¿Por qué muchos Directores de Proyectos Profesionales rechazan Gantt?

En el momento en el que un project manager decide cómo es el mejor modo para controlar sus proyectos, se le pueden plantear dudas como: ¿me dejo guiar por un diagrama de Gantt? ¿Realmente es eficiente para la gran cantidad de actividades y recursos que tengo que gestionar? ¿Gantt tiene en cuenta el riesgo de mi proyecto? Gantt es una buena solución para trabajar con proyectos simples, cuya incertidumbre es mínima. Por ello, es importante resaltar los inconvenientes y riesgos del diagrama de Gantt.

Es cierto que se trata de una herramienta utilizada por el gran colectivo de directores de proyectos del mundo, pero cada vez hay más profesionales que no son partidarios de su utilización. Veremos por qué.

 

riesgos del diagrama de gantt

Lo primero que debemos considerar es que el diagrama de Gantt es una herramienta de visualización y no de planificación. En 1910, Henry Gantt creó esta gráfica para plasmar el proyecto en su conjunto e informar sobre las fechas de inicio y fin de las actividades, sobre un eje temporal. Por tanto, es un medio, otra forma más de orientarnos sobre la dirección del proyecto.

Sin embargo, si queremos planificar a través de un Gantt caeremos en un error bastante común del project management. Y es que han pasado más de cien años desde que el Mr. Gantt creara su entonces innovadora técnica de gestión.

Lo que Gantt olvidó…

Este tipo de diagramas se basan en la sencillez. Toda información que suponga un extra de dificultad para entender el proyecto, sobra. Como por ejemplo, un plan para identificar y gestionar la incertidumbre. Y es que, valga la redundancia: Gantt se olvida del riesgo de los proyectos, siendo uno de los riesgos princiaples de su diagrama. Algo que resulta vital para el Director de Proyectos Profesionales, quien se forma precisamente, para tratar estos temas: la gestión de la incertidumbre.

Aquí, la prioridad no está en la gestión de los riesgos. Y debería ser lo más importante para el project manager,  ya que pueden llegar a cuestionar la viabilidad del proyecto en sí. Y todo se iría al garete.

Gantt  no tenía ni voz ni voto, ni flexibilidad

Está claro que Gantt no decidía durante la ejecución de sus proyectos. Los planificaba y se quedaba mirando su espectacular gráfica. Con el diagrama de Gantt se pierden las nociones para una toma de decisiones acertada. Si queremos realizar un cambio, para evitar un riesgo identificado, no podemos. Tenemos las manos atadas. Y es que Gantt no era precisamente muy flexible.

Aún no conocía la importancia de la comunicación eficaz y a tiempo real

Si no hay ningún cambio, novedad o decisión, ¿por qué comunicarse con los demás? Hoy día esto es inviable. La gestión de proyectos trae consigo un amplio plan de comunicación con los stakeholders o interesados de nuestro proyecto. Si se utiliza Gantt como un canal de comunicación, estaremos privando a los colaboradores para que tomen conciencia sobre los posibles riesgos que pueden poner en jaque al proyecto. Riesgos que tampoco están  identificados.

Así pues, se pierde la actualización continua en la que todo project manager debe trabajar. Se convierte en un método estático, que no permite modificaciones, algo inexplicable si hablamos de proyectos de software, por ejemplo. Podríamos citar también otros muchos sectores en los que, cada vez, están teniendo una mayor relevancia las metodologías ágiles que permitan realizar tantas modificaciones como se necesite. Cambios que se comunicarán con el resto del equipo a tiempo real, evitando así malentendidos.

La solución

Muchas empresas ya son conscientes de los riesgos del diagrama de Gantt. Por eso y sin descartar sus muchas ventajas, nacen herramientas online que da una solución a la gestión de proyectos complejos con un cierto grado de incertidumbre. Entre las más destacadas, Sinnaps, cuyo uso es gratuito, utiliza una tecnología que combina Gantt con PERT y CPM. Porque se puede extraer lo mejor de cada técnica sin que suponga un riesgo más en nuestro proyecto.

Con el PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) en nuestro Gantt de Sinnaps, obtenemos automáticamente los flujos de trabajo óptimos, atendiendo a los caminos críticos y cuellos de botella del proyecto.

Sinnaps trabaja basándose en éstas dos técnicas y las visualiza a su denominado Gantt-flow: una gráfica igual de sencilla pero con la gestión de riesgos incorporada y automatizada.

La tendencia

Lo mezcla de metodología es una de las tendencias que más se está dando entre los Directores de Proyectos Profesionales. Una de ellas es la de mezclar técnicas ágiles con predictivas. Dos tipos de métodos que no tienen cabida en la planificación a través del diagrama de Gantt.

Desde una misma herramienta Sinnaps, es capaz de unirlas para que obtener lo mejor de ambas: la metodología ágil gestiona muy bien la duda, el riesgo y la respuesta rápida. Mientras que la predictiva trabaja de maravilla la incertidumbre. Todo en uno, para visualizar de manera sencilla el flujo de trabajo óptimo que nos ha calculado automáticamente nuestra herramienta.

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