La gerencia de proyectos profesional cada vez es mejor considerada entre las empresas. De hecho, el 75% de organizaciones que trabajan con un director de proyectos profesionalizado, cumplen con sus objetivos estratégicos.
A pesar de este dato, son aún muchas las empresas que no utilizan técnicas de Project Management. Un 54% de las organizaciones españolas. Desde luego, es para pensárselo. Por eso, es importante recalcar en la importancia de la gerencia de proyectos aplicada a la estrategia empresarial.
Gracias a sus amplios beneficios, son muchos los profesionales que se están formando continuamente en gestión y dirección de proyectos. Porque no es lo mismo ser un buen arquitecto, que coordinar un equipo de trabajo multidisciplinar, trabajar con contratiempos, gestionar riesgos y planificar confirme a un presupuesto y unos plazos dados. Todos estos elementos forman parte de los procesos de la dirección de proyectos. A continuación explicamos la clave que responde a qué es la dirección de proyectos.
Índice
¿Qué es gerencia de proyectos?
La gerencia de proyectos es el conjunto de conocimientos y técnicas aplicadas a la gestión de proyectos. Se trata de identificar los recursos necesarios y aprovecharlos para el desarrollo de un conjunto de actividades, durnte un periodo de tiempo y bajo unos requirimientos específicos.
Son muchos los elementos que explican la importancia de la gerencia de proyectos. Un jefe de proyectos aplica un determinado método para la dirección y gestión de sus actividades y colaboradores. Estas técnicas van desde metodologías predictivas, donde es clave saber lo que va a pasar en el proyecto a medio o largo plazo, y metodologías ágiles, donde las revisiones y re-planificaciones continuas son parte del día a día del gerente de proyectos.
En concreto, las metodologías ágiles aplican unas técnicas que gestionan a la perfección los contratiempos o los nuevos requerimientos del cliente. De las más conocidas, destacamos Scrum. Se trata de una técnica ágil que planifica en bloques o Sprint, al mismo tiempo que va revisando el trabajo terminado. Es muy utilizada en el mundo del desarrollo de software, ya que la mayoría de los bloques que se van desarrollando del producto pueden funcionar por sí mismo. Los demás bloques de trabajo, serán para mejorar o añadir extras a los anteriores entregables.
Las metodologías predictivas son más utilizadas en sectores como la construcción, en donde es necesaria una planificación cerrada para comenzar la ejecución de proyecto.
Afortunadamente, ambos métodos cada vez más se van unificando y adapantando en todos los sectores. Así, las técnicas ágiles ya no sólo se usan en el mundo del software, sino que las podemos ver en el mundo del marketing o incluso, en el desarrollo de un nuevo producto. Incluso, en el sector de la construcción también se están intentando aplicar planificaciones cada vez más flexibles a los contratiempos. Así lo podemos ver en el Building Information Modeling (BIM), donde centralizaliza digitalmente toda la información del proyecto para mejorar el trabajo colaborativo.
Características de la gerencia de proyectos
De este modo, recopilamos así las principales características de la gerencia de proyectos. Con el propósito de aplicarlas en cualquier plan de dirección de proyecto.
- Administración de recursos
- Administración de plazos
- Definición de objetivos claros
- Comunicación de equipo
- Gestión colaborativa, en donde se participan varios tipos de interesados en el proyecto
- Gestión del riesgo y de la incertidumbre del proyecto
- Conocimientos técnicos del sector de actividad
- Actualización constante de tecnología aplicada a la gestión de proyectos
- Evaluación y seguimiento constante con métricas estandarizada
La importancia de la gerencia de proyectos radica en entender el proyecto en sí, como en una unidad única, con unos objetivos únicos y unos requerimientos especiales. Todo ello, para su ejecución en un plazo y periodo de tiempo concreto. Si aplicamos esta gerencia individualizada para el proyecto en el que estamos trabajando, podremos gestionar mejor sus contratiempos y atender a las necesidades reales del mimo.
Para ello, se recomienda trabajar con planificaciones flexibles, capaces de re-planificar constantemente contratiempos o nuevas necesidades del cliente. Sinnaps permite hacer estas planificaciones flexibles para ser productivos y efectivos con las decisiones de la gerencia de proyectos.
