Índice
- ¿Cuándo no debemos seguir adelante con el proyecto?
- ¿Para qué sirven los hitos?
- ¿Qué tienen que ver los hitos y las fases de un proyecto?
- ¿Cómo definimos los hitos de nuestro proyecto?
- Hito 01 – ¿Qué vamos a hacer?
- Hito 02 – ¿Es posible conseguir hacer algo parecido a lo que queremos?
- Hito 03 – ¿Cómo va a ser esto una vez terminado?
- Hito 04 – ¿Esto es lo que estábamos buscando?
- Momento de tomar una decisión ¡enhorabuena!
- ¿Cómo preparar un hito?
- ¿Quién debe estar en los hitos y tomar decisiones?
- ¿Quién no puede faltar bajo ningún concepto?
- Consejos (según mi experiencia)
- En la próxima píldora…
¿Cuándo no debemos seguir adelante con el proyecto?
Parece que todo marcha. Ya hemos hecho algunos cambios y ajustado nuestra planificación. Más o menos todos vamos a una velocidad adecuada, pero de vez en cuando es necesario reagruparse y tomar decisiones, para elegir el buen camino. En esta píldora, explico una de las técnicas para la toma de decisiones más importantes en los proyectos: los hitos o reuniones de hito.
A pesar de que todo vaya bien, es necesario ver las cosas en perspectiva y replantearse todo de vez en cuando. Para saber cómo hacerlo, te va a venir muy bien esta píldora del curso online y gratuito para la Gestión de Proyectos.
Es bueno tener crisis existenciales, replantearse algunas cosas y tomar decisiones. Para eso están los hitos y son tan necesarios como importantes.
Un hito es en resumen una reunión de control de proyecto. Normalmente, están asociados a aspectos claves. Por eso, es muy frecuente confundir un hito con una mera actividad importante en nuestro proyecto.
En los hitos se toman diferentes tipos de decisiones estratégicas sobre el proyecto. Por ello, todas las actividades previas a un hito deben ir enfocadas a obtener la información necesaria para tomar las decisiones en el próximo hito.
¿Para qué sirven los hitos?
Para tomar decisiones. En los hitos no se trabaja, se evalúa y se decide.
Los hitos son un proceso de toma de decisiones en una empresa. Como hemos tratado en píldoras anteriores de este curso online para la Gestión de Proyectos, en todos los proyectos existe un grado de incertidumbre y a medida que se avanza, vamos resolviendo dudas.
Pues bien, muchas de estas dudas tienen un impacto directo en el proyecto y antes de seguir adelante, debemos decidir qué dirección tomar. Para eso exactamente, existen los hitos. Para recoger toda la información necesaria y decidir.
¿Qué tienen que ver los hitos y las fases de un proyecto?
Si lo haces bien, puedes gestionar todo el proyecto pensando únicamente en cumplir con los hitos, en lugar de con el resultado final.
Como Project Manager (PM) debes olvidarte del contenido del proyecto y centrarte en cumplir sus hitos. Sé que esto suena un poco raro, por eso intentaré explicarlo lo mejor posible. 😉
Todas las actividades de un proyecto deben ir enfocadas a resolver el siguiente hito. De manera que el PM focalice todo su trabajo para llegar al siguiente hito a tiempo y con la información necesaria. Eso quiere decir que todas las actividades previas a un hito tienen un objetivo común y por eso, pertenecen a la misma fase: de investigación, borrador, diseño, desarrollo, fabricación, implementación, etc.
¿Cómo definimos los hitos de nuestro proyecto?
Definir los hitos de un proyecto es relativamente simple. Para ello tienes que identificar las dos o tres grandes preguntas que debes conocer antes de terminar el proyecto.
¿Me echas una mano? Si te ha gustado el contenido, lo puedes compartir en las redes sociales. Gracias!!
Hito 01 – ¿Qué vamos a hacer?
Este primer hito finaliza con una fase de investigación y se celebra para empezar el proyecto oficialmente. En él, ponemos en conocimiento de todo el equipo los objetivos y estrategias del proyecto.
Hito 02 – ¿Es posible conseguir hacer algo parecido a lo que queremos?
Con este hito terminamos una fase de borrador, en la que debemos concentrarnos en demostrar si, con nuestros recursos y conocimientos, podemos llevar a cabo lo que se propone en el proyecto a todos los niveles.
Hito 03 – ¿Cómo va a ser esto una vez terminado?
Este hito cierra la fase de diseño. Aquí ya has demostrado que lo que quieres llevar a cabo es viable. ¡Buen trabajo!
Hito 04 – ¿Esto es lo que estábamos buscando?
En la última parte del proyecto, debes centrarte en construir el resultado final. En terminar de llevar a cabo el proyecto para entregar el resultado final. De hecho, el resultado no lo tendremos hasta el hito 04.
Momento de tomar una decisión ¡enhorabuena!
Todas estas fases son muy teóricas y puede que estés pensando que tu proyecto no encaje. Pero ten en cuenta que muchos proyectos no necesitan los cuatro hitos. Y es que no es lo mismo construir algo desde cero, que mejorar algo que ya existe, que volver a hacer algo que ya has hecho, que hacer un lavado de cara a un proyecto.
¿Cómo preparar un hito?
Cuando definas un hito debes dedicarle tiempo y trabajo para prepararlo previamente. Resérvate una semana o dos para que todo el mundo pueda agrupar, preparar y terminar toda la información necesaria.
A continuación, prepara durante un día o dos para la reunión de Kick-off. Merecerá la pena. 😉
No entres en detalles y limítate a hablar de resultados y problemas que se plantean de cara al futuro. Si surgen temas paralelos que se desvían de lo importante usa tu encanto natural para reconducir la reunión bruscamente si hace falta. Eso ayudará a transmitir la sensación de urgencia.
