores de Proyecto:

 

cronograma de actividades online

 

Ahora que conoces la ‘trastatienda’ del Project Manager, es momento de que sepas todo lo que puedes ganar al trabajar con un cronograma de actividades de una empresa, desde Sinnaps.

  • Rutas de trabajo optimizadas
  • Sabemos la fecha de fin del proyecto
  • Compensación del consumo de recursos
  • Informes automatizados
  • Instrumento de comunicación para nuestras reuniones
  • Gestión de riesgos con planificaciones flexibles
  • Gestión eficaz de la incertidumbre
  • Seguimiento, control y evaluación del trabajo
  • Coordinación de equipos de trabajo colaborativos

 

A continuación, te contamos cómo realizar un cronograma de actividades de un proyecto de la manera más fácil. El objetivo será planificar las tareas y generar una ruta de trabajo optimizada, aprovechando cada recurso disponible para terminar a tiempo y bajo presupuesto. Se trata de un instrumento básico para la planificación de proyectos profesionales.

 

¿Cómo hacer un cronograma de actividades?

 

Si quieres saber cómo se elabora un cronograma de actividades de un proyecto, sólo tienes que seguir una serie de pasos. Por ejemplo, con Sinnaps, en diez minutos obtendrás un cronograma de actividades online básico.

  1. Objetivo principal del proyecto. ¿Qué queremos obtener cuando terminemos el trabajo? A partir de ahí, hacia atrás empezaremos a planificar.

Nosotros recomendamos esta, pero la dirección en la que quieres hacer tu cronograma depende de tu manera de trabajar. Puedes hacer de principio a fin también.

  1. ¿Qué entregables necesito para conseguir el objetivo final, producto o servicio? Para obtener una respuesta a esta pregunta, es importante que inicies una feedback adecuado con tu equipo.

Convoca una primera reunión cuanto antes y comienza a generar preguntas sin respuesta, para investigar. Tus colaboradores te darán la clave. Tú eres expertos en planificar y organizar el trabajo pero ellos sabes qué necesitamos para ejecutar cada una de las actividades.

  1. Selecciona el lenguaje con el que comunicarte con tu equipo a través del cronograma de actividades online. Utiliza frases cortas y directas en las tareas, sub-tareas, descripciones, etc. Se trata de ser lo más eficaz posible, y esto conlleva simplificar todo.
  2. Divide en bloques el trabajo y programa un hito al final de cada bloque. Estos hitos o reuniones de toma de decisiones importantes, serán el comienzo de las soluciones consensuadas.
  3. ¡Empieza a añadir actividades en tu cronograma online! Trabaja con apps intuitivas. Arrastra las actividades, suéltalas en el día que quieras, o dale las relaciones con otras actividades, sólo con dar a un botón en el propio cronograma.
  4. Vincula actividades. Si para empezar una actividad necesitas terminar otra, vincúlalas. Aquí te explicamos cómo hacer para ir más rápido.
  5. Comparte y asigna responsabilidades. Añade a tus colaboradores, para que empiecen a ver plasmado el trabajo de los próximos días. Así, irán con algo tangible a la reunión de arranque. El sistema de mensajería instantánea dentro de la propia app, ayudará a todo el equipo a mantener una comunicación directa, aclarar dudas y hacer sugerencias eficaces.

¡Ya tienes tu cronograma online! Recuerda que puedes personalizar tu planificación, añadiendo color a las actividades, por ejemplo, de un mismo bloque o que pertenecen a una determinada temática.

Como ves, la elaboración de un cronograma de actividades de un proyecto puede ser así de fácil. No hace falta que te compliques la vida, haciendo tablas o re-calculando rutas. La tecnología y automatización están para simplificar nuestro trabajo. ¡Usémoslas! 😉

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