Gestionar una planificación realista para tu proyecto

 

 

¡Hola de nuevo! Espero que las lecciones anteriores fuesen de ayuda para tu trabajo. Ha llegado el momento de ponernos a planificar, de saber cómo elaborar un proceso de planeación estratégica realmente eficaz.

En esta lección no me voy a detener en describir los objetivos de la planificación ni en convencerte de la importancia de la planeación estratégica, si no en explicar cómo hacer para que tu planificación sea lo más realista posible

¿Qué es la planificación? Para dar una buena definición de planificación y hacerla realmente efectiva, es necesario saber lo que quieres lograr. Es clave para hacer una planificación correcta. Lo puedes repasar en la lección anterior.

Así que ya sabemos lo que queremos hacer. Y es posible que tengamos una primera aproximación planificación de actividades de un proyecto. Llegados a este punto, tienes que tener en cuenta que las planificaciones no son estáticas. Una realidad que muchas aplicaciones no lo contemplan. Son documentos vivos que evolucionan a medida que el proyecto se nos va desvelando. Por eso, es importante que lo tratemos como tal.

Cada planificación es una hipótesis que hay que ir validando y actualizando. Necesitamos diseñar nuestro proyecto para planificar, evaluar y validar la planificación, como las principales etapas de la planeación estratégica. Serán los pasos imprescindibles para realizar un proyecto. Algo intrínseco de la especialización en gestión de proyectos.

 

 

 

 

Consejo 01: PLANIFICA la planificación de tu proyecto

 

Date tiempo para planificar y ese tiempo ponlo en la planificación. Al margen de que tengas un borrador inicial, una vez has hecho tu arranque del proyecto, necesitas darte más tiempo para planificar.  Todo periodo de planificación requiere que negocies con todo el equipo y eso te va a llevar tiempo.

En mi experiencia, cuando trabajaba como consultor en proyectos grandes, solía darme una media de dos o tres semanas para hacer una primera planificación, después del arranque del proyecto. Obviamente, el proyecto ya ha empezado y va en paralelo. Sin embargo y como Project Manager (PM), lo más importante es diseñar una planificación realista que hable de fechas, hitos, números y responsabilidades. ¿Cómo organizar el tiempo?

Llegados a este punto, tan sólo hemos podido hacer una propuesta o borrador de planificación. Ni siquiera tenemos claros los objetivos concretos. Por eso, ahora lo mejor es centrarse en convertir ese borrador en una planificación optimizada luego, ya veremos lo que hacemos con ella. Tienes dos formas de hacerlo, dos tipos de planificación. La forma fácil y rápida pero poco probable, o la compleja y más común entre los directores de proyecto.

 

Planificación sencilla (mi preferida 🙂 )

 

La forma fácil, poco probable y cuanto mayor sea el equipo, consiste en reunir a todos los responsables de cada departamento en un Workshop o taller. Para hacerlo, suelo reunirme con el responsable de cada departamento, que participe en mi proyecto. Tres días antes de la reunión, imprimo un PDF con mi borrador y se la envío para que vayan familiarizándose con ella. En el día de la reunión, proyecto la planificación sobre la pantalla y la discutimos. Para lo que sigo los siguientes pasos:

 

  1. Empiezo desde la fecha final y repaso cada uno de los hitos en dirección contraria (de fin a inicio).
  2. Valido el orden de cada uno de los hitos con todos los asistentes.
  3. Una vez los hitos están claros, repaso los objetivos de cada departamento en cada hito para asegurarme que las responsabilidades están bien asignadas. Siempre, de fin a principio.
  4. Defino las entradas/salidas de cada bloque y vamos rompiendo en actividades más pequeñas. También en este caso de fin a principio.
  5. Cuando ya tenemos todas las actividades definidas y sus dependencias, asignamos una duración aproximada a cada una.
  6. Para terminar la reunión, repaso en detalle el proceso de principio a fin y nos asegurarnos de que no falta nada.

 

Este taller suele durar un par de horas y es siempre muy esclarecedor. Es curioso cómo, incluso, en grandes empresas consolidadas, todo el mundo se sorprende del resultado. Una vez tengo la propuesta, comparto con ellos la planificación y les doy una semana de plazo para compartir ajustes conmigo. En mi caso, lo que hago es les invito a la app Sinnaps y les asigno el rol de PM para que puedan editar la planificación. Al cabo de una semana, les quito el rol de PM para no armar líos.  😉

Apúntate GRATIS al Curso online de Gestión de Proyectos

Planificación compleja

 

La otra forma de planificar es la complicada pero más probable. Consiste en no hacer el taller de planificación e ir hablando con cada uno de ellos, aunque repasando los mismos pasos. Esta forma es mucho más iterativa y se aprende menos pero también funciona. Mi consejo es utilizar la planificación sencilla.

