Puede resultar fácil a primera vista, pero hacer un plan de trabajo a veces es más complicado de lo que parece. Cuando nos enfrentamos a un equipo con distintas responsabilidades, así como unos recursos limitados y unos plazos de entrega, elaborar un plan de trabajo optimizado no es tan sencillo.

A continuación, vamos a ver unos pasos fáciles de aplicar para todo el equipo, utilizando los últimos trucos de optmización.

 

hacer un plan de trabajo

 

Hacer un plan de proyecto basado en proyectos

 

Existen unos pasos que van bien para todo tipo de proyectos. Pues los proyectos, independientemente del sector al que pertenezca,  tiene unos puntos en común:

  • Es único, el resultado que se consigue una vez finalizado suele ser diferente siempre. Pues no es un proceso, sino un proyecto.
  • Suelte tener unos recursos limitados, tanto tiempo como materiales y relacionados con el esfuerzo del trabajo del equipo.
  • Tienen una fecha de inicio y de final.
  • Disponen de unos requerimientos definidos para ese proyecto específicamente.

Entendiendo esto, podemos empezar hacer un plan de trabajo basado en proyectos.

 

¿Qué método escoger para hacer un plan de trabajo?

 

Es de las primeras cosas que tendremos que tener en cuenta para empezar a hacer un proyecto de trabajo. Existen varios tipos de metodologías. Están las tradicionales o predictivas, en las que tendremos que tener toda la información necesaria desde el principio antes de elaborar un proyecto de trabajo. Luego tenemos las ágiles, con las que vamos planificando el trabajo a medida que sabemos obteniendo nuevos requerimientos y características del resultado del proyecto.  Y, últimamente, cada vez más empresas utilizan métodos combinados. Es decir, utilizan lo mejor de las tradicionales y de las ágiles para predecir lo que ocurrirá durante la ejecución del proyecto, al mismo tiempo que damos flexibilidad.

Por tanto, tenemos:

  • Métodos predictivos o tradicionales
  • Métodos ágiles
  • Método combinado

Los siguientes 8 pasos para hacer un plan de trabajo, están centrados en la metodología combinada. Pues desde Sinnaps, creemos que es la que mejor se adapta a una planificación flexible a los posibles cambios, a la vez que detectamos momentos críticos de nuestro plan de trabajo.

 

8 pasos para hacer un plan de trabajo

 

Así pues, para hacer un plan de trabajo, teniendo en cuenta las necesidades que vamos a tener, recomendamos seguir estos pasos.

 

1/ Define objetivos y reunión de arranque

Define bien los objetivos del proyecto y realiza una reunión Kick-off con el equipo para compartirlos.

2/ Detecta duraciones y otras necesidades de cada fase del plan

Negocia duraciones de las fases con los responsables de cada actividad, así como otros recursos necesarios en ella.

3/ Planifica la estructura principal y a largo plazo

Momento para realizar un plan de trabajo con la estructura principal y utilizando los métodos predictivos. Es decir, detecta caminos críticos y momentos en los que vas a necesitar un mayor uso de tus recursos. Puedes empezar a usar herramientas fáciles, para hacer planes de trabajo en un calendario sencillo. Por ejemplo, así quedaría un plan en en Sinnaps.

 

gantt software

 

Lo bueno de usar este tipo de apps, es que al mismo tiempo que vamos planificando el plan de trabajo, vamos detectando actividades críticas y las vamos priorizando. Así, las primeras de cada día, son las más críticas, pues marcan el final del proyecto.

 

4/ Marca los puntos de control del plan

Hitos Marca los hitos o momentos en los que tendrás que revisar cómo va la evolución del proyecto. En estas reuniones, no miraremos la calidad de los resultados, sino analizaremos si vamos gestionando el proyecto adecuadamente.

5/ Detecta las actividades necesarias para cada fase o a corto plazo

Añade cada actividad con la información que disponemos en este inicio de proyecto. Ahora es cuando vamos a planificar a corto plazo. Es decir, la primera fase por ejemplo. Añadimos al plan las actividades que sepamos que serán necesarias. Lo normal es que dispongamos de más información de las primeras actividades del plan, pero si detectamos otras de otras fases, podemos ir planificándolas para ir prediciendo rutas críticas o posibles cuellos de botella.

6/ Crea dependencias necesarias entre las actividades

Para hacer un plan de trabajo optimizado es importante relacionar las actividades que, obviamente están relacionadas. Esto supone que habrá actividades que no podamos empezar hasta que no tengamos el entregable de otras previas. Relaciona estas actividades. Así, en herramientas como Sinnaps, podrás detectar de un vistazo qué rutas de trabajo son las más críticas.

7/ Asigna recursos a las actividades

Al incluir los recursos necesarios en cada actividad, estaremos también planificando la compensación de su consumo. En este punto aplicamos métodos predictivos, pues veremos dónde a lo largo del proyecto, necesitaremos más recursos o no. Esto implica tener controlada la disponibilidad de cada recurso, con el fin de hacer un plan de trabajo lo más realista posible.

8/ Define los parámetros que medirán el éxito de tu proyecto

Momento para empezar a medir resultados e ir optimizando la gestión a medida que vamos planificando el proyecto. Gracias a métodos ágiles, podemos ir haciendo cambios en la planificación y probando distintos escenarios para ver el impacto de los cambios en la totalidad del proyecto.

 

Estos 8 pasos nos ayudarán a hacer plan de trabajo lo más realista posible a los contratiempos y a los recursos disponibles. Así, plazos de entrega, disponibilidades y cambios a lo largo de la ejecución del proyecto, estarán reflejados en el plan. Asimismo, es importante trabajar con herramientas de gestión como Sinnaps, que nos permitan aplicar cada uno de estos pasos, pero además que impliquen al equipo y que permitan una colaboración fluida entre todos.

 

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