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Funciones de un director de proyectos
¿Qué hace un coordinador de proyectos? ¿Qué hace un gerente de proyectos? La función de los «Project Managers» es coordinar y organizar una serie de recursos para cumplir con un plazo de entrega. Durante esta labora, se ocupa de un conjunto de aspectos, cada vez más cercanos y directos con la ejecución diaria del proyecto.
Así, las responsabilidades de un gerente de proyectos o coordinador de proyectos son:
- Identificar todos los interesados del proyecto, antes y durante la ejecución del mismo
- Definir objetivos generales y específicos
- Presenta y planifica el proyecto
- Presupuesta o distribute los recursos entre las actividades del proyecto
- Fomenta una comunicación costante con el equipo en las dos direcciones
- Comparte conocimiento y pregunta
- Proporciona herramientas y documentación necesaria para todos los interesados del proyecto
- Toma de decisones a tiempo y eficaces
- Prevee posibles riesgos, se adelanta a los cambios. Hace simulaciones de planificaciones
- Gestiona la incertidumbre del proyecto y hace planificaciones flexibles a los cambios
- Evaluación y seguimiento continuo del funcionamiento del proyecto
- Lecciones aprendidas y mejora constante en la gerencia de proyectos
Entre todas estas responsabilidades de un gerente de proyectos, destacamos especialmente dos, que además tienes un aspecto muy social. La primera reunión con el equipo o Kick off meeting, para poner en marcha el proyecto cuanto antes. Y la identificación constante de los interesados del proyecto o stakeholders.
Y es que una de las tardeas más importantes de un jefe de proyecto, es la de gestionar un conjunto de personas. Por lo que entre las habilidades de un gerente de proyectos no debemos olvidar la capacidad de comunicar, conectar con los demás, liderar a un equipo de colaboradores que normalmente es muy dispar y además suelen trabajar, en muchas ocasiones, a distancia. No es fácil, y son muchos los proyectos que no llegan a terminarse por culpa de no saber tratar con mimo este elemento social tan esencial en el Project Management. De hecho, es uno de los requisito que muchas empresas demandan en el perfil de director de proyectos.
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¿Cómo Sinnaps te ayuda a ser un líder de proyecto?
Hay herramientas, y herramientas. Existen aplicaciones con las que gestionar un conjunto de tareas. Simplemente, pasas de la hoja de papel a la pantalla del ordenador. Cambiar bolígrafo por teclado. Pero, ¿qué pasa con la innovación tecnológica aplicada a la gerencia de protectos? ¿Podemos ser más productivos y eficientes, consiguiendo unos mejores resultados?
Aquí aparece Sinnaps, que aplica una lógica innovadora para ayudarte en la gestión de tus proyectos. Y de la manera más intuitiva posible. Simplifica todos estos elementos básicos en la dierección de proyectos, haciéndote la vida labora mucho más sencilla. ¿Cómo? Destacamos las soluciones básicas y necesarias con las que muchas empresas en todo el mundo ya están disfrutando y viendo sus resultados.
- Cálculo automático del camino crítico de tu proyecto. Quiere decir que te prioriza las actividades para que puedas cumplir con los plazos fijos de tu planificación. Optimiza totalmente el tiempo, para que puedas aprovechar cada recurso.
- Fomenta una comunicación constante con el equipo y demás interesados del proyecto. Amplio sistema de notificaciones y mensajería instantánea.
- Perfecta para proyectos colaborativos con varios tipos de interesados del proyecto. Realiza cambios al intante, para que todo el mundo esté actualizado en todo momento.
- Comparte documentos y genera informes automáticos. Exportables a Excel.
- Haz simulaciones de planificaciones en tu modo de pruebas, para ver qué pasaría si hay un cambio en la planificación compartida por todos.
- Seguimiento continuo y objetivo sobre el estado de tu proyecto. Sinnaps te asesora continuamente de la evolución del proyecto, en base a la planificación y teniendo cuenta plazos, actividades finalizadas, presupuesto y costes reales. Gracias a la técnica estandarizada del Valor Ganado.
Esta herramienta gratis de gestión de proyectos, te ayudará en tu labor para liderar a un equipo de trabajo y cumplir con tus plazos marcados.
Si tienes algún comentario o idea sobre la importancia de la gerencia de proyectos, por favor, no dudes en escribirlo aquí abajo… Nos ayudará mucho en nuestra labor por informar y compartiremos la opiniones de todos. Gracias!! 😉
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