Seguro que nos hemos hecho esta pregunta multitud de veces, aplicable a muchas parcelas de la vida: casa, familia, amigos, pareja… ¿Cómo organizar el trabajo para aprovechar al máximo el tiempo? Preparamos multitud de listas de tareas que nos creemos que se harán solas por arte de magia, por estar en esa lista.

Vamos a ver cómo podemos organizar actividades para aprovechar el tiempo de la mejor manera posible. Porque todos queremos dedicar tiempo de calidad a los nuestros. Las herramientas de planificación y gestión del tiempo, nos ayudan a conseguirlo. Tal es el caso del administrador de proyectos online Sinnaps.

Así que sin más dilación y siendo conscientes de tu tiempo de lectura, veamos y leamos.

 

9 claves imprescindibles para saber cómo organizarse el trabajo

 

  • Dejar de procrastinar es cambiar de hábitos y clasificar las tareas (al instante) por importante o urgente. ¿Cuántas veces hemos repetido eso de ‘luego lo hago’? Y luego no lo haces. Es normal que todo no lo podamos hacer a la vez, de hecho la multitarea puede arruinar bastante nuestra productividad.

Por eso, lo mejor es categorizarlo por tarea importante o tarea urgente. Para este tipo de decisiones instantáneas, ten siempre a mano la matriz de Eisenhower. Un instrumento muy útil para organizarse en el trabajo.

 

Cómo organizarse en el trabajo

 

Lo peor de todo es que en el cuadrado de Hazlo Ya!! suele estar nuestro groso de actividades. Y sino, las pasamos a Agendado y planificado. Que planifiquemos de manera realista, ya es otra historia. Por eso, cada vez más empresas competitivas utilizan aplicaciones de gestión como Sinnaps que ayudan a hacer planificaciones realistas, en función de los recursos con los que contemos. A veces, ser demasiado positivos, es un error para organizarse en el trabajo.

 

¿Cómo planificar de manera realista?

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Cómo organizarse en el trabajo

 

 

  • Saber decir no. Esto está relacionado directamente con saber hasta dónde podemos abarcar y con saber delegar. Tenemos una lista interminable de actividades por hacer. ¿Cómo ha llegado a tal volumen? Pues porque la alimentamos, ni más ni menos. Vamos añadiendo cositas sin darnos cuenta de que la suma de todas ellas es insostenible.

Se puede decir ‘no’ de manera asertiva, sin perjudicar con ello el clima laboral del equipo. Si no sabemos hacerlo, las tareas que al final consigamos terminar se verán afectadas por esas otras que deberíamos habernos negado. No sólo no seremos menos productivos, sino que la calidad de los resultados de nuestro trabajo se verán perjudicados.

Después de tener nuestra matriz de tareas importantes y urgentes, nos saldrán las tareas a delegar y las que van directamente a la basura. ¿Otro compañero las puedes hacer mejor? Directamente, ¿compensa hacerlas? Esto lo debemos decidir en el momento que se nos presenten.

  • Saber delegar. La confianza en tu equipo es clave para que la máquina funcione eficientemente. Delegar tareas es comunicar a la otra persona: “tú puedes sacar esto perfectamente, ¿cómo prefieres hacerlo?” Aquí, no sólo estamos delegando trabajo, sino que nos interesa la opinión de nuestro compañero, porque es un profesional que enriquecerá el resultado. Así funciona el liderazgo compartido.

Esta fórmula funciona, por supuesto, si no sobrecargamos al equipo. Para esto, también se utilizan las herramientas de gestión, para ver hasta dónde podemos delegar tareas a nuestro equipo sin saturarlo.

  • No a la multitarea. “Mientras se guarda este proyecto, se renderiza este vídeo, o se descarga este informe, voy a terminar esta pequeña cosa”. El resultado de esto es que al final no lo terminas. Tienes abiertas multitud de pantallas en tu ordenador, y en tu cabeza. Termina y empieza, termina y empieza. Si hasta que se renderiza tal vídeo, no sabes qué hacer: prográmalo para que coincida con la hora del descanso, por ejemplo. 😉
  • Planifica actividades Buffer. Las planificaciones optimizadas, que aprovechan todo el tiempo posible para llevar un ritmo de trabajo adecuado, también pueden tener actividades Buffer programadas con el fin de organizar mejor el trabajo.

¿Qué son las tareas Buffer? Se trata de actividades ‘parachoques’. Los contratiempos no se pueden eliminar, así que se gestionan con estos trucos. Planifica actividades Buffer entre cada hito. Estas tareas no deben tener solapadas otras ni en paralelo. Otra cosa que tienes que tener en cuenta es que vas a tener que emplear esfuerzo y poder de convicción en insertar Buffers. Cuesta mucho programar días adicionales y defenderlos en la planificación. En el curso gratis y online de gestión de proyectos, te lo explicamos.

