Conocer los indicadores de productividad adecuadamente puede suponer un antes y un después para tu empresa. Pues las organizaciones son personas, equipos de trabajo que sacan adelante cada actividad. Por muy obvio que nos parezca, si este trabajo no está optimizado, significa que el rendimiento de la empresa no es del todo optimo. ¿Cómo lo sabemos? A través de los indicadores de productividad.
A continuación, vamos a ver qué indicadores son los más utilizados en la medición de la productividad empresarial y qué herramienta nos informa automáticamente del avance del trabajo y nos ayuda a detectar modificaciones en nuestros procesos. Unas soluciones muy accesibles para aplicar una mejora continua en tu empresa fácilmente.
Índice
Indicadores de productividad de una empresa
Se tratan de uno de los indicadores más difíciles de calcular. ¿Cómo saber si nuestro equipo está en pleno rendimiento? Aunque los indicadores de productividad de una empresa son teóricos y no sirven en muchas ocasiones por los diferentes tipos de equipos de trabajo, afortunadamente, sí podemos saber más o menos cómo están funcionando.
Si tenemos el dato de las salidas generadas por un trabajo en concreto y además tenemos los recursos empleados para ello, podemos calcular la productividad en horas o en porcentaje, siempre que comparemos ese trabajo con el de otro del equipo.
Sin embargo, existe una manera mucho más precisa: a través de herramientas de gestión de proyectos online. Ellas nos dicen exactamente si nuestros equipos están funcionando adecuadamente. Una de las más utilizadas en Sinnaps, software de gestión de proyectos. Esta app nos informa a tiempo real del rendimiento del avance de nuestros proyectos, de cómo va trabajando el equipo con los recursos que tenemos disponibles. En este panel de control vemos el ritmo del proyecto en base al presupuesto planificado y los plazos estimados.
En este caso, vemos que se ha completado el 75% de la totalidad del proyecto. Sin embargo, nos hubiera bastado que el equipo hubiera hecho el 10% del proyecto, pues el trabajo estimado es haber terminado sólo ese 10%. Es más, para hacer este trabajo sólo hemos gastado el 17,9% del presupuesto, en lugar del 40,8% estimado. No está nada mal, ¿no?
Panel de control de Sinnaps
Puedes saber más sobre estas métricas de Valor Ganado en este vídeo de 1 minuto.
Medición de la productividad empresarial: técnica complementaria
Para saber cómo sacar la productividad de nuestros recursos humanos, antes debemos conocer qué prioridad dar a las actividades de nuestros proyectos. ¿Se han completado las tareas críticas a tiempo? Y entonces, así podremos ver si realmente el trabajo está optimizado. Y es que productividad y optimización van de la mano.
Las actividades críticas del proyectos, y por las que podremos más atención, serán las que afecten a la duración total del proyecto. Se trata del camino crítico. Si hacemos primero estas actividades, las probabilidades de terminar en plazo el proyecto será bastante altas.
Empezar ser más productivo ahora
Para detectar la ruta crítica, debemos planificar estas actividades creando dependencias entre ellas. Tendremos tareas que necesitemos completar antes de empezar con otras. Relacionemos entonces cada actividad. Lo podemos hacer muy fácil con Sinnaps.
Cómo calcular la productividad con planificaciones realistas
En muchas ocasiones, las principales razones por las que la productividad de nuestros colaboradores es baja parte en gran medida de planificaciones no realistas. La base está en hacer estimaciones lo más cerca de la realidad, teniendo en cuenta recursos y duración real de las actividades. ¿Cómo conseguirlo? Identificamos aquí algunas soluciones que no sólo te ayudarán a ti, sino que mejoran también la motivación y satisfacción de todos.
- Antes de completar una planificación que afecta a diferentes colaboradores, asegúrate de que cada actividad realmente dura lo que estimas y si los recursos asignados a esa tarea son los necesarios. Para ello, es clave mantener reuniones constantes con cada responsable, pues son ellos los especialistas de cada tarea. Se trata de negociar tiempo y recursos con ellos. Un buen comienzo podrían ser las conocidas reuniones Kick-off.
- Al realizar planificaciones y con cada modificación, pues ningún plan sobrevive a la primera negociación, es imprescindible usar gráficas de consumo de recursos. Nos vamos a decir si esa persona la tenemos asignada en otra actividad, qué recursos estamos usando un mismo día o si el trabajo de una persona supera el recomendable (8 horas) ese día. En Sinnaps lo puedes ver en una misma pantalla, al mismo tiempo que planificas.
- Controla la disponibilidad global de una persona en todos tus proyectos. Con esto, sabremos si estamos sobrecargando al una persona que está trabajando en varios proyectos al mismo tiempo.
Con estas simples tres acciones, sabremos si estamos planificando de manera realista el trabajo de cada persona. Y a partir de aquí, podremos aplicar las métricas de productividad anteriormente mencionadas. Y es que a veces, no consiste sólo en aplicar unos algoritmos con los que sacar un porcentaje y dárselo a nuestro director, sino que hay que saber realmente el rendimiento de cada proyecto. Un conjunto de elementos directamente relacionados con la productividad empresarial.
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