La gestión de procesos permite reutilizar sistemas de trabajo exitosos para aplicarlos a la planificación y gestión de proyectos.
El concepto de proceso se basa en los procedimientos de hacer algo de una manera eficaz para conseguir un objetivo determinado. En este post, explicaremos cómo realizar una gestión por procesos adecuada, para aplicarlos a proyectos efectivos.
Antes de saber cómo desarrollar proyectos en base a procesos reutilizables, es importante saber qué es un proceso. Los procesos son flexibles, puedes adaptarlos a los requerimientos del proyecto en el que estés trabajando actualmente. No tienen una fecha concreta de inicio y fin.
Los procesos también tienen asignado un equipo de trabajo determinado, pues las personas que trabajen en los distintos proyectos basados en un proceso, pueden variar. Sin embargo, sí dispone de unos recursos necesarios para alcanzar el objetivo que buscan. De hecho, los procesos son procedimientos que siguen unos pasos específicos. De modo que la relación de dependencia entre las actividades siempre se va a mantener.
[Quizás te interese: Diferencia entre proyectos y procesos.] [¿Cuándo un proyecto pasa a ser un proceso?]Muchas de las empresas, sobre todo star-ups, que trabajan con Sinnaps utilizan procesos publicados en el Process Store. Todos los usuarios pueden publicar y reutilizar procesos completos con las dependencias necesarias para, por ejemplo, realizar un plan de empresa o crear una app con WordPress. Tendrán a su disposición la ruta de trabajo con la que lograr un objetivo definido. Recuerda que puedes ver aplicar estas claves de los procesos populares, si quieres que el proceso que publiques tenga éxito entre la comunidad de Sinnaps.
Gestión de procesos: aplica el escenario adecuado
La gestión de procesos también aborda una cuestión importante, si trabajamos con herramientas como Sinnaps: los distintos escenarios que podemos aplicar a los proyectos basados en procesos.
Cada proyecto que siga el procedimiento de un proceso, podrá seleccionar el escenario adecuado. Esto quiere decir, por ejemplo, que si trabajamos en un proyecto en el que tenemos un proveedor de otro país, aplicará las características y la ruta de trabajo correspondiente a este escenario. Bien porque siga una normativa distinta o su administración se rija por unas leyes diferentes. Por lo que será necesario implementar en el proyecto el escenario en el que guardamos las actividades necesarias para trabajar con dicho proveedor.
Otro ejemplo sobre cuándo aplicar un escenario u otro, es a la hora de utilizar una norma ISO. Guardaremos los distintos escenarios escenarios, con las actividades y sus dependencias correspondientes, y seleccionaremos el escenario que siga la norma ISO que más se adecúe al proyecto que estemos planificando.
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Variabilidad e incertidumbre
Así pues, un mismo proceso puede tener varios flujos de trabajo distintos, en función al número de escenarios que tenga. Y es que la incertidumbre también está en los procesos. Existe una variabilidad que debemos tener en cuenta en la gestión de procesos.
Cuando elaboramos unos protocolos o procedimientos estaremos realizando una planificación de procesos. En esta gestión de procesos, identificaremos los distintos riesgos para crear los escenarios a los que nos referíamos anteriormente.
Optimización
Al tener en cuenta escenarios, riesgos e incertidumbre de nuestros procesos, podremos reutilizarlos en proyectos de una manera mucho más eficaz. Tomaremos decisiones más acertadas gracias a la optimización de procesos.
Todas las lecciones aprendidas están recogidas en los procesos guardados. De esta manera, a la hora de planificar un proyecto no sólo iremos más rápido, sino que lo estaremos haciendo de una forma más eficaz gracias a la optimización de procesos.
Disponer de procesos flexibles, optimizados y que tengan en cuenta los distintos escenarios para gestionar mejor los riesgos y la incertidumbre, es la clave para que la planificación y control de la producción sea exitosa. Reduciremos costes y seremos más productivos.
Y es que al final, la economía colaborativa llega a la gestión de proyectos de esta manera. Con el fin de aprovechar los recursos y la tecnología para mejorar la manera de planificar y gestionar nuestros proyectos, apoyándonos en la gestión de procesos.
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