¿Cuándo no debemos seguir adelante con el proyecto?

 

Parece que todo marcha. Ya hemos hecho algunos cambios y ajustado nuestra planificación. Más o menos todos vamos a una velocidad adecuada, pero de vez en cuando es necesario reagruparse y tomar decisiones, para elegir el buen camino. En esta lección, explico una de las técnicas para la toma de decisiones más importantes en los proyectos: los hitos o reuniones de hito.

A pesar de que todo vaya bien, es necesario ver las cosas en perspectiva y replantearse todo de vez en cuando. Para saber cómo hacerlo, te va a venir muy bien esta lección del curso online y gratuito para la Gestión de Proyectos.


Es bueno tener crisis existenciales, replantearse algunas cosas y tomar decisiones. Para eso están los hitos y son tan necesarios como importantes.

Un hito es en resumen una reunión de control de proyecto. Normalmente, están asociados a aspectos claves. Por eso, es muy frecuente confundir un hito con una mera actividad importante en nuestro proyecto.

Sin embargo, eso no tiene mucho sentido. Ninguna actividad en tu camino crítico es más importante que las demás, y no debemos priorizar unas sobre otras. Todas son imprescindibles y de todas ellas depende tu proyecto por igual.

Ahora bien, a diferencia de la mayoría de las actividades en tu proyecto, los hitos son las tareas que sirven para evaluar la parte del proyecto que no está asociada con su resultado, sino con su gestión y sobre todo, su estrategia.

Digamos que el resultado del proyecto depende de lo que se decide en los hitos y no al revés. En la reunión de hito se exponen, las bases para la toma de decisiones.

En los hitos se toman diferentes tipos de decisiones estratégicas sobre el proyecto. Por ello, todas las actividades previas a un hito deben ir enfocadas a obtener la información necesaria para tomar las decisiones en el próximo hito.

Esto es fundamental aclararlo. Es lo que hace que los hitos sean la mejor herramienta que tiene el Project Manager (PM) para mantener el alcance y el ritmo de los proyectos. Y una de las mayores características de la toma de decisiones importantes.

Se podría decir que los hitos son la ‘ley’, y en ellos vas acotando el alcance, controlando la velocidad y sobre todo reduciendo la incertidumbre en tu proyecto.

Además, existen otras reuniones de seguimiento en donde se analiza la solución de problemas y toma de decisiones, pero en los hitos se discute la toma de decisiones gerenciales, decisivas para el futuro del proyecto.

 

 

 

¿Para qué sirven los hitos?

 

 

Para tomar decisiones.  En los hitos no se trabaja, se evalúa y se decide.

Los hitos son un proceso de toma de decisiones en una empresa. Como hemos tratado en lecciones anteriores de este curso online para la Gestión de Proyectos, en todos los proyectos existe un grado de incertidumbre y a medida que se avanza, vamos resolviendo dudas.

Pues bien, muchas de estas dudas tienen un impacto directo en el proyecto y antes de seguir adelante, debemos decidir qué dirección tomar. Para eso exactamente, existen los hitos. Para recoger toda la información necesaria y decidir.

Por ejemplo, digamos que estamos desarrollando un nuevo servicio en la empresa. En una primera parte del proyecto estudiaremos la viabilidad y el alcance del nuevo servicio. Después, decidiremos si seguimos adelante o no, y en qué circunstancias. Es, precisamente, esa decisión la que debemos hacer en un hito.

Además de tomar decisiones, en un hito siempre se decide si se continúa o no con el proyecto. Por ello, en todos los hitos existe un peligro real de cancelación de un proyecto. Cuanto más temprano es el hito, más incertidumbre hay en el proyecto y  mayor es la posibilidad de cancelarlo.

Todos los proyectos surgen a partir de una o varias hipótesis y en los hitos debemos centrarnos en validar la hipótesis antes de continuar.

Si, por ejemplo, estamos desarrollando un producto a partir de una nueva necesidad en el mercado, primero tendremos que centrarnos en validarla. De la misma manera, si queremos mejorar un aspecto técnico de una máquina, al principio debemos centrarnos en confirmar que podemos hacer esa mejora.

O si queremos montar un negocio, lo primero que debemos hacer son pruebas para ver si nuestro plan de negocio es viable. Más delante, nos surgirán otras preguntas como  el beneficio que tendremos, la tecnología más útil, el coste final, el diseño, etc. Estos son los hitos posteriores.

