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Ya tenemos un proyecto definido, hemos conseguido una planificación realista y también hemos definido los hitos que nos van a permitir desarrollar el proyecto en un tiempo determinado, tal y como lo hemos visto en las píldoras anteriores del curso gratuito de Gestión de Proyectos.
Ahora lo que tenemos que hacer es acelerar el motor y alcanzar la velocidad de crucero. Y para eso, aprenderemos a utilizar los medios de comunicación en una empresa para acelerar a unos o frenar a otros, equilibrando el ritmo de todo el equipo.
¿Comunicación abierta o cerrada?
Hay dos maneras. La primera es la que creo que es el camino más erróneo en el que la mayoría de empresas se comunican en los equipos de trabajo. Enviando emails y dirigiéndose a la persona con la que quieres hablar. Esto parece lógico pero, intentaré convencerte en el siguiente párrafo de lo contrario.
La segunda forma de comunicarte y que a mí me ha demostrado ser la mejor, es usando comunicación abierta. Es decir, básicamente todo lo que se dice es público entre los miembros del proyecto. Recientes estudios indican que con el uso de herramientas de comunicación de proyecto, podemos reducir el 85% de los mails.
Si te interesa este tema puedes ver más motivos por los que usar la comunicación abierta en este post si te interesa.
Por supuesto, tanto la comunicación abierta como la cerrada son necesarias. Sin embargo, normalmente el 90% de la comunicación es cerrada y sólo un 10% es abierta, cuando debería ser al revés. Transparencia y comunicación asertiva en el trabajo.
¿En qué casos usaremos una comunicación cerrada?
Si necesitamos acelerar parte del proyecto. Debemos pasar información de una actividad a otra para adelantar trabajo. No lo haremos utilizando una comunicación abierta, ya que al no haber terminado la actividad, sus resultados no son oficiales y aún se consideran susceptibles de cambio.
Otro caso en el que es mejor comunicarse de forma cerrada es cuando necesitamos hacer una prueba ‘no oficial’. En muchos proyectos se realizan trabajos en paralelo que no forman parte del proyecto oficial, bien porque es trabajo de otro proyecto, o bien porque se usan recursos que no deberíamos, etc. Pues bien, esto lo quieres hacer de forma cerrada para no confundir al resto del equipo.
¿Qué herramientas usamos para una comunicación más eficaz?
Cuando hablo de comunicación, me refiero a ella en el sentido más amplio. No me limito a pensar en comunicación verbal o escrita, sino también debemos pensar en comunicación gráfica, como otro recurso más de las principales técnicas de comunicación efectiva en el trabajo.
Existen muchas herramientas de gestión visual o gráfica. También, hay muchas técnicas ‘Lean’ que favorecen la gestión visual; DAFOS, esquemas de cola de pez, diagramas de araña etc. Sin embargo, la herramienta de comunicación más potente que hay en un proyecto, no es ninguna de esas, ni tampoco el chat ni el email, sino la planificación (sea del tipo que sea).
La reunión de cada lunes
Como Project Manager, una de las cosas más importantes que tienes que hacer es fomentar y gestionar la comunicación con el equipo y entre sus miembros.
Sin embargo, no todo en la comunicación depende de las herramientas. Gran parte de ella, se relaciona con la manera en la que trabajamos. Intenta implementar costumbres en tu forma de trabajar que fomenten la comunicación. Una de las costumbres que más instauradas y más nos ayudan en la comunicación en Sinnaps, es la reunión de los lunes por la mañana.
Todos los lunes a primera hora nos reunimos para explicar a todo el mundo en lo que estamos trabajando esa semana. Cada uno dedicamos un par de minutos para explicar lo que vamos a hacer en los próximos cinco días y nuestras expectativas sobre ello.
Me gustaría aclarar, que esta reunión no se trata de una herramienta de control sino de comunicación. A mí, en particular, me ayuda saber en qué está trabajando cada uno en el equipo y a ellos también saber lo que hace cada uno.
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La nube ☁️
Dentro de las estrategias y habilidades para una comunicación efectiva, tenemos el cloud o la nube, como otra herramienta más del siglo en el que vivimos.
