planificación

 

La planificación es la estimación organizada para realizar una acción. Es proactiva e induce a llevar a cabo una determinada acción. Según la RAE, se entiende por planificación al plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.

Como se puede apreciar, existen muchos tipos de planificación. Desde planificar un viaje hasta gestionar una obra de ingeniería. En la planificación organizacional es clave para que nuestros proyectos se desarrollen según una estrategia, orientada a unos resultados concretos. Y es que dentro de los objetivos de la planificación, está por encima de todos ellos, la consecución de lo planificado, materializado en el resultado conseguido. Nunca debemos perder esto de vista, cuando nos preguntemos para qué sirve la planeación. Una planificación sin una acción llevada a cabo según unos objetivos, no tiene sentido.

 

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En este post vamos a ver cuáles son los elementos de la planificación, sus etapas y objetivos, que te ayudarán a saber cómo hacer una planificación.

 

¿Cuáles son los elementos de la planificación?

 

Objetivos. Son la base para enfocar nuestra planificación a unos requisitos del proyecto. Buscamos con ellos, lograr uno resultados específicos. Los principales objetivos se suelen definir en las primeras etapas de la planificación.

Alcance. Todo aquello que necesitamos para dar por finalizado el proyecto. Todos los requisitos marcados para cerrar el proyecto. El alcance de un proyecto, se podría decir, que es el objetivo principal del mismo. Y se especifica de manera clara, medible, realista y bajo un tiempo estimado.

Responsables. Todas las personas que tienen un rol de responsable, ya sea de actividad, sub-tarea, proyecto, etc. Pueden ser personas externas, stakeholders que de alguna manera tienen  una relación de responsabilidad con el proyecto, o personas internas al equipo de ejecución. Todos ellos, deberán estar reflejados en la planificación del proyecto.

Equipo. El conjunto de personas interesada en el buen desarrollo del proyecto. Responsables de actividades o recursos, o no, constituyen una parte fundamental de los elementos de la planificación. La gestión del equipo de trabajo es, además, de las cosas más difíciles para cualquier director de proyecto.

Actividades y sub-tareas. Unidades de trabajo planificadas en el calendario, bajo una duración y fecha. Cada una de ellas, tienen unas características concretas como responsables, equipo de trabajo, recursos, relaciones entre otras actividades, sub-tareas, etc. Y cada una cuenta una historia, según lo que vaya ocurriendo en ella para su ejecución.

Prioridades. Las actividades están planificadas siguiendo una priorización concreta, ya sea por el grado de importancia o de urgencia. Además, la relación entre los entregables de las actividades también determina el orden en la ruta de trabajo.

Fechas. Para la administración del tiempo, se pueden concretar unas fechas fijas, si estamos seguros de que una determinada actividad debe comenzar en un día concreto. Cuando planifiquemos sobre un diagrama de Gantt, podremos situar las actividades de manera muy sencilla en las fechas que seleccionemos.

Relaciones entre las actividades. La priorización de las actividades, con la que finalmente obtendremos una ruta de trabajo del proyecto, también podemos establecerla a partir de las relaciones entre las tareas. Hasta que una de ellas no esté finalizada, no podremos comenzar otra. Esta dependencia entre actividades nos genera flujos optimizados de trabajo para que nuestra organización y planificación de tareas aproveche el tiempo y recursos. Muchas aplicaciones online, como Sinnaps, generan estas rutas de trabajo en nuestra planificación de manera automática.

Recursos. En toda planificación de una empresa es clave la gestión de recursos optimizada, aprovechando cada uno, para recudir nuestro coste a la mínima expresión. Todo esto, es básico plasmarlo en la planificación y llevar un riguroso control.

Riesgos. Lo mismo ocurre con los riesgos, que debemos tener ya en cuenta en las primeras etapas de la planificación. Un listado con posibles contratiempos, según nuestro tipo de proyecto.

Escenario o simulaciones de proyecto. Después de elaborar un diagnóstico de riesgos, realizaremos simulaciones de planificación teniendo en cuentas los distintos escenarios identificados. Así, minimizaremos las sorpresas y con sólo implementar estas simulaciones en la planificación, habremos hecho los cambios necesarios sabiendo de antemano su impacto sobre, por ejemplo, presupuesto del proyecto.

Metodologías. Según los tipos de planificación que mejor se ajusten a nuestros proyectos, seleccionaremos la metodología adecuada. La tendencia es seguir métodos ágiles, capaces de adaptarse a los cambios, con revisiones y re-planificaciones periódicas. Y es que cada vez es todo más complejo y versátil. Por eso, nuestra planificación de debe ser flexible, pero siempre siendo previsores del impacto de cada modificación.

Sistemas de evaluación y control. Al planificar tenemos en cuenta un sistema que nos permita evaluar y controlar el proyecto a tiempo real. De esta manera, nuestras decisiones serán rápidas y efectivas.

 

Etapas de la planificación

 

La planificación tiene en sí misma unos pasos a seguir. Después de ver qué elementos debemos tener en cuenta para realizar una planificación organizacional flexible y adaptada al mundo actual que nos rodea, es importante saber cómo hacer una planificación eficiente.

Te recomendamos seguir estas principales etapas:

  1. Estudio del alcance. Analiza todos los objetivos que quieres conseguir cuando termines el proyecto planificado.
  2. Análisis de recursos. ¿Cuál es nuestro presupuesto de proyecto? ¿Contamos con un mínimo de personas en nuestro equipo? ¿Un plazo determinado? ¿Ingresos o subvenciones? ¿Qué necesitamos?
  3. Identificación de equipo e interesados. Establece un sistema concreto de comunicación con todos ellos, y realiza una primera reunión es esta primera etapa de la planificación.
  4. Definición de actividades. ¿Qué actividades necesito para la realización del proyecto, según plazos y recursos? ¿Cuáles son las dependencias de cada actividad? Normalmente, solemos contar con el asesoramiento de una persona técnica que nos guíe para planear el proyecto.
  5. Estimación de tiempos. Duración de cada actividad, así como fechas clave o hitos del proyecto.
  6. Selección de sistemas de evaluación y control. Cuando tenemos terminado el primer plan, es clave saber cómo controlar y evaluar que se van cumpliendo plazos, presupuestos, objetivos, etc. Para ello, hay aplicaciones online como Sinnaps que disponen de métricas las cuales nos dicen si lo estamos haciendo bien o si debemos atender más a ciertas actividades, según lo planificado.

Así pues, esta fase del un proyecto es de las más importantes y presentes durante toda la ejecución del mismo. Un proyecto que esté vivo, siempre va a necesitar un plan constante, que atienda a los riesgos y los contratiempos, teniendo en cuenta el trabajo diario del equipo de trabajo, bajo unos plazos y recursos disponibles y necesarios.

 

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