La gestión y el análisis de riesgos de un proyecto es de los asuntos que más preocupan a los responsables de proyectos. Cada paso que se da en todo proceso profesional lleva incorporado cierta inseguridad, inevitable de ignorar. El riesgo está ahí y no se puede olvidar, pero sí existen mecanismos para minimizar sus efectos y establecer estrategias para preveer el comportamiento del proyecto minimizar los riesgos en tu proyecto.

 

Como ir de rafting, hay que examinar las estrategias para minimizar los riesgos de tu proyecto

 

Lo primero de todo es interiorizar un principio básico de la gestión de proyectos: el tiempo dedicado a la planificación será determinante en el éxito de los resultados finales. Durante este periodo previo, el Project Management detecta las amenazas más probables para el proyecto. Su atención se centra en aquellos riesgos transparentes que tienen un alto impacto y que son más probables que ocurran.

Así lo podemos constatar en una presentación elaborada por la consultora de origen británico Ernst and Young. A través de un conjunto de esquemas, nos ayuda a entender las soluciones posibles para afrontar con éxito cada imprevisto que ponga en peligro la realización de nuestro trabajo.

Gracias a la elección de una correcta herramienta de gestión, esta primera fase puede pasar de ser un suplicio interminable a un escalón metódico, fácil y eficaz. Herramientas de gestión de proyectos online como Sinnaps, por ejemplo, incorporan en su diseño una serie de mecanismos pensados exclusivamente para minimizar el riesgo. A fin de cuentas, se invierte un gran esfuerzo y tiempo en planificar un proyecto para reducir a su mínima expresión el impacto de los imprevistos. Por este motivo, en toda planificación hay que dedicar un amplio espacio al capítulo de las contingencias, a través de las cuales se inicia por una correcta evaluación de riesgos.

Todo Project Manager debe contar con un amplio plan de contingencia. Y para su elaboración es indispensable conocer cómo llevar a cabo una adecuada evaluación de riesgos, y establecer estrategias para minimizar los riesgos en tu proyecto.

 

5 preguntas para realizar un análisis de riesgos efectivo

 

Con el fin de preveer y realizar un amplio análisis de los riesgos de tus proyectos, damos respuesta a cinco preguntas claves, que podrían suponer el salvavidas del proyecto. Nos planteamos así cinco cuestiones que afectan directamente al control de las predicciones futuras.

— ¿Qué puede ocurrir que afecte al proyecto? En esta primera pregunta, es fundamental diseñar y desarrollar un análisis DAFO. Con él, detectaremos amenazas y oportunidades externas, así como debilidades y fortalezas internas. No hay que tener miedo a una planificación flexible, después de todo tal y como afirma PMI en su estudio, tan solo el 51% de los proyectos se terminan a tiempo y otros estudios de la UE nos confirman que tan sólo el 14% lo hace con su planificación inicial. Esto nos demuestra que la planificación en un proyecto ha de contemplarse como algo flexible y que debe adaptarse a los cambios e imprevistos que pueden surgir, siendo estos casi inevitables.

— ¿Qué probabilidades hay de que ocurra? Para dar una respuesta adecuada a posibles amenazas, el Project Management debe seguir analizando y distribuyendo sus recursos disponibles totales, por proyectos, por periodos, etc. Es gracias a la elaboración automática de informes de recursos, y de gráficas de consumo que el profesional puede detectar los momentos del proyecto con mayor probabilidad de riesgo. Son precisamente estos gráficos de consumo de recursos, los que mejor nos pueden indicar de un vistazo los ‘cuellos de botella’ para localizar fácilmente los momentos con mayor volumen de trabajo, con menores recursos, mayores costes, etc. Por ejemplo, si se produce un desbordamiento de actividades con escasos recursos humanos, existirá una mayor probabilidad de no completar los objetivos planificados, dejando actividades sin hacer. Si detectamos esto a tiempo, podremos tomar las medidas necesarias en el momento.