Cada día tu trabajo es más difícil. Somos más exigentes, más cuidadosos y más completos. Eso hace que nuestros proyectos cada vez sean más complejos. Hacer una casa hoy, es mucho más complicado que hacerla hace 10 años. Porque la casa es mucho mejor, hay más normativas, más calidades, más exigencias, etc.
Lo mismo pasa con todo. Intentar gestionar un proyecto como se hacía hace diez años es una locura y una auténtica tontería.
Consejos (según mi experiencia)
Si te gustaría saber qué consejos son estos, te recomendamos el curso de Gestión de proyectos.
Richard de Sinnaps – Lets get things done!!
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hola buenos días disculpe me llamo Sergio Enrique soy estudiante de higiene y seguridad y les escribo para ver si me puede ayudar a crear un sistema de comunicación para una empresa que cuenta con tres plantas en distintas provincias del país.
desde ya muchas gracias saludos.
Estimado Richard:
Trabajo con proyectos tecnológicos en una institución financiera (desarrollo de software principalmente), se tiene estructurado una PMO, Sponsor (La gerencia solicitante), un líder del proyecto (el usuario solicitante con mayor jerarquía), un líder técnico y el equipo de desarrolladores. La pregunta va orientada al rol que cumple cada uno de ellos, en el desarrollo de un proyecto en algunos casos la PMO trabaja como consultor y acusador ante la instancia que corresponda, diciendo que no se cumplieron las fechas planificadas, el líder del proyecto casi nunca tiene tiempo y desconoce de la gestión de un proyecto, el líder técnico es un capataz que obliga al desarrollador a cumplir la fecha planificada aunque tenga que trabajar horas extra y fines de semana (por lo general no hay equipo de desarroladores asignan a uno para trabaje en un proyecto y adicionalmente tiene que hacer su trabajo cotidiano). Ahora la PMO elabora cronogramas y estima los tiempos de trabajo de cada integrante, desde mi punto de vista arbitrariamente, eso implica o mucho carga de trabajo para algunos e incumplimiento de plazos. No se tiene certeza del rol que cada uno desempaña en el proyecto. ¿En dónde puedo encontrar los roles que cada uno debe cumplir de modo de reglamentar este trabajo?
Hola Jhornny. Se trata de una pregunta muy compleja a la que no creo que haya una respuesta fácil, pero animo al resto de lectores a que nos den su opinión. En la mía, existen muchas maneras de definir un rol en el proyecto pero hay dos cosas a las que le doy mas importancia. El contexto y el impacto. El contexto me refiero a la jerarquía en la empresa que realiza el proyecto, y el impacto me refiero básicamente a si el resultado del proyecto tiene consecuencias graves o no.
Al final los roles de proyecto definen la jerarquía o la cadena de mando y por eso siempre es importante que esté bien representada en un proyecto por lo que en contextos complejos debe ser compleja y en los sencillos debe ser sencilla. Pero ten cuidado porque sobresimplificar la cadena de mando puede dar lugar a una mala toma de decisión y sobre complicarlo puede dar lugar a demoras, y sobrecostes y problemas de comunicación (es decir al fracaso del proyecto).
Otra cosa que debes tener en cuenta también que el rol depende del impacto del proyecto es decir, si se trata de un proyecto con mucho impacto debería haber unos roles muy definidos para asegurarnos de que hemos medido bien todo el alcance de ese impacto antes de decidir cosas. Mientras que si se trata de un proyecto con poco impacto no es necesario ser tan minucioso. De cualquier manera e independientemente de la disciplina profesional de cada miembro del equipo, siempre debe haber un dueño del proyecto o máximo responsable para tomar las decisiones importantes y en definitiva asumir la responsabilidad, un director de proyecto o PM responsable de coordinar tiempos, costes y recursos, y miembros del equipo que son los que desarrollan el trabajo en el día a día.
En mi opinión a partir de allí puedes complicarte la vida todo lo que quieras y añadir mandos intermedios, jefes de equipo, testigos, consejeros, peritos, directores de zona y lo que sea necesario pero recuerda que debes aspirar siempre a reflejar el contexto y reflejar el impacto. Siento no poder darte una respuesta mas concreta pero cada proyecto y cada organización requieren de roles concretos diferentes. Espero haberte dado al menos un buen punto de partida para definir esos roles y veamos si alguien mas se anima a compartir su opinión.