Como puedes ver, un hito no sólo es una estupenda herramienta para gestionar la incertidumbre, sino también para gestionar el riesgo. Pero de esto lo hablaremos en lecciones posteriores. De momento, me basta con explicar que lo más importante para entender el significado de un hito, es saber que en un hito no se trabaja. Se decide y para eso, tienes que haber trabajado mucho antes.

¿Qué tienen que ver los hitos y las fases de un proyecto?

 

Si lo haces bien, puedes gestionar todo el proyecto pensando únicamente en cumplir con los hitos, en lugar de con el resultado final.

Como Project Manager (PM) debes olvidarte del contenido del proyecto y centrarte en cumplir sus hitos. Sé que esto suena un poco raro, por eso intentaré explicarlo lo mejor posible. 😉

Todas las actividades de un proyecto deben ir enfocadas a resolver el siguiente hito. De manera que el PM focalice todo su trabajo para llegar al siguiente hito a tiempo y con la información necesaria. Eso quiere decir que todas las actividades previas a un hito tienen un objetivo común y por eso, pertenecen a la misma fase: de investigación, borrador, diseño, desarrollo, fabricación, implementación, etc.

Además, al clasificar así las fases ayudamos a entender el objetivo, a dirigir el trabajo,  agrupar actividades, y también a optimizar recursos. En definitiva a enfocar esfuerzos para ser más productivos. Pero no lo olvides: son los hitos los que definen las fases y no al revés.

 

 

¿Cómo definimos los hitos de nuestro proyecto?

 

Definir los hitos de un proyecto es relativamente simple. Para ello tienes que identificar las dos o tres grandes preguntas que debes conocer antes de terminar el proyecto.

Sin embargo, es posible que, dado a que todo esto se basa en hipótesis, en un hito nos encontremos con información que no esperábamos encontrarnos. Por eso, en muchos casos, el proyecto puede darse de lleno contra un muro. En este caso, tendremos que replantearlo entero o pivotar sobre lo que pensábamos hacer.

Para colmo los hitos siempre deben ir acompañados de una revisión de la planificación posterior, del equipo y de los recursos planificados en nuestro proyecto.

De todas maneras y pase lo que pase, un hito siempre debe ser un motivo de celebración porque de un hito pueden salir tres consecuencias grandes y todas ellas son buenas.

 

— Nos damos cuenta de que podemos continuar y vamos por el buen camino.

— Nos damos cuenta de que debemos replantearnos ciertos aspectos importantes.

— Nos damos cuenta de que estamos equivocados y es necesario cancelarlo todo antes de que sea demasiado tarde.

 

En mi experiencia las grandes preguntas no acostumbran a ser más de cuatro, por lo que no es necesario tener más de tres fases. El problema es que cada hito requiere preparación y además focaliza las actividades de la fase previa. Por este motivo, te recomiendo que no hagas muchos hitos para agilizar el proyecto al máximo.

Estas son las cuatro preguntas que hago en casi todas las empresas en las que he trabajado. Se pueden resolver los hitos con las mismas cuatro preguntas.

 

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Hito 01 – ¿Qué vamos a hacer?

 

Este primer hito finaliza con una fase de investigación y se celebra para empezar el proyecto oficialmente. En él, ponemos en conocimiento de todo el equipo los objetivos y estrategias del proyecto.

Si has leído la primera lección de este cursos gratuito para la Gestión de Proyectos,  reconocerás que estamos hablando de la reunión de arranque o Kick-Off. Todo lo que hagas antes de este hito debe ser enfocado a celebrarlo.

Una vez lo termines debes evaluar si tienes la información necesaria para empezar. Si todo el equipo está de acuerdo, lo que normalmente va implícito, puedes comenzar. Esta es tu primera decisión de hitos: ¿Tengo toda la información necesaria para empezar?

 

Hito 02  – ¿Es posible conseguir hacer algo parecido a lo que queremos?

 

Con este hito terminamos una fase de borrador, en la que debemos concentrarnos en demostrar si, con nuestros recursos y conocimientos, podemos llevar a cabo lo que se propone en el proyecto a todos los niveles.