Consejo 02: No preguntes, NEGOCIA

 

 

 

 

Al final, todo esto es una cuestión de recursos. Siendo el tiempo y las personas, los aspectos más importantes y limitados. Dentro de las estrategias de comunicación interna, bien podríamos hablar de estos aspectos a tener en cuenta cuando tratamos con nuestro equipo. Siendo además unos consejos muy prácticos para el desarrollo de habilidades directivas.

— Por eso, cuando hables con los responsables, debes ser concreto con lo que esperas de ellos. «¿Cuánto puede costar hacer esto?» Y siempre dicen: «Bueno, no sé, depende…». Y ahí es donde está tu habilidad para negociar. «¿Depende de qué?» Empiezas a tirar de la manta para que vayan saliendo todas las cosas que vas a poder negociar. Porque como PM, todas esas cosas de las que “depende”, puede que estén en tus manos.

El tiempo es tu producto. Al final, estás vendiendo tiempo que todos quieren comprar para hacer lo que sea. Cuando lo ofreces nadie te va a pedir el justo, por si acaso. Por eso, no debes ofrecer una cantidad cerrada. Empieza preguntando: «¿Estamos hablando de semanas, días, horas o meses?» Y entonces contestan: «No, no, semanas». Ahí vuelves a hacer una oferta más concreta. «¿Entre una y dos o entre tres y cuatro?» Así vas concretando el precio final. Recuerda: el último paso lo tienes que dar tú. Si te dicen: «entre 5 y 7». Es cuando tú tienes que decir: «bueno, pongamos 7 de momento y vamos viendo». Y así con cada uno.

— No hagas trampas ni seas cutre… 🙂  Lo más importante de la planificación es que sea realista, no que sea corta. Si compras muy barato, vas a conseguir un resultado malo. Al final será peor, porque vas a tener que hacer cambios que afectarán a otros. Se realista y aplica siempre un margen de error.

— Fíjate con quién estás negociando. Hay gente que calcula muy mal, otros muy bien. Algunos siempre añaden un factor de riesgo o tiempo prudencial. Otros “van como motos” y siempre se quedan cortos. Aquí, ya es cuestión personal y a medida que pasa el tiempo vas sabiendo con quién estás hablando. Como decía Vito Corleone: «intenta pensar, como piensan los que te rodeen».

Te recomiendo un clásico entre los libros de negociación. Personalmente, creo que es de lo mejorcito que hay. «Obtenga un SÍ: el arte de negociar sin ceder.»

Es considerado uno de los manuales imprescindibles para la negociación. Su autor, Roger Fisher, fundador del célebre Proyecto de Negociación de Harvard.

 

Obtenga un SÍ: el arte de negociar sin ceder

 

 

Puedes comprarlo aquí y no está mal de precio

 

 

 

Consejo 03: Haz un SEGUIMIENTO de la planificación

 

Esta parte ya depende del seguimiento y evaluación de proyectos de cada empresa. Por ejemplo, nuestro sistema de control de proyectos lo diferenciamos en dos tipos: proyectos concretos y muy orientados a un objetivo, o proyectos más continuados que nunca acaban. Sin embargo, en todos ellos planificamos y en todos lo hacemos de forma continua. De esta manera, no dejamos nunca de realizar una evaluación de proyectos, seremos más ágiles y flexibles a los imprevistos.

Por ejemplo, el proyecto de Comunicación de Sinnaps que vemos en la imagen inferior, lo llevamos de forma continua. Cada lunes nos reunimos para ver lo planificado en la semana, y concretar bloques inminentes y poco detallados de la planificación.

Como veis, una forma de planificar, teniendo en cuenta una visión general del proyecto, es poner los pilares de la estrategia con una duración hasta la siguiente reunión de evaluación, asignarles un color, y añadir las actividades relacionadas con cada bloque, con el color correspondiente a cada pilar.

Redes Sociales, Relación con influencers y medios y SEO. Los tres pilares principales de la estrategia de Comunicación de Sinnaps. A partir de ahí, vamos añadiendo las tareas de manera continua y realizando una evaluación de riesgos a tiempo real.

 

 

 

En el caso de proyectos más concretos y dado que estos dependen más de recursos cerrados, la planificación está más detallada, por lo que no es necesario repasarla cada semana. Lo más importante en estos casos es repasar la planificación antes y después de cada HITO. Tanto para repasarla antes del hito, como para implementar las modificaciones después del hito, si las hubiera.

