Para hacer buenos planes de control de tareas en tus proyectos, es necesario que antes hagas estimaciones realistas. Parece obvio pero, en muchas ocasiones, las planificaciones no suelen aproximarse a los tiempos que una actividad tarda en ejecutarse, los recursos realmente necesarios para su finalización u otros requerimientos tan versátiles como la planificación inicial.

Por este motivo, aspectos como la comunicación continua con el equipo, así como con los responsables de cada tarea facilitan a planificar lo más realista posible nuestros proyectos. Y es que ningún plan sobrevive a la primera negociación. Se estima que sólo el 2.5% de los proyectos cumple con su planificación inicial.

 

plan de control ejemplo

 

Las herramientas de gestión de proyectos suelen permitir hacer simulaciones de escenarios y sólo las que permiten una planificación ágil, permiten al mismo tiempo hacer cambios continuos para un mayor control. Es el caso de Sinnaps.

A continuación vamos a ver cómo hacer un plan de control, con un ejemplo sencillo y fácil de entender por todo el equipo.

 

Plan de control: ejemplo fácil y aplicable a cualquier tipo de proyecto

 

Todo plan de control ha de apoyarse por un plan de proyecto competitivo, sostenible y viable. Para lo que hace falta un responsable que ayude a implementar la herramienta online de gestión del plan de trabajo. Esta aplicación ha de ser flexible y fácil de usar, pues lo importante será que ayude a todo el equipo durante el proceso de control de la empresa. De modo que antes de controlar la evolución del proyecto, debes tener listo:

  • Herramienta de planificación, control y gestión de proyectos. Fácil y completa, que permita aplicar metodologías ágiles para ir haciendo cambios necesarios durante la evaluación del trabajo.
  • Plan de comunicación, en el que incluimos reuniones para ir solucionando posibles problemas e ir planificando nuevas actividades.
  • Planificación de distintos escenarios previos al inicio del proyecto.
  • Reuniones con cada responsable de actividad para negociar plazos y requerimientos.
  • Reunión Kick-off para dar comienzo al proyecto, con todo el equipo presente.

 

 

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Así pues, una vez tenemos los siguientes elementos listos, nos disponemos a trabajar la parte de evaluación y control de la estrategia. Vamos a ver un ejemplo de plan de control de proceso, válido para cualquier tipo de proyecto y equipo de trabajo.

Por ejemplo, en el siguiente plan de control de marketing, podemos ver planificadas ciertas actividades. Cada una de ellas tiene asignadas unas personas, con unas subtareas que reparten el trabajo entre el equipo.

 

gantt software

 

Dividimos el plan de control en varias partes:

  • Gestión de actividades de control interno. Cada persona va completando una serie de tareas, asignadas en el plan de actividades.
  • Visión global de la evolución de todo el portfolio de proyectos.
  • Evaluación de la viabilidad del proyecto una vez a comenzado a desarrollarse.
  • Control en la re-planificación a través de la gráfica de compensación de recursos.
  • Evaluación periódica con informes sobre el estado del proyecto en cada comento de la consulta.
  • Aplicación de soluciones a través de simulaciones de proyectos, paralelas a la planificación del proyecto.

 

Gestión de actividades de control interno: ejemplo

Con el panel de gestión de la carga de trabajo de Sinnaps, por ejemplo, podemos ver cada uno de los miembros del equipo y el trabajo asignado que van completando cada día, en todos los proyectos en los que están involucrados.

En este caso, podemos ver el trabajo asignado a cada personas. Si sobre pasa el 100% un día, nos avisa de que superamos las 8 horas de jornada laboral, por lo que en muchas ocasiones no siempre será todo lo preciso y realista que se requiere. Durante 5 días, Jonas va a tener que trabajar más horas de lo habitual, por lo que puede que el trabajo se retrase, por ejemplo. De esta manera, podemos llevar un control de personal adecuado y basado en los objetivos alcanzados, dando visibilidad al trabajo del equipo.

 

Recursos planificados

 

plan de trabajo

 

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En este caso, cambiamos para ver los recursos gastados por la misma persona. Efectivamente, Jonas no pudo completar el 150% de trabajo planificado en los días donde vemos una sobre carga de trabajo.

 

Recursos gastados

 

plan de control ejemplo

 

Visión global de la evolución de todo el portfolio de proyectos

 

Desde un mismo panel, controla la evolución de todos tus proyecto. El porfolio de proyectos desde una visión global, es clave en este ejemplo de plan de control.

 

plan de control

 

Evaluación de la viabilidad del proyecto una vez a comenzado a desarrollarse

 

Cada proyecto tiene una evolución distinta, por ello, debemos controlar cómo se comporta, no sólo a nivel de ritmo de trabajo, sino de gasto de presupuestos hasta el momento. Este panel, basado en técnicas de Valor Ganado, nos dirá vamos a necesitar más recursos dentro del plazo que hemos planificado.

En esta caso, vemos que debíamos haber gastado el 67% del presupuesto a día de hoy, pero que hemos consumido sólo un 33.7%. Por tanto, nos indica que se está gestionando muy bien. Además, el trabajo real completado hasta la fecha (77.8%), supera el estimado para esta misma fecha (66.7%). Estas cifras, nos proporcionan un valor ganado del proyecto, que en este ejemplo es de 3545 euros.

 

evm valor ganado

 

Control en la re-planificación a través de la gráfica de compensación de recursos

 

Este ejemplo de control del proyecto, se puede hacer durante la primera planificación o durante posibles cambios que hagamos. Nos indica en qué actividades están planificados o gastados estos recursos, así como la cantidad consumida. Nos dará una visión para acercarnos de nuevo a planificar lo más realista posible el trabajo de todos.

 

alternativa a trello

 

 

Evaluación periódica con informes sobre el estado del proyecto en cada comento de la consulta.

En un buen plan de control, los informes son básicos. Así, nuestra app de gestión debe permitirnos obtener informes de proyectos y de recursos en las fechas que necesitemos.

Dentro de los informes de proyectos, podemos extender informes recursos. Aquí encontramos un ejemplo de un informe con los recursos gastados, ordenado por el nombre del recurso —en este caso, Teresa y Jonas son los que han consumido horas de trabajo, en las fechas filtradas.

De esta manera, en en el informe de recursos consumidos, podemos hacer un control de los gastos de una empresa.

 

informe de recursos

 

Además, podremos exportarlos a Excel, editarlos y compartirlos cuando queramos. Puedes descargarte este ejemplo de informe en Excel.

 

Aplicación de soluciones a través de simulaciones de proyectos

Nos muchas aplicaciones disponen de este simulador de escenarios, en el que el Project Manager podrá hacer cambios en una copia de planificación. Ningún miembro del equipo podrá ver estos cambios a menos que se implemente esta planificación en la planificación principal. En este vídeo de 1 minuto se puede ver bien de qué estamos hablando.

 

 

El control de procesos o proyectos conlleva aplicar una serie de procedimientos que nos ayudarán a cumplir con los requerimientos. Lo podemos hacer empleando una gran cantidad de tiempo o podemos utilizar funcionalidades de aplicaciones fáciles de usar, hechas a la medida de la gestión profesional de proyectos.

Este proceso de control de gestión nos ayudará, tanto a evaluar el ritmo del trabajo planificado y completado, como a llevar un control de gastos y hacer balance del presupuesto asignado desde un inicio y lo que realmente estamos consumiendo.

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