¿Cómo hacer un análisis de riesgos de un proyecto?

El análisis de riesgos de un proyecto permite identificar posibles cambios en la planificación que pueden poner en riesgo la ruta crítica y con ello el éxito del proyecto.

Y es que sea cual sea el tipo de negocio, todo proyecto está expuesto a una serie de riesgos. De mayor o menor medida, es fundamental identificarlos y tenerlos controlados para saber gestionarlos adecuadamente, tomando decisiones a tiempo.

Así pues, el análisis de riesgos de un proyecto es uno de los grandes rompecabezas de los Project Managers, quienes afrontan diariamente la posibilidad de que surjan imprevistos que pongan en peligro el esfuerzo de todo el equipo.

Es inevitable y, como factor determinante, debemos ser capaces de realizar un análisis de riesgos en cualquier momento de nuestro proyecto.

¿Qué es y cuándo realizar un análisis de riesgos?

Un análisis de riesgos es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados, así como los daños y consecuencias que éstas puedan producir. Se trata de un proceso sistemático que planifica, identifica, analiza, responde y controla los riesgos de un proyecto. Y se puede recoger dentro de las conclusiones de un proyecto.

Las amenazas son actos que pueden afectar negativamente a cualquiera de los elementos del proyecto. Si en estos elementos existe una vulnerabilidad, es el momento en el que la probabilidad de que se ponga en riesgo el proyecto sea más elevada.

Sin embargo, antes de enfrentarnos a situaciones complicadas, es importante tener en mente la siguiente consideración: lo más difícil del análisis de riesgos es identificar tanto los contratiempos que pongan en jaque al proyecto, como su probabilidad de ocurrencia. Nos centraremos así, en las amenazas con mayor probabilidad de que ocurran y que puedan suponen un mayor impacto a la ruta crítica del proyecto.

Son varias las razones por las que un proyecto puede fallar. Entre las más sonadas están:

• Mala comunicación
• Falta de informes periódicos
• Falta de autoridad
• Problemas de comunicación entre los miembros del equipo
• Falta de financiación
• Metas irreales
• Mala planificación o una planificación no realista

Todo sobre gestión de riesgos en proyectos

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En la medida en la que el Project Manager tenga claro esta identificación, podrá establecer las medidas preventivas y correctivas viables. Para ello, simulará su impacto ateniendo a dos factores clave que son el tiempo y los costes. Todo ello registrado en un amplio capítulo de contingencias para una correcta evaluación de riesgos.

A través de esta herramienta, daremos respuesta a ciertas preguntas que afectarán directamente al control de las predicciones futuras para minimizar riesgos en el proyecto. Haremos un análisis cualitativo y otro cuantitativo del riesgo, y diseñaremos un plan de respuesta ante cada contratiempo.

Durante la desarrollo del proyecto, controlaremos cada fase para que todo vaya bajo lo planificado. Precisamente, una de las herramientas que mejor nos pueden ayudar en este último paso es el denominado Valor Ganado (EVM). Se trata de un conjunto de métricas que nos asesorarán del funcionamiento del proyecto en base a unos objetivos establecidos. Con este panel haremos un seguimiento del proyecto a tiempo real.

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A través de este panel, controlamos dos aspectos fundamentales en la gestión de proyectos: ritmo de trabajo y gastos, en base al tiempo estimado y al presupuesto dado. Siempre, teniendo en cuenta los objetivos generales y específicos que determinemos al inicio.

Además, estos riesgos podemos detectarlo con tiempo usando estas herramientas online de gestión, pero también utilizando una matriz de riesgos con estos ejemplos. Nos permitirá priorizar posibles contratiempos y darles la prioridad necesaria en función de posibilidad e impacto en el proyecto.

¿Se pueden eliminar los riesgos?

Se pueden reducir o transferir a un tercero, pero en ningún caso podemos eliminar la probabilidad de que la maquinaria se estropee o de que el cliente nos agregue otra dificultad añadida al proyecto planificado, o simplemente que se ponga enfermo un miembro clave del equipo.

Análisis de riesgos a través de las simulaciones de proyecto

Sin embargo, sí se pueden minimizar los contratiempos a los que nos enfrentemos. Existen software online que nos pueden hacer la vida más fácil. Guardan simulaciones de escenarios, y automáticamente nos proporcionan el impacto de los cambios. Al fin y al cabo, cuando tratamos de capear una amenaza queremos que nos cueste poco y que nos lleve el menor tiempo posible.

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Sinnaps nos da la respuesta antes de que nos veamos obligado a implementar una nueva planificación, a causa de un contratiempo. Así sabremos de antemano cómo afectará esta modificación al proyecto en su totalidad.

Análisis de riesgos a través de la gestión de las cargas de trabajo del equipo

A veces, el motivo principal de que un proyecto fracase está en la propia planificación. Estimaciones sobre-dimensionadas o sobre-cargas de trabajo en el equipo pueden ser uno de los mayores riesgos del proyecto. Y esto suele ocurrir por la pérdida de visión global de todos los proyectos.

Por este motivo, existen herramientas online que informan de la carga de trabajo de cada colaborar en todos y cada uno de los proyectos en los que está involucrado. Aquí, un ejemplo de cómo Sinnaps informa de la carga de trabajo planificada y gastada para cada persona, en base a una jornada de 8 horas.

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Estas son sólo algunas medidas que podremos tener en cuenta tanto para hacer un análisis de riesgos efectivo y realista como para poner solución a las posibles amenazas de todos nuestros proyectos.