La línea base de un proyecto se suelen utilizar cuando tenemos planificaciones muy estáticas y necesitamos controlar cada cambio en el momento que lo aplicamos. Estos tipo de proyectos suelen necesitar una predicción y un control muy exhaustivos. Sin embargo, también suelen aparecer complicaciones sobre el terreno de ejecución del mismo. De ahí, la línea base del proyecto.
Un ejemplo de línea base de un proyecto podría ser en el sector de la construcción. Estos proyectos necesitan tener toda la información necesaria desde el principio y, a veces, eso no puede ser posible. Por eso, la Unión Europea ha estado algunos años implantando la normativa BIM (Building Information Modelling), donde incluye la gestión con líneas bases o check points. En concreto, el organismo europeo exige a los estados miembros el uso de herramientas concretas que permitan un modelado electrónico de datos de las construcciones, en sus procesos de contratación, servicios y suministros.
Índice
¿Qué es una línea base de un proyecto?
Una línea base es un punto en la planificación en el que se determinan unos objetivos que se estiman realistas, de forma parecida a un hito. Posteriormente, se trabaja en base a lo planificado y capeando imprevistos y posibles desviaciones en la planificación.
En las reuniones de control, simplemente se controla la desviación en cada momento con respecto a la última línea base. Tal y como se haría en un hito. Se estudia qué ha cambiado desde el último hito o línea base, con el fin de aplicar las correcciones necesarias.
En realidad, se trata de una metodología combinada en la que se aplican técnicas predictivas con algo parecido a los ‘sprints’ de la metodología SCRUM (líneas base).
¿Y en qué consiste la metodología combinada?
Se trata de planificar a medio y largo tiempo con métodos predictivos (PERT, CPM o Valor Ganado), e ir planificando a detalle con la información que vamos teniendo a corto plazo.
Con este método, que puedes aplicar en la herramienta Sinnaps.com, identificarás desde el inicio cuellos de botella, caminos críticos, actividades priorizadas, así como la fecha final mínima en la que puede terminar tu proyecto. Al mismo tiempo, controlamos el impacto de cada cambio en la planificación a consecuencia de contratiempos, durante la ejecución del proyecto. Todo esto, lo puedes ver de una manera práctica en estos Webinars gratuitos de Sinnaps.
Ademas, si quieres saber más sobre la metodología combinada, te recomendamos el curso de gestión de proyectos. Es una introducción a la gestión y optimización de proyectos de una manera profesional.
¿Cuál es el objetivo de una línea base de un proyecto?
No es otro que comprobar las posibles desviaciones, algo que ocurre en bastantes ocasiones en proyectos de construcción. Especialmente, estas desviaciones suelen estar relacionados con los costes del proyectos. Y esto suele acaba en aumentar los presupuestos iniciales. ¿Cómo afecta todo esto? Sólo lo podemos saber si tenemos puntos de control o referencias como las líneas bases.
¿Cuándo crear una línea base?
Los puntos de control deben ser creados en todos aquellos días con los que vas a querer comprar tu planificación. En particular, es interesante crear puntos de control tanto el día de inicio de trabajo del proyecto, como en los hitos posteriores. De esta manera siempre podrás medir el impacto que han tenido los cambios que has realizado en tu proyecto desde esas fechas.
Se recomienda que sólo los Project Manager realicen estas líneas base o puntos de control, pues tienen mucho que ver con los costes de proyecto, una tarea gestionada por estos roles de equipo.
Ejemplo de línea base de un proyecto
Donde mejor se puede entender el significado de un línea base de un proyecto, es en un ejemplo como el que te presentamos a continuación.
Como puedes ver en él, la línea base se crea el mismo día en el que la creamos. Hace como una foto de la planificación tal y como la tenemos en ese momento. De esta forma, vamos aplicando los cambios viendo al mismo tiempo cómo teníamos esa planificación en el momento de realizar esa ‘foto’ o línea base de la planificación.
Aquí va otro ejemplo de línea base de un proyecto:
Al crear el punto de control, verás como en la parte superior derecha del cronograma, se abrirá una venta con un resumen de las variaciones que se han producido en tu proyecto. Estas variaciones se medirán en base a 5 indicadores:
- Variación respecto al Fin de Proyecto
- Variación respecto al % de Avance del Proyecto
- Variación respecto a los Recursos Planificados
- Variación respecto a los Recursos Gastados
- Variación respecto a lo Presupuestado
En proyectos complicados, con muchas actividades muy dependientes entre sí, resulta mucho más útil la creación de estas líneas base. Pues toda la información que tenemos en ese momento en la planificación, es clave para hacer las modificaciones necesarias. Unos cambios que pueden afectar mucho a todo el proyecto, ya planificado con técnicas predictivas.
Es decir, tenemos una planificación con muchas dependencias, optimizada y muy compleja, cualquier cambio, por muy pequeño que sea, puede afectar mucho a las demás actividades. Por ello, es importante crear estos puntos de control o líneas de base de un proyecto.