Para ello, normalmente es necesario hacer algún tipo de borrador teórico o práctico, que suele terminar con una maqueta, ejemplo, prototipo funcional, test de mercado, prueba piloto, etc. El instrumento que pruebe que es viable llevar a cabo tu hipótesis inicial.

Cuando realizas el hito debes plantearte si, con la información actual y los recursos disponibles, puedes lograr los objetivos del proyecto más allá de toda duda.

 

Hito 03 – ¿Cómo va a ser esto una vez terminado?

 

Este hito cierra la fase de diseño. Aquí ya has demostrado que lo que quieres llevar a cabo es viable. ¡Buen trabajo!

Ahora tienes que centrarte en definir las especificaciones del resultado final, así como de llevarlo a cabo y empezar a trabajar en el resultado final, hasta el último detalle.

Llegados a este punto debes saber con toda certeza lo que vas a hacer y cómo vas a llevarlo a cabo.

 

Hito 04 – ¿Esto es lo que estábamos buscando?

En la última parte del proyecto, debes centrarte en construir el resultado final.  En terminar de llevar a cabo el proyecto para entregar el resultado final. De hecho, el resultado no lo tendremos hasta el hito 04.

En algunas ocasiones y dependiendo del tamaño del equipo, podemos celebrar una reunión posterior para cerrarlo. Sin embargo, esto no lo considero como un hito del proyecto, dado que se trata en todo caso de una buena práctica de la empresa que recomiendo.

 

Momento de tomar una decisión ¡enhorabuena!

 

 

 

Todas estas fases son muy teóricas y puede que estés pensando que tu proyecto no encaje. Pero ten en cuenta que muchos proyectos no necesitan los cuatro hitos. Y es que no es lo mismo construir algo desde cero, que mejorar algo que ya existe, que volver a hacer algo que ya has hecho, que hacer un lavado de cara a un proyecto.

En la mayoría de estos casos, no te hace falta pasar por todos los hitos de manera ‘oficial’.  Las cuatro preguntas corresponden a casos complejos que empiezan desde cero.

Incluso, en muchos proyectos pueden pasar tan solo unos días y horas entre un hito y otro. Y es que ya tenemos la respuesta a algunas de esas preguntas. Aunque, lo más probable es que tengas que planteártelas de una manera y otra.

¿Cómo preparar un hito?

 

Un hito se prepara durante toda la fase previa. De hecho, todas las actividades de cada fase deben ir enfocadas al siguiente hito. Por eso, es muy importante que en cada hito converjan todas las dimensiones del proyecto. Ésa es la única manera de tomar decisiones importantes.

Si nuestro proyecto tiene una dimensión técnica, una de experiencia de usuario, otra financiera, marketing, usabilidad, investigación, legal etc. Cada hito debe plantear la misma pregunta en todos los aspectos del proyecto y resolverse en la misma reunión. Esto es mejor hacerlo así, porque de ésta manera podemos ver las implicaciones de cada decisión.

Tal y como escribo en mi artículo sobre el comportamiento de los proyectos, todas las partes del proyecto interaccionan entre ellas y se comportan en base a la teoría de sistemas. Por eso, es necesario evaluar todos los ámbitos del proyecto en paralelo.

Las personas que tienen capacidad para decidir, deben entender las implicaciones de todos los otros aspectos del proyecto. Y hay muchas cosas a tratar…

Por ello, cuando definas un hito debes dedicarle tiempo y trabajo para prepararlo previamente. Resérvate una semana o dos para que todo el mundo pueda agrupar, preparar y terminar toda la información necesaria.

A continuación, prepara durante un día o dos para la reunión de Kick-off. Merecerá la pena. 😉

Es importante que haya buenas presentaciones muy visuales con la información mínima necesaria para tomar decisiones. Las personas que tomen las decisiones, tienen que llegar ‘a mesa puesta’.

Por supuesto, tendrán preguntas por lo que calcula mucho tiempo para resolverlas. Al menos un 20 por ciento de la reunión.

No entres en detalles y limítate a hablar de resultados y problemas que se plantean de cara al futuro. Si surgen temas paralelos que se desvían de lo importante usa tu encanto natural para reconducir la reunión bruscamente si hace falta. Eso ayudará a transmitir la sensación de urgencia.

Incluso, en referencia a lo explicado en nuestra lección anterior de este curso online, te recomiendo que utilices estos días de preparación como actividades ‘Buffer’, gracias a las cuales se puedan absorber ciertas demoras de la planificación.

