Un plan de trabajo es una herramienta con la que organizar y simplificar las actividades necesarias para concretar una acción. Con este instrumento podemos planificar y gestionar todos los recursos necesarios para poder ejecutar dicho trabajo. Asimismo, un plan de trabajo nos ayuda a sistematizar toda la información generada, actuando como un excelente instrumento de comunicación.

Todas las empresas necesitan un plan de control que les permita llegar a los resultados estimados a través del diseño de una estrategia. Bajo una adecuada gestión de recursos, sabremos qué necesitamos y qué tenemos disponible para llevar a cabo nuestro plan.

Para ello, los equipos de trabajo necesitan un plan, una guía con la que conseguir lo esperado. Además, este tipo de herramienta se usa del mismo modo para toda clase de proyectos.

Un negocio es un proyecto, así como el lanzamiento de un determinado producto dentro de una gran compañía. Por ello, es de vital importancia conocer los pasos para hacer un plan de trabajo que realmente sea efectivo y usando toda la tecnología más innovadora y accesible para cualquier tipo de empresa.

En este artículo explicaremos cómo hacer un plan de trabajo para un proyecto, qué es realmente un plan de trabajo, sus ventajas y limitaciones. Y todo ello aplicado al plan de trabajo empresarial. Con el propósito de identificar las claves para aprovechar todos los recursos disponibles y optimizar al máximo el trabajo de nuestros equipos.

 

plan de trabajo

 

Plan de trabajo para un proyecto

 

Un proyecto es un conjunto de actividades con las que alcanzar un objetivo en un tiempo estimado y bajo unos requisitos concretos. Este tipo de trabajo tiene un inicio y un fin. En él, un equipo de trabajo determinado en una fecha concreta suele invertir sus esfuerzos para que todo se ejecute según los planificado. Por eso, decimos que un proyecto es algo único, en el que se realiza un proceso de planificación de tareas específicas para lograr un producto o servicio únicos.

Hay quienes aún siguen utilizando hojas de cálculo para planificar y organizar el trabajo de todos. Se trata de un grave error que lleva a las empresas a emplear más tiempo del debido y además sin eficiencia ni colaboración algunas. Las tareas no están organizadas y se pierde el control de la evolución real del proyecto. Lo que impide que se tomen decisiones a tiempo. Aquí podemos ver las razones por las que este tipo de equipos de trabajo deberían evitar un plan de trabajo en Excel.

Va siendo muy frecuente la existencia de empresas dedicadas a la producción exclusiva y especializada, dirigida e individualizada para cada cliente. Y es que la producción personalizada cada vez es más popular y apreciada por los clientes. El trabajo por proyectos es clave para poder satisfacer esta necesidad. De ahí que se siga un formato de plan de trabajo para un proyecto, tal y como veremos.

 

¿Cómo hacer un plan de trabajo?

 

Un plan de trabajo diseña un cronograma, designa a los responsables y establece metas y objetivos. De modo que antes de saber cómo hacer un proyecto de plan de trabajo, es importante tener clara la información de partida. ¿Qué queremos? ¿Cómo nos vemos en un tiempo estimado? ¿Qué necesitamos? A partir de aquí podremos empezar con diseño de un plan de trabajo adecuado realmente a nuestros objetivos principales.

 

Pasos para la elaboración de un plan de trabajo para un proyecto

A continuación, veremos cómo realizar un plan de trabajo para un proyecto y  para realizar una adecuada gestión de procesos desde el inicio.

  1. Define metas concretas e identifica el objetivo principal. ¿Por qué y para qué hacemos este plan de trabajo?
  2. Identifica las actividades principales. Existen apps especializadas en diseñar un plan de trabajo con software. Es el caso de Sinnaps que te ayudan a conocer cuáles son tus tareas críticas, con el fin de centrarse en ellas y evitar que los cuellos de botella de la ruta de trabajo hagan fracasar el proyecto.
  3. Define y asigna responsabilidades. Involucra a tu equipo de trabajo, una vez tengas planificadas las actividades en tu calendario. Así, todas las personas que participen en una actividad podrán saber qué ocurre en ella, si se asignan nuevos recursos, si un compañero comenta o adjunta información de apoyo, etc. Todo ello a tiempo real.
  4. Convoca la primera reunión con el fin de empezar el proyecto cuanto antes. A este tipo de reuniones de arranque se les denomina Kick-off, y en ellas ya hay un boceto de la planificación. El propósito será comunicarlo a todo el equipo, anotar dudas para investigar y trata de resolver en las siguientes reuniones, establecer una estrategia de comunicación y seguimiento del funcionamiento del proyecto, entre otras cosas.
  5. ¿Con qué parámetros mediremos el éxito del proyecto? Es importante saber cómo vamos a evaluar el funcionamiento del trabajo de todos. Para ello, Sinnaps por ejemplo, ofrece la posibilidad de una evaluación continua del desarrollo del proyecto basándose en las métricas del Valor Ganado, una técnica muy popular dentro de la Dirección de proyectos profesional. En este caso, se hace accesible y fácil de entender para todos. Además, estos parámetros servirán para informar de cómo va el proyecto también en las reuniones de hito, donde se tomarán decisiones tan importantes como si debemos seguir con el proyecto o no.
  6. Analiza los riesgos y dibuja los posibles escenarios de tu plan de trabajo. Con Sinnaps, los podrás guardar como simulaciones de planificación y ver cómo afectan a todo el proyecto antes de que lleguen los contratiempos. Sólo tendrás que implementarlo, si fuese necesario. Este será tu mejor plan de contingencia.
  7. Asegura que cada actividad tiene planificados los recursos necesarios. Para ello, puedes realizar pequeñas reuniones de seguimiento con cada departamento.
  8. Aprende de las lecciones. Puede sonar redundante, pero debemos extraer lecciones aprendidas de cada plan de trabajo una vez finalice el proyecto. De esta manera, haremos un plan mucho mejor la próxima vez.

Si te gustaría ver un ejemplo de plan de trabajo, puedes hacer clic aquí. Te damos las herramientas para que sea optimizado con actividades priorizadas.

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Mostrando 2 comentarios
  • Daniel Arellano Jiménez
    Responder

    La planeación es la base del éxito Quiero una cadena de restaurantes y debo planearlo

  • Oscar Luis
    Responder

    Soy nuevo usuario de éste sistema. Hasta hoy me ha parecido muy adecuado.

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