 

 

Consejo 04: La planificación es tu mejor herramienta de COMUNICACIÓN

 

Muchas personas piensan que solo es necesario planificar para el control del PM, comprobar gastos, etc. Es curioso. Nuestras estadísticas de uso de la app nos dicen que en un porcentaje altísimo de las veces que un usuario entra en Sinnaps es simplemente para ver. Para comunicarse, un aspecto que debería ser clave en el plan de comunicacion interna.

Para el PM, la planificación es una herramienta de decisión y análisis de riesgo e impacto. Pero para la mayoría del equipo, la planificación es un mapa. Un mapa que me dice cuándo se supone que tengo que hacer qué, lo que me puedo gastar, con quién lo tengo que hacer. Si se está retrasando, si mañana tengo mucho que hacer o poco, etc. Por eso me gusta tratarla con cariño. Le pongo colores, describo el trabajo y añado tanta información como puedo. Por mí, pero sobre todo, por los demás. Y es que, la planificación es un mapa común y todo el mundo debe saber utilizarlo de manera sencilla.

En anteriores empresas en las que he trabajado, muchos equipos de trabajo se obsesionaban por hacer informes. Informes para todo. Empleaba un 60 por ciento del tiempo redactando burocracia. ¿La verdad? Ahora en Sinnaps intento hacer la burocracia mínima posible.

De esta manera, el trabajo es más efectivo. Me he dado cuenta de que si la planificación está bien hecha, es clara y está completada, puede ser tu mejor informe.

Los programadores dicen que si el código está bien hecho, es autoexplicativo y no hace falta explicar nada. Con la planificación es lo mismo. Por supuesto, todavía hago informes. No tantos. Pero los que hago me es más fácil relacionarlos entre sí mediante actividades, o plasmar la información de una manera visual. No es necesario hacer informes de avance, ni prácticamente de riesgos, ni muchos otros. Y lo mejor es que puedo recurrir a planificaciones de proyectos anteriores para resolver dudas. ✌

 

 

Consejo 05: Planifica con RECURSOS para que sea realista

 

 

Lo más difícil a la hora de planificar es que “el papel lo aguanta todo”. Todo lo realista que tú consideres. En retrospectiva he puesto sin saberlo, las mayores barbaridades en una planificación. Luego, a la hora de la verdad, te das cuenta de tus fallos.

Por eso, siempre digo que está la forma de planificar correcta y luego está la rápida. Cuando ya has hablado con todo el mundo. Cuando ya tienes una planificación optimizada de todo el trabajo que hay que hacer. Les has dado una semana para que te reporten cambios y cuando todo el mundo está contento, aún te falta lo más importante: convertir tu planificación óptima en una realista. Para ello, sólo hay una forma de hacerlo y es añadiendo los recursos necesarios para un proyecto en cada actividad.

Es un trabajo costoso pero el que más vale la pena. Una planificación no realista es el mayor riesgo que tiene tu proyecto. Para evitarlo, debes volver a cada uno de aquellos con los que has tenido que venderles tiempo y empezar a vender dinero.

Es mejor no hacerlo antes porque ahora ya tienes una aproximación muy buena de lo más óptimo que puedes conseguir. A partir de ahora, cada cambio se aleja de lo óptimo y mi trabajo consiste en regalar todo el dinero que tengo para el proyecto, sin cambiar los días. Por supuesto, no lo consigo nunca pero me acerco. 🙂

En cada actividad pongo los responsables, estimo unas horas, un coste, añado recursos adicionales y lo discuto con quien sea, siempre en el marco de días que hemos acordado previamente. Aunque no lo parezca, es un proceso sencillo. Cuando has negociado los días, cada uno ya se ha hecho a la idea de lo que es necesario  hacer.

Lo más importante a estas alturas es controlar las sobreasignaciones. En Sinnaps es muy fácil controlarlo, si visualizas el consumo de los recursos sobre la planificación. También puedes hacerlo con un Excel partiendo cada día en una columna y apuntando lo que vas a necesitar en cada fila (un recurso por fila). Independientemente de cómo lo hagas, trata de usar un porcentaje asignado a las personas, porque así es más fácil ver las sobreasignaciones.