En este gif puedes ver cómo marco la actividad ‘Aprobación de los presupuestos’ como un hito en el proyecto.»

¿Quién debe estar en los hitos y tomar decisiones?

 

Esta respuesta es fácil. Aunque la toma de decisiones en grupo es lo más aconsejables, en un hito sólo deben estar los que deciden realmente. Como te he contado antes, en un hito no se hacen cosas sino que se explican y se deciden. Eso quiere decir que todas las personas que ni explican ni deciden, son imprescindibles en las reuniones hito. Lo último que quieres es tener a más personas de las necesarias tomando decisiones y opinando.

En mi opinión deberían estar los responsables de cada departamento/zona o área de negocio implicados en el proyecto y nadie más del equipo. Además, normalmente ni siquiera deberían decidir. En realidad, los que realmente tienen la última palabra de decisiones tan importantes como si es viable o no seguir con el proyecto, son los dueños del mismo o los altos directivos de la empresa. Estos son los que deberían tomar las decisiones estratégicas.

Para explicar temas importantes y críticos puedes invitar a algún experto. Sin embargo, creo que no deberías abusar de ello. Piensa que por cada experto retrasas la reunión. Además, como responsable deberías conocer toda la información crítica. Sin embargo, a veces pueden surgir dudas que afectan a otros responsables y tan solo el experto puede contestar.

De hecho, en alguna empresa en la que he trabajado me han llamado en una reunión de hito para ir a explicar alguna parte del proyecto y resolver alguna duda compleja, para luego prescindir de mí el resto de la reunión.

 

 

 

¿Quién no puede faltar bajo ningún concepto?

 

Los dueños del proyecto. Es decir, los responsables que han demandado el proyecto. Suelen ser los jefazos de la empresa o del departamento. Es posible que ni siquiera trabajen en él, pero sean los que han tomado la decisión estratégica de llevarlo a cabo.

A nivel de empresa son responsables del proyecto y, normalmente, los que de verdad controlan la ‘pasta’. Por eso, deben estar.

Son los únicos que tienen poder para decidir si se cancela o se sigue adelante. Si no pueden estar, asegúrate de que alguien les representa con poder de decisión. No queremos que nos digan el típico: «Voy a contarle todo esto a “X” y a ver que decide.» En este caso, ya estás perdiendo tiempo.

Hasta aquí sobre los hitos. Recuerda: no los subestimes. Espero que te haya resultado interesante. En la próxima lección vamos a hablar sobre cómo debes gestionar la comunicación en tu proyecto. Se trata de una parte VITAL para el buen trabajo en equipo, así que te recomiendo que no te la saltes.

Pero antes… y como hemos hecho en las lecciones anteriores, aquí tienes una lista de consejos que seguro que te ayudarán a la hora de definir y plantear los hitos de tu proyecto.

 

 

 

Consejos (según mi experiencia 😉 )

 

 

 

Ve con los deberes aprendidos y prepara todo el material de todo el  mundo en la misma presentación. No quieres depender de otros para que no haya problemas técnicos, de contenido, permisos, etc.

— Cuando planifiques no puede haber ninguna actividad de la misma fase sucediendo a la vez que el hito. De lo contrario, no tiene sentido. Cuando se celebra un hito, el resto del equipo debe estar o adelantando trabajo de otra fase, trabajando en otro proyecto o de vacaciones.

Empieza la reunión donde terminaste la última. Es bueno recordar a todo el mundo lo que se hizo la última vez. Puede que haya gente nueva en la sala y de todas maneras siempre es bueno hacer un repaso para entrar en contexto.

No es necesario que todos estén en persona. Hoy en día, eso es casi imposible pero sí que te recomiendo que haya al menos una herramienta capaz de compartir un escritorio o información visual. Es clave que estén visualizando y concretados en el mismo material o aplicación de gestión.

Haz los hitos cortos. No deberías necesitar más de dos horas para contarle a la gente lo que se ha hecho durante la última fase y decidir. He estado en muchos hitos interminables donde algunos de los asistentes se ponían a trabajar en otras cosas en el ordenador esperando a que llegase su turno. No quieres que eso te pase, pero si te sucede no desesperes, nos ha pasado a todos 😉

— Haz un acta o escoge a alguien para (sin abrir la boca durante la reunión) escriba el resumen o acta de lo que se está hablando. Son decisiones muy importantes, a veces, y quieres que quede constancia por si alguien no tiene mucha memoria o estaba trabajando en el ordenador cuando se decidió algo.