— En el caso de que ocurriera, ¿qué efecto tendría sobre el proyecto? A lo largo del desarrollo de nuestro proyecto, es inevitable eliminar ciertas acciones que suponen un riesgo para el trabajo del equipo. Por este motivo es necesario elaborar simulaciones de escenarios que nos ayuden a afrontar los imprevistos del día a día. Se trata de un recurso muy eficaz, ya que a priori no es fácil prever ciertos aspectos. Con las simulaciones podremos averiguar gracias a técnicas PERT y CPM de antemano cómo afectará cada improvisto en todos los componentes del proyecto.

— ¿Puedes poner medios para impedir que ocurra? Una vez estudiadas las distintas posibilidades, podremos guardar las simulaciones que creamos convenientes, o que tengan una mayor probabilidad de que terminen siendo utilizadas. De este modo, y sin perder tiempo, aplicamos la alternativa que teníamos diseñada. Una solución que habremos estudiado anteriormente con la tranquilidad que exige la etapa de planificación previa. Por eso, es muy importante contemplar las simulaciones con la misma flexibilidad que nuestra planificación inicial y no dejarse detalle sin contemplar: costes, periodos temporales, recursos necesarios, flujo de trabajo, etc. Todo lo necesario para rehacer por completo el proyecto si fuera necesario y con un impacto mínimo en el resultado final y en las limitaciones temporales y materiales que tengamos.

— Si no puedes impedirlo, ¿sabes qué medidas deberías tomar para minimizar su impacto? Puede suceder que no hayamos previsto algún que otro contratiempo que pueda poner en riesgo nuestro proyecto. Esta es precisamente una razón de peso para que trabajemos con gestores que permitan la mayor flexibilidad posible: cambio de fechas, modificación de recursos, extensión del periodo temporal de la actividad, etc. Esto hace imprescindible que los gestores de proyectos como Sinnaps otorguen la posibilidad de realizar cambios rápida y fácilmente.

James McGrath, experto en gestión empresarial y autor del bestseller El pequeño libro de las grandes preguntas del management (Alienta Editorial, 2015), asegura que «todos los planes tienen que ver con el futuro y, por lo tanto, conllevan riesgos potenciales porque se trata con incertidumbres».

 

5 estrategias para minimizar el riesgo en tus proyectos

 

En definitiva y para que sirva de colofón, es conveniente seguir unas estrategias que minimicen el riesgo de nuestro proyecto. McGrath plantea estas cinco, un compendio de pautas gracias a las cuales el Project Manager coordinará con las herramientas anteriormente expuestas:

  1. Transferencia de riesgos. Traslada el riesgo desde el equipo a los expertos externos.
  2. Aplazamiento de riesgos. Cambia el orden en el que se van a desarrollar las actividades previstas.
  3. Reducción de riesgos. Reduce la posibilidad de que ocurra el contratiempo.
  4. Eliminación de riesgos. Si es un riesgo que puedes evitar por completo, elimínelo. Si sabes que una tecnología conlleva un riesgo y la puedes sustituir por otra, sustitúyela.
  5. Aceptación de riesgos. En ocasiones no vas a tener más remedio que reconocer que no hay mucho que puedes hacer, además de aceptar el riesgo y tener un plan de contingencia.

Muy relacionado con los primeros puntos y con el fin de priorizar la posibilidad de que aparezcan los riesgos, en función del impacto en todo el proyecto, nos lleva a utilizar la matriz de riesgos. Aquí un ejemplo de cómo elaborarla y utilizarla efectivamente.

Esto nos lleva a repasar y estudiar al detalle las estrategias para minimizar los riesgos en tu proyecto a través de nuestras cinco preguntas clave: ¿qué puede ocurrir que afecte al proyecto?; ¿qué probabilidades hay de que ocurra?; en el caso de que ocurriera, ¿qué efecto tendría sobre el proyecto?; ¿puedes poner medios para impedir que ocurra?; si no puedes impedirlo, ¿sabes qué medidas deberías tomar para minimizar su impacto?

Muchos profesionales siguen las reglas estandarizadas por el PMI. En este caso, para el análisis de la incertidumbre en los proyectos, recomienda seguir estas líneas de gestión de riesgos según el PMBOK.

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