¿Quién debe estar en los hitos y tomar decisiones?
Esta respuesta es fácil. Aunque la toma de decisiones en grupo es lo más aconsejable, en un hito sólo deben estar los que deciden realmente. Como te he contado antes, en un hito no se hacen cosas sino que se explican y se deciden. Eso quiere decir que todas las personas que ni explican ni deciden, son imprescindibles en las reuniones de hito. Lo último que quieres es tener a más personas de las necesarias tomando decisiones y opinando.
¿Quién no puede faltar bajo ningún concepto?
Los dueños del proyecto. Es decir, los responsables que han ordenado el proyecto. Suelen ser los jefazos de la empresa o del departamento. Es posible que ni siquiera trabajen en él, pero sean los que han tomado la decisión estratégica de llevarlo a cabo.
Hasta aquí sobre los hitos. Recuerda: no los subestimes. Espero que te haya resultado interesante. En la próxima píldora vamos a hablar sobre cómo debes gestionar la comunicación en tu proyecto. Se trata de una parte VITAL para el buen trabajo en equipo, así que te recomiendo que no te la saltes.
Consejos (según mi experiencia)
Si te gustaría saber estos consejos, te recomiendo el curso sobre Gestión de proyectos.
En la próxima píldora…
¿Cómo utilizar la comunicación para controlar la velocidad de tu proyecto? El director del proyecto debe asegurarse de que todo el mundo tenga acceso a la información que necesita, para que el trabajo marche a todo gas.
¡Hasta la próxima!
Richard de Sinnaps – Lets get things done!!
¿Me echas una mano? Si te ha gustado el contenido, lo puedes compartir en las redes sociales. Gracias!!
Hola, muchas gracias por el curso, mi consulta es la siguiente, en la definición de los hitos ¿estos tienen que ir con tiempos delimitados de cumplimiento y costos asociados a su cumplimiento?; la teoría te dice por ejemplo que un hito podría ser 1 reunión con el ministro de Salud y los resultados (entregables) de ese hito 20 ambulancias para el municipio XXX. Ahora las actividades para propiciar el cumplimiento del hito por lo general son las que tienen tiempos y recursos y no los hitos. Muchas gracias por responder mi duda…
Otra cosa el concepto que tomaste de que los hitos no siempre están asociados a un resultado sino más bien a un proceso de monitoreo de la gestión del proyecto es interesante.
Hola Juan Carlos, gracias por los comentarios!
En mi opinión, si estás gestionando recursos y costos en el proyecto, por supuesto que los hitos deberían tener los suyos asociados. Como dices, las actividades para propiciar su cumplimiento también, pero no olvidemos que los Hitos también tienen gastos asociados en muchos casos (viajes, consultores, material etc…) Es importante que no confundas los recursos derivados de una decisión, con los derivados de la reunión en la que se toma la decisión. Son dos cosas diferentes.
Además, otra cosa es que para tomar esa decisión se deba hacer un estudio económico o de disponibilidad de recursos, pero eso nunca son costos aplicables al Hito dado que no se consumen en él.
Dime si no te queda claro.
Por otro lado como comento en el curso, siempre recomiendo que los hitos sean puntos de control del proyecto. Para, en base a los resultados obtenidos hasta el momento tomar decisiones que afectan al proyecto como seguir adelante, cancelarlo, o incluso cambiar el alcance o el presupuesto. En mi opinión eso es lo que debería diferenciar un hito del resto de actividades. Además estas son las decisiones más importantes y que requieren del equipo de gestión del proyecto.
Hola, hace muchos años recibí un curso de «Formulación de Proyectos», en la formulación se planteaba los aspectos de factibilidad (técnica, legal, ambiental y otras). Sin embargo, hasta ahora no sé en que punto podría ubicar tal labor, en particular, de frente a los hito, se me ocurre que en hito 01?!
Saludos y bendiciones.
Buena pregunta Erik. Gracias por hacerla
Cada proyecto tiene diferentes dimensiones dependiendo de su sector profesional y de sus necesidades o especificaciones. Sin embargo primero debemos definir cuales son esas dimensiones en el Brief de proyecto, Es decir, definir si hay temas técnicos, legales, ambientales etc… que pueden poner en riesgo la factibilidad del proyecto. Estos deben estar especificados o al menos contemplados en el Brief inicial (Hito01) o en su lugar, incorporados al brief tan pronto como seamos conscientes de ellos. Sin embargo eso no es todo. Tal y como comentamos en el curso, los hitos son para precisamente discutir la evolución del proyecto y en base a eso, decidir si cancelamos, seguimos adelante o si modificamos las especificaciones o Brief (añadiendo, eliminando o modificando aspectos que vamos descubriendo y que queremos controlar en la siguente fase).
Por eso en cada Hito del proyecto debemos invitar a personas capaces de entender cada una de las dimensiones del proyecto y transmitir sus consecuencias a las personas con poder de decisión. El 90% de la documentación de control de un proyecto son «documentos vivos» que hay que ir evolucionando a lo largo de todo el proyecto.
No quiero extenderme demasiado pero si eso no contesta a tu pregunta no dudes en insistir. Gracias pro
Hola, un par de consultas respecto a Sinnaps:
-¿Está accesible algún manual tipo ABC de Sinnaps?
-¿Cuáles son las limitaciones en Sinnaps del usuario sin costo?
Saludos,
Hola Erik. Te contesto por email privado. Prefiero dejar estos comentarios para temas relacionados con el curso. Gracias por preguntar!