El móvil pasa de ser una distracción a nuestro mejor aliado. Si antes tratábamos de no mirar el teléfono en el trabajo para no distraernos, ahora lo necesitamos para hacer seguimiento continuo de los proyectos. Y es que las aplicaciones de gestión móvil nos dan alas y flexibilidad a nuestras planificaciones. Vamos a ver cómo la gestión de proyectos desde el móvil nos soluciona muchas de las tendencias en la nueva gestión de proyectos.
1/ Cada vez hay más interesados en los proyectos. Todos informados desde una misma app.
Aumenta la complejidad de los interesados con diferentes roles en los proyectos y con ello la manera de gestionar la comunicación con cada tipo de profesional. La especialización en cada una de las actividades hace que cada vez haya más personas involucradas en las distintas actividades.
Además, los intermediarios en muchas ocasiones suponen un factor determinante para el éxito del proyecto. Gestionar la comunicación de todos ellos puede resultar un caos, si no se organiza y centraliza a través de un mismo sitio. En este caso, la aplicación móvil nos permitirá mantener informados constantemente a cada una de las personas que forman parte de los proyectos.
Por ejemplo, si necesitamos informar a todo los participantes de una misma actividad, podemos acceder al chat de la misma para poner al día de los últimos cambios. Y ni siquiera necesitaríamos mandar ningún mensaje si estamos utilizando la app de Sinnaps, pues si se produce un cambio en la actividad, les llegará una notificación a todos. Con ello, nos olvidamos por supuesto del email, pero también de escribir cualquier otro mensaje.
2/ Se tiende a trabajar de manera cada vez más horizontal, en varios proyectos al mismo tiempo. Todo se simplifica desde una misma app móvil.
Esta especialización conlleva el trabajo por funciones y no por proyectos. La gestión se complica si en cada proyecto tenemos diferentes responsables, con presupuestos y plazos distintos e interesados diferentes. De ahí, que el control y la información constante de cada contratiempo sea vital para que todos sepan en todo momento cuáles son sus funciones y en qué estado están sus proyectos.
3/ Tendencia a una versatibilidad creciente de cambios constantes.
La agilidad de gestión de proyectos implica cambios rápidos y constantes para adaptarnos a los contratiempos, cada vez más inesperados. Por ello, se hace indispensable que la comunicación de cada modificación sea en el momento. De modo que necesitamos un buen sistema de notificaciones. Este ha de ser personalizado pero también directo a nuestro bolsillo.
4/ Las decisiones se toman cada vez más rápido.
Esta versatibilidad supone la necesidad de tener la información que precisamos al momento. Y esto lo conseguimos gracias al acceso a los datos del proyecto desde cualquier parte y el todo momento. De esta forma, la decisión será mucho más precisa y efectiva. Estaremos más seguros de que hemos tomado una decisión más acertada.
5/ El estrés se convierte en uno de los principales problemas de los Project Manager.
No es fácil gestionar los intereses de cada uno de los colaboradores en todos proyectos. Uno de los aspectos que más estresan a estos profesionales es el nerviosismo y las preguntas de los involucrados en los proyectos, pero también lo es la falta de control en la gestión de recursos y de personal. Así lo indica el estudio realizado por UTS Epress.
Por eso, la aplicación móvil está consiguiendo reducir considerablemente el estado de estrés del Project Manager, a través de una comunicación constante y fluida. Todo el mundo sabe qué hacer y cuándo hacerlo esté donde esté. Lo que incluye un control a tiempo real de la evolución del proyecto por parte de todos. Y es que situando el estrés en el punto adecuado, alcanzaremos una eficiencia optimizada.
6/ La aplicación móvil aplica el efecto tranquilizador en los interesados del proyecto. Todos amarán el cambio con aplicaciones intuitivas que aumenten el compromiso y dedicación del equipo.
Este sistema de comunicación provoca un efecto tranquilizador entre los interesados del proyecto. Son muchas las expectativas que giran en torno a las diversas personas con diferentes roles que rodean cada proyecto. Puede haber mucho en juego. En este caso, información será el antídoto al nerviosismo provocado del no saber.
7/ Tendemos a reducir el número de reuniones, lo que desemboca en la observación continua a tiempo real de la evolución de los proyectos.
Por muy paradójico que pueda resultar, este mayor control reduce el número de reuniones. Muchas de las cuales suponen más pérdida de tiempo que eficiencia en el trabajo. Por ello, aumenta la observación de cada responsable en el momento que cada persona requiera. Hay quienes llaman a este fenómeno, el efecto «Gran Hermano» de los comités de dirección.
Transparencia y control continua. Por eso, hay que mantenerse al día, enterados de cómo va el proyecto. Así, como los team member deberán actualizar el avance del proyecto, pues la revisión podría ser en cualquier momento.
8/ La Generación Z, adicta al móvil, no concibe la vida personal y laboral sin un smartphone.
Es un hecho. Las nuevas generaciones empujan fuerte y cada vez son más los miembros adictos al móvil que forman parte de los equipos de trabajo. Si aprendemos a comunicarnos con ellos, conseguiremos una mayor eficiencia de su trabajo. Así, la gestión de proyectos desde el móvil ha llegado para quedarse.
El ordenador se convierte así en una herramienta con la que planificamos proyectos complejos para después gestionarlos y hacer seguimiento continuo desde apps móviles como Sinnaps.
¿Qué te ofrece la app móvil de Sinnaps?
Seguimiento del trabajo que se va cumpliendo, administración de tareas, y todo ello optimizando tu tiempo y el de tu equipo.
Ya no tienes que estar delante del ordenador para validar tu trabajo, imputar tus horas o enterarte de qué están hablando tus compañeros. La nueva app móvil de Sinnaps para Android para ponértelo más fácil.
- Da visibilidad a tu trabajo: valida actividades e imputa horas en el momento
Todos los miembros del equipo tienen la facilidad de ir validando actividades y anotando las horas de trabajo. De esta manera, el seguimiento es a tiempo real y podremos así ir optimizando cada planificación gracias a datos reales.
- Reparte un trabajo más detallado y crea subtareas
Cada actividad puede estar divida en subtareas. Esto facilita enormemente su ejecución y simplifica el trabajo del equipo. Lo puedes hacer así de fácil desde la app, estés donde estés.
- Promueve la comunicación fluida entre tus compañeros
Muchas de las tendencias en gestión de proyectos pasan por mejorar y promover una comunicación y actualización de información continua con todos los interesados del proyecto. Desde la app, también tendrás cada conversación organizada y podrás hablar con tus compañeros sin importar donde te encuentres. Es básico en cualquier aplicación móvil.
- Mantente siempre informado de las novedades del proyecto
Si no tienes ni tiempo de estar chateando, no hay que preocuparse: todos los cambios que realices en tus planificaciones se notificarán directamente a las personas involucradas en ellas. ¡Información directa a cada bolsillo!
