Un buen planificador y organizador, semanal o mensual, es una herramienta que nos ayuda a cumplir con nuestro plazos utilizando los mínimos recursos posibles. Gracias a una gestión adecuada, podremos realizar un trabajo eficiente. Y esto nos lo permite precisamente aplicaciones especializadas para ayudarnos a organizar y planificar nuestras tareas diarias.

¿Cuánto tiempo podemos invertir cada día en planificar, replanificar, organizar, priorizar y gestionar todo los recursos que tenemos en la cabeza? Afortunadamente, existes planificadores y organizadores especializados, que nos simplifican y nos mejoran esta laborar tan tediosa.

Si te estás decidiendo por una herramienta capaz de planificar y organizar tu trabajo de la manera más intuitiva y completa posible, a continuación, describimos los elementos necesarios en un planificador y organizador, tanto semanal como mensual. También hablaremos de lo puedes encontrar en herramientas innovadoras y colaborativas. Y destacamos una de las más eficientes en el mercado, nos encontramos con Sinnaps. Una aplicación gratuita capaz de priorizar nuestro trabajo, al mismo tiempo que predice posibles desviaciones, caminos críticos o cuellos de botella en nuestra planificación. Y lo hace de la manera más intuitiva, fácil y rápida.

 

¿Qué encontramos en un planificador semanal y un planificador mensual efectivos?

 

Lo hemos hecho todos. ¿Cuántas veces hemos probado y testeado numeras aplicaciones de gestión? Al final , la llenamos de datos y no logramos implantarla en nuestro hábito diario. Bien, porque es complicada de usar, porque no responde a nuestras necesidades reales, porque no es útil, usable ni accesible, o porque simplemente empleamos más tiempo en planificar que en pasar a la acción.

Aquí de lo que se trata es precisamente eso: invertir el mínimo tiempo posible en gestionar para ejecutar las actividades y poder disfrutar de más tiempo de calidad para nosotros. Así pues, ¿qué es importante saber cuando nos decantamos por un planificador, en este caso semanal?

  • Un planificador debe tener un calendario por semanas y por meses. Parece obvio, sin embargo, en la actualidad aún encontramos numerosas y populares aplicaciones que no tienen un calendario. Sino que son meras listas de tareas.
  • El camino crítico de nuestro trabajo. Es decir, todas las actividad que tienen prioridad sobre las demás porque sin ellas, no podemos cumplir con los plazos. Tu aplicación te debería permitir crear dependencia entre actividades. Hasta que no termine una actividad, no puede empezar otra. Y necesitamos estas dos para poder cumplir con la última actividad, fijada en una fecha o un plazo determinado. Pues bien, en función de esto, Sinnaps te sitúa estas actividades las primeras para que las tengas en cuenta durante toda tu ruta de trabajo. Este es el camino crítico. Gracias al cual no perderemos nunca nuestro objetivo final. Así funciona la analítica predictiva en la gestión de proyectos profesionales.

 

  • Planificación intuitiva. ¿Qué quiere decir esto? Tan simple como que nuestra aplicación no nos tiene que hacer pensar. Intuitivamente vamos añadiendo actividades, formando equipo, planificando recursos, etc. Todo de una manera natural, adaptada a nosotros y no que seamos nosotros los que nos adaptemos a la aplicación. Esto, precisamente, se ve muy bien en Sinnaps.

 

Ejemplo de lo que SÍ es intuitivo

 

 

  • Permite una planificación flexible. Muchas veces necesitamos planificar por semanas. No sabemos lo que sucederá o lo que tendremos que hacer en dos semanas, por lo que vamos organizando el trabajo a corto plazo, sin olvidar una estrategia global a largo plazo. Nuestra aplicación nos debe dejar re-planificar las veces que necesitemos. Sinnaps por ejemplo, nos re-calcula automáticamente la mejor ruta según vamos realizando cambios, así como los nuevos caminos críticos si lo hubiese. De esta manera, seremos mucho más productivos y nos adaptaremos mejor a los requerimientos del cliente.

 

¿Qué es el camino crítico y cómo cumplir con los plazos?

 

 

  • Fomenta el trabajo colaborativo. Si estos cambios no se visualizan o comunican bien, si el equipo no puede permanecer actualizado constantemente de lo que va sucediendo en el proyecto, de nada sirve que modifique el plan. Comparte tu planificación con tu equipo, gestiona unos permisos para que cada uno acceda a la información que tú consideres, como por ejemplo los costes.

En la actualidad, los proyectos más innovadores y colaborativos, permite compartir la planificación con el cliente o proveedores a medida que se van ejecutando las actividades. De esta manera, gestionaremos mucho mejor los contratiempos, y permitiremos realizar cambios a tiempo. Al igual que cuando se construye una casa, el propietario puede ir viendo cómo se está haciendo, los proyectos de cualquier tipo deben permitir esta transparencia.