No te olvides de enviar el acta en cuanto la tengas lista. Pero no les des plazo para que la revisen. En su lugar, di que si nadie tiene nada que corregir durante los próximos “X” días, la darás por buena. De lo contrario, te pegarás la vida esperando y como PM, tú eres el que tiene que marcar el ritmo de trabajo.

— Si no lo ves claro y se considera que falta información, marca las pautas de cómo se va a decidir. No hace falta cuadrar agendas. Date unos días para conseguir la información. Luego, envía las posibles decisiones y sus consecuencias en el proyecto.

De esta manera, las personas que tomarán la decisión final pueden entender las consecuencias y votar a través del correo electrónico. Lo último que quieres es perder inercia. Por supuesto, todo esto pasa en paralelo mientras le proyecto sigue (si así se puede).

 

En la próxima lección…

¿Cómo utilizar la comunicación para controlar la velocidad de tu proyecto? El director del proyecto debe asegurarse de que todo el mundo tenga acceso a la información que necesita, para que el trabajo marche a todo gas.

Además, te cuento cómo utilizar la comunicación abierta para relacionarnos con el equipo. Te daré una lista de aplicaciones que nosotros utilizamos en Sinnaps para comunicarnos internamente.

 

¿Preguntas? ¡No te cortes! Respondo a todas ✌

 

 

Como cada lección, iré actualizando vuestro feedback. Así que no tengas dudas en hacer comentarios o aportar momentos de vuestra experiencia, para que otros usuarios puedan salir de dudas. 

Por cierto… No hace falta que seas usuario para seguir el curso, pero te animo a que pruebes gratis cuenta Bussines de la app de Sinnaps para que puedas ser más productivo y efectivo con tu trabajo. Descubre que se puede trabajar más rápido y mejor. ¡Usa el tiempo restante en lo que más te guste!

 

¡Hasta la próxima!

 

Richard de Sinnaps – Lets get things done!!

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Mostrando 4 comentarios
  • Erick Lobo
    Responder

    Hola, un par de consultas respecto a Sinnaps:
    -¿Está accesible algún manual tipo ABC de Sinnaps?
    -¿Cuáles son las limitaciones en Sinnaps del usuario sin costo?
    Saludos,

    • Richard Balet
      Responder

      Hola Erik. Te contesto por email privado. Prefiero dejar estos comentarios para temas relacionados con el curso. Gracias por preguntar!

  • Erick Lobo
    Responder

    Hola, hace muchos años recibí un curso de «Formulación de Proyectos», en la formulación se planteaba los aspectos de factibilidad (técnica, legal, ambiental y otras). Sin embargo, hasta ahora no sé en que punto podría ubicar tal labor, en particular, de frente a los hito, se me ocurre que en hito 01?!
    Saludos y bendiciones.

    • Richard Balet
      Responder

      Buena pregunta Erik. Gracias por hacerla
      Cada proyecto tiene diferentes dimensiones dependiendo de su sector profesional y de sus necesidades o especificaciones. Sin embargo primero debemos definir cuales son esas dimensiones en el Brief de proyecto, Es decir, definir si hay temas técnicos, legales, ambientales etc… que pueden poner en riesgo la factibilidad del proyecto. Estos deben estar especificados o al menos contemplados en el Brief inicial (Hito01) o en su lugar, incorporados al brief tan pronto como seamos conscientes de ellos. Sin embargo eso no es todo. Tal y como comentamos en el curso, los hitos son para precisamente discutir la evolución del proyecto y en base a eso, decidir si cancelamos, seguimos adelante o si modificamos las especificaciones o Brief (añadiendo, eliminando o modificando aspectos que vamos descubriendo y que queremos controlar en la siguente fase).
      Por eso en cada Hito del proyecto debemos invitar a personas capaces de entender cada una de las dimensiones del proyecto y transmitir sus consecuencias a las personas con poder de decisión. El 90% de la documentación de control de un proyecto son «documentos vivos» que hay que ir evolucionando a lo largo de todo el proyecto.
      No quiero extenderme demasiado pero si eso no contesta a tu pregunta no dudes en insistir. Gracias pro

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