Aquí puedes ver cómo lo hacemos nosotros:

Consejo 06: Ponte un PARACHOQUES

 

 

Se trata de “actividades parachoques”. Yo las llamo Buffer y ¡son un invento genial! Con los años, he visto que por muy bien que lo hagas, siempre hay cambios. Siempre hay imprevistos y nunca se cumple la planificación en proyectos complejos. Sin embargo, no puedes ir cambiándolo todo a cada contratiempo y mareando a las personas del equipo. Por supuesto, los hitos son inamovibles y no puedes estar modificándolos con cada imprevisto. Sobre todo, porque en los hitos suelen reunirse personas con agendas apretadas y muchas cosas dependen de ellos para empezar. Así que no es realista cambiarlos. Para eso necesitas… ¡los Buffers! 😎

Antes de cada hito, tiendo a planificar una actividad para prepararme la entrega que está, obviamente, sobredimensionada. Date un 10 por ciento del tiempo desde el último hito, como ejemplo. La estrategia es que a medida que otras actividades van necesitando más tiempo del que tenías estimado, puedes ir quitando días de los Buffers y añadiéndolo a las otras, sin afectar al resto de actividades. Digamos, que es un “colchón” o margen.

Para que un Buffer funcione bien, no debe estar lo más atrasado posible antes del hito, ni tampoco tener otras actividades solapadas, sucediendo en paralelo. De lo contrario, el Buffer no funciona.  

Otra cosa que tienes que tener en cuenta es que vas a tener que emplear esfuerzo y poder de convicción en insertar Buffers. Cuesta mucho programar días adicionales y defenderlos en la planificación, pero es indispensable que te lo tomes en serio. No puedes eliminarlos en la primera revisión. Si tienes la necesidad de hacerlo es preferible que retrases tu hito, con todo lo que ello conlleva. De lo contrario, te quedas sin plan B y te aseguro que te va a hacer falta…

También es posible que los dueños del proyecto o personal por encima tuyo intente forzarte a reducir esas actividades porque las vea demasiado largas y quiera ganar tiempo. Si crees que eso va a suceder, es preferible que los escondas y asignes los días adicionales entre más de un Buffer para que no se note tanto. 😏

 

 

En la próxima lección…

 

En la siguiente lección te contaré cómo preparamos los hitos, quienes del equipo no deberían estar en estos momentos y por qué es necesaria una botella de champán en que cada reunión de hito…

 

 

¿Preguntas? ¡No te cortes! Respondo a todas ✌

 

Hasta aquí esta lección, que iré actualizando con vuestro feedback. Así que no tengas dudas en hacer comentarios o aportar momentos de vuestra experiencia, para que otros usuarios puedan salir de dudas. 

Por cierto… No hace falta que seas usuario para seguir el curso, pero te animo a que pruebes gratis cuenta Bussines de la app de Sinnaps para que puedas ser más productivo y efectivo con tu trabajo. Descubre que se puede trabajar más rápido y mejor. ¡Usa el tiempo restante en lo que más te guste!

 

¡Hasta la próxima!

Richard de Sinnaps – Let’s get things done!!

Apúntate GRATIS al Curso online de Gestión de Proyectos

¿Me echas una mano? Si te ha gustado el contenido, lo puedes compartir en las redes sociales. Gracias!!

Mostrando 3 comentarios
  • Erick Lobo
    Responder

    Hola, si te entiendo un «buffer» es parte de la ruta crítica. Tienes algún nombre que le has puesto a esta actividad.

    No es tan fácil planificar los márgenes (atrasos), en proyectos de 200 días hábiles, es un mes en ruta crítica. Existe alguna otra forma de incluir estos márgenes, que en algunos casos pueden ser necesarios, tal como lo indicas.

    Saludos y bendiciones,

    Erick Lobo

    • Richard Balet
      Responder

      La verdad es que los Buffer no son una realidad técnica sino algo que es útil hacer desde un punto de vista práctico. Sin embargo un buffer estará o no en la ruta crítica dependiendo de donde lo pones y dependiendo de lo que dependa. Puedes poner actividades Buffer en líneas de trabajo o flujos de trabajo sin que estén en la ruta crítica pero en mi opinión es más práctico que si lo estén. De esta manera un único buffer puedes «consumirlo» en cualquier actividad.
      En proyectos largos es mejor colocar los Buffers justo antes de cada Hito. A poder ser, utiliza la actividad de «preparar documentación para el hito» (o parecido) como Buffer y planea mucho mas tiempo de lo que necesites. En un proyecto de esa duración no deberías tener Hitos demasaido separados entre si. Cuantos mas hitos plantees, más «seguro» se volverá tu proyecto porque tendrá más puntos de control. Sin embargo se volverá mas lento porque los hitos tienden a ralentizar el proyecto. Hay que encontrar el equilibrio.
      Otra manera de estimar los márgenes o posibles retrasos es aplicando estimaciones PERT y calculando las holguras de las actividades pero en proyectos complejos resulta muy costoso calcularlo manualmente. En Sinnaps tenemos una funcionalidad que calcula la holgura de tus actividades automáticamente 😉

  • Javier Banda Cazares
    Responder

    Buenas tardes excelente información, de mucho provecho, felicidades

Escribe un comentario