  • Gestión y control constante de los costes. Todos los proyectos tienen sus costes. Si llevamos un seguimiento al instante de los costes del proyecto, los contratiempos se reducirán y capearemos mejor los posibles riesgos. La evaluación de todo tipo de proyectos debe ser parte de nuestro día a día. Y esto sólo lo podemos lograr con herramientas capaces de medir el rendimiento de nuestro trabajo en el momento. Así, sólo con acceder al panel de control veremos cómo marcha todo y podremos seguir ejecutando actividades sabiendo que el presupuesto y el ritmo de trabajo están bajo control.

 

Panel de control eficaz gracias a técnicas de Valor Ganado

Tu herramienta te debe asesorar sobre el funcionamiento del proyecto

 

 

valor ganado

 

  • Permite una mejora continua de nuestras planificaciones. Guarda las planificaciones que hayan terminado con resultados exitosos, sobre todo, si trabajas normalmente en proyectos similares. Ahorrarás tiempo y serás cada vez más eficaz.
  • Dispone de un apartado en el que testear cambios, hacer pruebas y ver cómo afectaría por ejemplo que un proveedor no cumpla con su pedido, en toda la planificación. Así nos antepondremos a los contratiempos antes de que sucedan. Tú decides si implementas o no la planificación guardada en el Modo de pruebas de Sinnaps.

 

 

  • Planifica sabiendo compensar el consumo de tus recursos. Esto te permitirá hacer planificaciones realistas a tus recursos disponibles. Afortunadamente, otra de las innovaciones que vemos en aplicaciones como Sinnaps, es la gráfica de consumo de recursos, que nos va diciendo cómo estamos planificando o consumiendo el recursos que necesitemos ver, a medida que vamos planificando. Así, podremos hacer cambios más orientados a unas necesidades reales.

 

Planifica de manera realista en unos minutos

 

¿Cuándo utilizar un organizador semanal o un organizador mensual?

 

Predicción de posibles riesgos, planificaciones flexibles, rutas optimizadas, aplicación intuitiva y de fácil uso, trabajo en equipo, etc. Todas estas características ya las podemos encontrar en herramientas gratuitas y muy accesibles a cualquier tipo de empresa. Ahora bien, si estás empezando un nuevo proyecto y no sabes qué tipo de planificación llevar a cabo, vamos a ver cuándo es mejor organizar tus actividades: semanalmente o mensualmente.

Si nunca te has enfrentado a la planificación de un nuevo negocio, por ejemplo, puedes planificar tus objetivos globales mensualmente e ir descomponiendo el trabajo semanalmente. La propia aplicación de gestión te debe permitir hacer una organización semanal, al mismo tiempo que una planificación mensual. Así serás más ágil, flexible y gestionarás mejor los contratiempos sin perder de vista los objetivos principales. Sinnaps es un ejemplo de organizador semanas y organizador mensual al mismo tiempo.

De esta manera, predice a la vez que permite aplicar técnicas de gestión ágil. Normalmente, muchas herramientas o eran ágiles o predictivas. Ahora, nace una innovadora manera de planificar gracias a técnicas combinadas.

 

 

Otro ejemplo: gestionas una empresa con distintos departamentos. Puedes relacionar proyectos completos a actividades concretas de otro proyecto. Como administrador de tu negocio, planificas un proyectos con actividades que corresponden con las distintas secciones de tu empresa. Cada sección tiene su propio proyecto. Vincula esos proyectos a las actividades/secciones de tu proyecto general de tu empresa.

Todo lo que se modifique (coste, tiempo, etc.) de los proyectos por departamentos, se cambiará automáticamente en tu proyecto. Estarás al tanto y controlarás todo lo que pase en tu empresa. De esta manera, organizar el trabajo de cada departamento, por ejemplo, semanalmente y mensualmente vas revisando en tu proyecto general los cambios que se han realizado.

 

Convertir una actividad en un proyecto

 

Estas son algunas de las consideración más importantes que necesitamos saber antes de seleccionar una aplicaciones de gestión. Se acabó el estar probando varias para terminar tal y como habíamos empezado. Una buena herramienta debería ser capaz de simplificarte el trabajo, de ayudarte y de ponértelo fácil. Piensa en tu propia estrategia de tu negocio, en mejorar tu producto o en qué mercados invertir. Y deja en manos de aplicaciones inteligentes que utilizan la analítica de datos para priorizarte y planificarte lo que cada día debes ir haciendo.

 

planificador semanal

 

¿No sabes por dónde empezar? ¿Cómo gestionas tú el trabajo? Alguna cosa que nos hayamos olvidado mencionar. ¡No te cortes, y danos tu opinión! Pregunta lo que quieras sobre la importancia y el uso de un planificador y organizador, semanal o mensual, y te contestaremos 😉

 

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Comentarios
  • Romina
    Responder

    Me llevé una sorpresa al consultar esta información porque inicié mi búsqueda pensando en un organizador personal y mi sorpresa fue que también hay organizadores empresariales y que también pueden funcionar como gestores de objetivos departamentales. Gracias por la información. Saludos.

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