La planificación de proyectos es una estimación de lo que vamos a necesitar.

 

Planificación de proyectos

 

 

La planificación de proyectos es la programación y estimación del orden de prioridades de las actividades necesarias para alcanzar unos objetivos. Y es que, planificar es estimar técnicamente lo que va a suceder en los próximos días, semanas, meses o años.

Desde nuestros ancestros, la planificación siempre ha estado presente en la evolución del ser humano. Necesitamos una organización para crear, desarrollarnos y dar pasos hacia delante. De ahí, la importancia de la planeación estratégica de una empresa. Es necesario establecer una ruta a seguir para alcanzar un objetivo concreto.

Te recomendamos: Plan estratégico de una empresa y cómo gestionar a los interesados de tu proyectos.

 

 

Lo que tener en cuenta al planificar proyectos

 

La especialización en gerencia de proyectos, se basa principalmente en la elaboración de una planificación estratégica de una empresa, siempre y cuando tenga en cuenta una serie de elementos clave.

 

Actividades críticas o camino crítico

Dependencias entre actividades

Recursos necesarios y disponibles

Consumo equilibrado de recursos

Costes planificados y gastos reales

Plazos fijos

Trabajo en equipo

Incertidumbre, riesgos y simulaciones de proyecto

Contratiempos y actividades comodín

Relaciones con las personas que participan en el proyecto

Lecciones aprendidas y procesos guardados

 

Objetivos de la planificación de proyectos

 

Sin embargo, ¿qué conseguimos realmente con la planificación de proyectos? Estas son algunas razones que explican por sí mismas, la importancia de la planeación estratégica en una empresa.

— Gestión de riesgos

Productividad y efectividad

Control y seguimiento de resultados y trabajo diario

— Decisiones rápidas y competitividad empresarial

Resultados enfocados al cliente o dueño del proyecto

— Mejora continua de los procesos de producción basados en planificación anteriores exitosas.

— Bienestar y satisfacción del equipo de trabajo. No olvidemos que realizar una adecuada planificación de proyectos también mira por el bien del clima laboral y la satisfacción de que casa persona está realizando un trabajo pertinente en el proyecto.

 

 

Etapas de la planeación

 

1/ Situación actual, objetivos principaples y generales a alcanzar con el proyecto cerrado

2/ Reunión de arranque y establecer un plan de acción

3/ Borrador y reunión con responsables

4/ Plan de actividades. Te recomendamos el artículo: ¿cómo hacer un plan de actividades?

5/ Asignación de tareas al equipo de trabajo

6/ Asignación de recursos y enfoque realista

7/ Ejecución

8/ Estrategia de comunicación, revisiones, hitos y seguimiento del proyecto

9/ Cierre proyecto, reunión equipo y lecciones aprendidas en la planificación. ¿La convertimos en un proceso para re-utilizarlo más adelante o no?

 

 

¿Cómo hacer una planificación de un proyecto de manera productiva y flexible?

 

En la actualidad y según las necesidades del proyecto, se suelen seguir planificaciones ágiles. Es decir, la planificación de proyectos a través de técnicas que permitan una ejecución flexible de las actividades. No se estima para más de una semana, sino que se va planificando en función de los requerimientos versátiles de los clientes o de los propios acontecimientos. Esto sucede, sobre todo, en el mundo del software, en el que es imprescindible planear de manera flexible.

Las apps actuales de gestión de proyectos, te ayudan a adaptar tu planificación a las necesidades actuales. Te recomendamos este artículo sobre Cómo planificar con Sinnaps para darle la flexibilidad que requieren tus proyectos hoy en día.

 

Ventajas de planificar con el proyecto ya en marcha

 

— Revisiones constantes

— Respuestas eficaces

— Gestión de la incertidumbre

— Reducción del tiempo de respuesta a los imprevistos

— Resultados orientados a las necesidades del proyecto/cliente

 

Planificación de proyectos basada en técnicas predictivas

 

Aún hay muchos sectores de actividad que necesitan ejecutar sus proyectos en base a técnicas predictivas. La construcción de un puente requiere de una mayor previsión a largo plazo, por lo que la etapa de planificación de proyectos, es clave para el resultado final. Es el momento en el que se toman las decisiones más importantes, cuando se pueden modificar las actividades, añadir los recursos o valorar presupuestos.

Durante esta fase inicial, se analiza el proyecto que nos presentan o presentamos nosotros mismos.  Estudiamos el grado de viabilidad después de realizar un diagnóstico de proyecto detallado. Así como se realizan planes de empresa para describir las estrategias y los recursos para objetivos futuros, el diagnóstico de proyecto en la etapa de planeamiento de proyectos, es la base para empezar a planificar.

Después de estudiar la viabilidad del proyecto, definir unos objetivos e identificar los recursos necesarios, pasamos a diseñar un plan de trabajo. En él, se determinan las fechas, los plazos de ejecución y el reparto de responsabilidades. Es lo que propiamente se conoce como planificación de proyectos. Se trata de la hoja de ruta de un proyecto.

 

Planificación de proyectos predictiva y ágil, al mismo tiempo

 

Al planificar, debemos respetar los márgenes que permitan un trabajo posterior flexible y más en sectores no tolerantes a los imprevistos de última hora.

Debemos tener en cuenta, que cuando planificamos no estamos sentenciando necesariamente lo que va a suceder. Recuerda que un proyecto siempre tiene vida, sino varía durante su ejecución es que está muerto. Así lo explicó el CEO y fundador de Sinnaps, Richard Balet, durante una entrevista para Más Que Negocio. Además, descubre cómo se comporta tu proyecto cuando tú no estás.

Afortunadamente, existe en el mercado una amplia variedad de herramientas para planificar proyectos. Sin embargo, debemos hacer la distinción entre planificar y gestionar tareas, y planificar y gestión proyectos. Porque hay aplicaciones para los dos tipos de planificación: trabajos sencillos, del día a día y proyectos más complejos que no sólo te ayudan a gestionar costes sino que te asesoran para priorizar mejor y tomar decisiones eficaces. En este último caso, se enmarca la aplicación Sinnaps, con la que todo tu equipo puede trabajar gratis. En concreto, esta herramienta propone rutas de trabajo óptimas, acordes con las necesidades de tus proyectos.

Y es que al final, planificar proyectos es fijar prioridades. Saber lo que hacer, cuándo hacer y con qué recursos mínimos llevar a la práctica un objetivo principal. Todo ello, representado en gráficas actuales basadas en el clásico diagrama de Gantt.

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  • […] optimizada nos lleva a desperdiciar el tiempo con tiempos de espera superfluos. Hacer una planificación de proyectos flexible y realista, te ayudará a combatir estos […]

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