  • Suena el teléfono y nos llegan unos cuantos mails. Solemos tardar unos 10 minutos en volver a concentrarnos, después de una interrupción en el trabajo. Una manera para organizar el trabajo es gestionar, en la medida de lo posible, los posibles agentes externos que nos pueden perturbar nuestra concentración.

Para organizarse en el trabajo, muchas personas revisan el email en momentos programados y puntuales. Enfréntate al correo electrónico como una tarea más y, como tal, planifícala entre las demás actividades. Por ejemplo, revisar el correo a media mañana o antes de comer. Y antes de volver a ponerte a trabajar por la tarde. También puedes reservar un tiempo antes de terminar la jornada, siendo conscientes de que puede llevarte más tiempo del que habías estimado.

Además, otra de las soluciones de muchos profesionales es gestionar las actividades desde el buzón de entrada. Error. Comunícate con tu equipo desde la propia aplicación de gestión. Te ayudará a tener todas las conversaciones organizadas por actividades. Es clave, establecer una comunicación a través de la herramienta. El correo electrónico está desfasado en la gestión de proyectos.

Con respecto a las llamadas de teléfono, poco podemos hacer. Existe la consideración, para muchos anticuada, de llamar directamente porque así ‘se va a resolver más rápido el asunto’. Sin embargo, si el asunto no es urgente, se recomienda gestionar estas comunicaciones con emails o con la propia herramienta de gestión.

  • Cuenta con el entorno de trabajo que tendrás para realizar ciertas actividades. El contexto en el que se desarrollan las actividades es clave para saber cuándo podría completarse. Esto nos lleva a planificar de manera realista el trabajo, una condición imprescindible para no frustrarnos por no llegar a tiempo a lo que pensábamos que podíamos.
  • Descansos. Existe la famosa técnica del Pomodoro, que consiste en dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Las pausas van siendo mayores cada cuatro intervalos de trabajo. Este método de gestión del tiempo, está muy bien para entornos que te permiten mantener una concentración total en esos 25 minutos. Sin embargo, en la práctica a veces esto no es posible. Por ello, ajústalo a tu tipo de trabajo, siempre teniendo en cuenta que necesitarás más descansos a medida que el día avanza, junto con nuestro cansancio. Esto nos lleva al siguiente punto.
  • ¿Productividad matinal? Las mañanas muchas veces son mágicas, pero cada persona tiene unas horas al día para trabajar. ¿Cuál es tu hora más eficiente del día? Muchos expertos en gestión del tiempo, proponen realizar la actividad más complicada y duradera del día en primer lugar. Otros, que empecemos por algo rápido y así ya sentimos la satisfacción de validar la primera actividad del día. Sin embargo, cada uno tenemos una manera de organizarnos, por eso es importante probar y medir para saber cuál es el momento más eficiente para cada uno.

Si estás sujeto a unos plazos de entrega, que condicionan tu organización, ahorra tiempo y deja que la propia aplicación de gestión como Sinnaps te calcule qué actividades deberías hacer antes para poder llegar a estos plazos. Y es que a veces, no es cuestión de lo que queramos sino de lo que tenemos que hacer para cumplir con fechas concretas.

 

¿Cómo organizarse en el trabajo con Sinnaps? Pruébalo tú mismo

 

¿Cuándo una aplicación de gestión nos ayuda a llevar una organización en el trabajo?

 

Las herramientas de gestión de proyectos son un buen instrumento para empezar a organizar el trabajo diario. Por eso, aplicaciones como Sinnaps nos ayudan a simplificar cada gestión, a ir más rápido y sobre todo, a ser más eficientes en el trabajo. Sin embargo, ¿cuándo sabemos que una aplicación es realmente efectiva?

  • Cuando… tardamos menos tiempo en planificar que en realizar las tareas, a través de aplicaciones intuitivas.
  • Cuando… nos permite comunicarnos en el momento con nuestro equipo de trabajo.
  • Cuando… controlamos el rendimiento del trabajo a tiempo real.

 

Panel de control que asesora al profesional para organizarse en el trabajo

 

 

  • Cuando… podemos hacer simulaciones de planificaciones, para gestionar los riesgos.

 

Modo de pruebas

 

 

  • Cuando… planificamos compensando, de una manera equilibrada y realista, el consumo de los recursos para organizarse en el trabajo.

 

¿Cómo compensar el consumo de los recursos?

 

 

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