Se trata de una de los objetivos, por excelencia, para muchos Project Managers: ¿cómo hacer nuestras planificaciones más flexibles? Sólo así, podremos ajustar los cambios que podamos tener con la realidad de nuestros equipos de trabajo.
Existen varios trucos, técnicas y métodos para dar flexibilidad a tus planes más complejos. Sin ir más lejos, las metodologías ágiles permiten ir planificando nuestros proyectos a medida que vamos recogiendo especificaciones del mismo. Sin embargo, a veces debemos partir de un plan cerrado y predictivo. Por eso, hay soluciones que permiten dar flexibilidad a ese plan, a aparentemente estático.
Entre las soluciones que desde Sinnaps.com recomendamos, nos encontramos con las actividades a las que denominamos Buffer. Y es que como ocurre siempre, cada ‘maestrillo tiene su librillo’. Por eso, Richard Balet, CEO y fundador de Sinnaps, empezó a aplicar este truco para darle más flexibilidad a proyectos complejos. A continuación, vamos a ver en qué consisten y cómo aplicarlas en la planificación para que funcionen.
Índice
¿Qué son las actividades Buffer?
Las actividades Buffer, también denominadas «parachoques», permiten reservar días y recursos para poder usarlos si necesitamos hacer ampliaciones en ciertas actividades, sin molestar con cada cambio del plan al equipo. Les podemos dar el margen que necesitemos, es decir los días que queramos, así como los recursos que creamos vamos a necesitar. Digamos que es como un ‘banco de recursos’.
Antes de cada hito, recomendamos así planificar una actividad para preparar la entrega que está, obviamente, sobre-dimensionada.
Sin embargo, incluirlas en el plan nos puede resultar costoso, porque ya de por sí, las actividades que tenemos y el tiempo que disponemos antes del plazo de entrega, van ajustado a los plazos. Por eso, recomendamos negociar recursos con los responsables de las actividades.
¿Qué es eso de ‘negociar tiempo’?
Cuando creamos la primera planificación, nos reunimos con los diferentes encargados del proyecto, especialistas que nos pueden decir cuánto puede durar cada actividad y lo que necesitaremos en ella. Muchas veces, esa información es aproximada, por lo que debemos distribuir los recursos y darles el tiempo aproximado a las actividades desde el inicio con esa información.
En estas reuniones, que podríamos llamar de arranque o Kick-off, debemos negociar los recursos, tiempo y personas, teniendo en cuenta estos márgenes Buffer, intentando justificarlos al máximo. De ahí, que sea clave tener en cuentas las siguientes reglas.
4 reglas para que las actividades Buffer den flexibilidad a tus planes
Para que funcionen las actividades Buffer, es preciso cumplir unas normas:
- Las Buffer no pueden planificarse paralelamente con otras actividades.
- Siempre tienen que tener recursos sobrantes. Si esos recursos están agotados porque ya están en otras actividades, no sirven que los asignemos a las actividades Buffer.
- Se planifican al finalizar cada etapa y antes de cada hito. De esta manera, podremos usarlas a lo largo de la fase, para cualquiera de sus actividades. Con ello, llegaremos al hito, con más margen.
- Como los hitos son inamovibles, pues en ellos intervienen diferentes profesionales con agendas muy ocupadas, las buffer deben ayudar precisamente a dar esa flexibilidad a esos hitos.
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Ejemplo de actividades Buffer para dar flexibilidad al plan
En este ejemplo, realizado desde la herramienta Sinnaps.com, tenemos dos fases marcadas por dos hitos. Justo antes de los hitos, tenemos dos actividades Buffer, con dos y siete días cada una. Así, podemos darle esos días a las actividades que necesitemos de la fase correspondiente.
Al final, la labor del Project Manager está en simplificar, priorizar y medir.
Si te gustaría saber más sobre este tipo de trucos para dar más flexibilidad a tus planes, te recomendamos los cursos de Sinnaps Academy.
