¿Qué hace un gestor de proyectos online frente a un planificador de tareas y cómo impulsa la competitividad de tu empresa?

 

planificador de tareas

 

Existen muchos tipos de herramientas de administración, planificación y gestión empresarial. Al igual que son múltiples las necesidades de cada organización, las aplicaciones tratan de ofrecer las funcionalidades que mejor se ajustan a las demandas de las grandes, medianas y pequeñas empresas. Por eso, es conveniente conocer qué es un planificador de tareas vs gestor de proyectos online y su papel para ganar competitividad empresarial.

Todas tienen puntos en común como la gestión de costes, la asignación de tareas, el control y evaluación continua, la planificación de actividades, la elaboración de presupuestos, etc. Las empresas suelen atender a estos requerimientos. Y entonces, ¿por qué muchas compañías siguen utilizando un gestor de tareas para la administración del trabajo?

En este post, veremos qué diferencias existen entre gestor de tareas vs gestor de proyectos, y cómo este último pues impulsar la competitividad de las PYMES.

Un planificador de tareas online es una herramienta que ofrece una lista de tareas pendientes, hechas y en proceso, asociadas a un equipo de trabajo y unas características básicas. En muchas ocasiones, el gestor de tareas se apoya en la técnica Kanban.

Un gestor de proyectos online es una herramienta para administrar todo el trabajo que conlleva dirigir y evaluar un proyecto, empresa o negocio. Desde la gestión de costes, la planificación en el calendario, gestión documental, hasta la imputación de los gastos reales, la asignación de roles, amplia gestión de recursos y un sistema de comunicación completo. Un instrumento que se convertirá en el asistente más directo del jefe de proyectos.

Ahora que tenemos una idea del significado de planificador de tareas vs gestor de proyectos, es momento de detallar cada una de sus características y comprobar cuál de ellos se nos ajusta a las necesidades de nuestra empresa.

 

Todo sobre planificación y gestión de tareas

 

Lo que ofrece un planificador de tareas online…

 

  • Lista de tareas
  • Trabajo pendientes
  • Actividades finalizadas y en curso
  • Comunicación a tiempo real
  • Notificaciones directas
  • Validación de tareas
  • Sub-tareas
  • Fácil interfaz

 

Lo que ofrece un gestor de proyectos online…

 

  • Planificación temporal
  • Relación entre actividades
  • Control y evaluación continua con técnicas profesionales
  • Gestión documental: informes, documentos de apoyo, anexos, etc.
  • Validación de tareas
  • Presupuestos
  • Simulación de escenarios
  • Reutilización de procesos o proyectos de trabajo
  • Comunicación a tiempo real
  • Gestión del equipo de trabajo, asignación de roles y permisos
  • Control de tareas y del consumo de los recursos
  • Gestión de la incertidumbre y re-planificación eficaz
  • Gestión de sub-tareas y objetivos
  • Historial del proyecto o la evolución del trabajo

 

 

A partir de estas funcionalidades, las herramientas son adecuadas dependiendo de las necesidades de cada uno. Para un freelance con proyectos simples que se comunique con proveedores y clientes, un gestor de tareas normalmente cumple con su trabajo diario básico.

Sin embargo, si hablamos de una pequeña empresa en la que ya hay un equipo de tres personas, que gestionan actividades en las que se invierte una cantidad económica, en la que se estiman plazos de entrega, en la que surgen imprevistos de última hora, y que además necesite comunicarse con clientes, proveedores y demás freelance, es imprescindible que cuente con aplicaciones online mucho más potentes.

 

Ya es fácil utilizar un gestor de proyectos completo

 

Esto no quiere decir que el interfaz vaya a ser más complicado. Afortunadamente, la tecnología evoluciona rápidamente para ofrecernos su mejor servicio. Y esto lo vemos en herramientas muy potentes, como es el caso de Sinnaps, que utilizan a su vez un interfaz lo más sencillo posible.

 

¿Cómo el gestor de proyectos online impulsa la competitividad de tu empresa?

 

Aquí de lo que se trata no es de ofrecer un servicio para el que se necesite un estudio concienzudo de cómo usarlo. Sino más bien, la idea está orientada en apoyarnos en una fácil herramienta para estudiar cómo mejorar nuestro trabajo, cómo ser mejor gestores y administrar mejor nuestra empresa.

El tiempo invertido en descubrir herramientas nuevas, no servirá tanto como el que empleemos en sacar trabajo adelante, ser productivos e innovar en nuestro producto o servicio.

Aplicaciones online como Sinnaps, nos dan esta posibilidad. Pues reducen enormemente el tiempo de planificación y gestión del trabajo. Calculan automáticamente la ruta de trabajo que mejor se ajusta a nuestras necesidades, según las dependencias entre las actividades que nosotros asignemos. Es decir, hasta que no termine la tarea A no puedo empezar con la B. Esto crea una red de dependencias basadas en técnicas PERT y CPM, con las que obtenemos las actividades críticas que debemos realizar si no queremos que nuestro trabajo pierda productividad.

Así pues, el gestor de proyectos online, frente al planificador de tareas, nos ayuda a priorizar. Tomaremos decisiones más eficaces, basadas en escenarios estudiados previamente gracias a simulaciones.

Y si somos más productivos, eficaces en nuestras decisiones y controlamos el trabajo completado, cada uno de nuestros proyectos ganará calidad, los resultados mejorarán así como nuestra administración y competitividad empresarial.

 

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