El diagrama de Gantt es una representación gráfica de la planificación de actividades con una duración y fecha asignadas, y a través de un cronograma de barras. Se trata de un instrumento de comunicación perfecto para que todo el equipo sepa lo que hacer y cuando hacerlo. En este artículo, veremos cuáles son los tipos de diagramas de Gantt que existen.

Pero antes…

 

¿Cuáles son las principales características del diagrama de Gantt?

 

– Como su objetivo principal es la de simplificar y organizar en un calendario la planificación del trabajo, debe ser una gráfica fácil de interpretar. Todas las personas del equipo, deben identificar de  un vistazo las actividades que corresponden a una fecha determinada.

– Podemos ganar mucho tiempo y aprovechar al máximo los recursos. Quiere decir que, para hacer este gráfico necesitamos descomponer el trabajo y eso es clave para aumentar la productividad de la empresa.

– Debemos saber la duración exacta de ejecución de las actividades. Cuando estamos elaborando una gráfica de Gantt de una empresa, con sus tareas y plazos, estos datos los debemos saber con exactitud, pues cambiar cualquier detalle en el diagrama puede resultar una pesadilla para el director del proyecto. Lo que quiere decir que una de las características del Diagrama de Gantt es que es una herramienta estática, inadecuada para proyectos con incertidumbre, en donde no se sabe en el inicio muchos de sus detalles. Por eso, decimos que puede ser complicado representar proyectos complejos con un Gantt.

Por suerte, ya están apareciendo en el mercado muchas aplicaciones para planificar que contemplan este inconveniente e incorporan diagramas de Gantt flexibles, los cuales permiten modificaciones a lo largo de la ejecución del proyecto. Lo tenemos como ejemplo en Sinnaps.

[Te recomendamos Diagrama de Gantt: ventajas y desventajas ]

 

Nuevas características: el mejor tipo de Gantt que existe

 

– Con las nuevas versiones de Gantt que están apareciendo en el mercado, también representamos las relaciones entre las actividades. Sinnaps lo llama Gantt-flow, y quiere decir que si tenemos una actividad que no podemos empezar hasta que no termine otra (ya sea porque necesitamos el resultado de una para ejecutar la otra), la segunda actividad aparecerá automáticamente detrás de la primera.

Un ejemplo: tenemos que hacer un diseño de un nuevo producto. Primero, tenemos la reunión con el equipo. En ella vemos los requerimientos que se esperan del nuevo producto. Tras la reunión, tenemos que hacer un borrador del prototipo, que necesitamos para hacer el prototipo en sí. Esta sería una manera muy sencilla de explicar las relaciones entre las actividades. Tras el prototipo tenemos una reunión de hito. Si quieres saber más sobre los hitos: ¿Qué son hitos de un proyecto?

Planificación realista con recursos compartidos. Imagina que tenemos una furgoneta que utilizamos el mismo día y a la misma hora para dos actividades. ¡Error! Los nuevos diagramas de Gantt no te dejarán planificarlo e irán más allá: te pondrá la furgo en el próximo hueco que tengas en la planificación. Recuerda, que necesitamos optimizar y aprovechar el uso de los recursos. Además, si esa furgoneta es de alquiler, sacaremos una rentabilidad obligada.

Planificación realista y compensación de horas de trabajo. Lo mismo ocurre con las horas de trabajo del equipo. Junto con el diagrama de Gantt, podemos activar una gráfica que nos diga si estamos planificando demasiado trabajo para una misma persona. De lo contrario, nos tocará hacer cambios más adelante porque a Pepe no le va a dar tiempo a terminar ése día tal actividad.

Planificar de manera realista es la llave para que cumplas al final con los objetivos y tomes decisiones de peso.

 

Tipos de diagramas de Gantt

Después de ser conscientes de lo que las nuevas apps nos ofrecen, podemos ver los tipos de diagramas de Gantt desde su forma más clásica.

 

Los demás tipos de diagramas de Gantt

 

A partir de aquí, podemos clasificar los tipos de diagramas de Gantt por recursos, o por bloques simples de ejecución. Con la simple y clásica carta Gantt de una empresa, sólo podemos representar pocos elementos. No ocurre lo mismo con la variación de Gantt comentada en el punto anterior.

Te enumero algunos ejemplos de tipos diagramas de Gantt:

Diagrama de recursos materiales. Representamos, por ejemplo, las máquinas utilizadas durante las fechas seleccionadas.

Diagrama de recursos intangibles o servicios. Gráfica de Gantt que representa el uso de unos determinados servicios. ¿Cuándo se usan y por cuánto tiempo?

Diagrama del trabajo del equipo. El esfuerzo invertido de cada persona del equipo, está reflejado en un calendario y representado por un Gantt.

Diagrama de adelanto de obra. Ejecución de las actividades de obra planificadas. En proyectos de ejecución simples, podemos poner las tereas que se van completando. Esto lo podemos hacer en todos los Gantt, rellenando con rallas las barras desde donde se haya completado. Así:

 

Tipos de diagramas de Gantt

 

Diagrama de presupuestos completados o costes. Se ponen las actividades o bloques, y dependiendo del grosor de cada una podemos distinguir fácilmente las de mayor coste. Dejo este ejemplo, sacado del blog Todo Edificación:

 

Tipos de diagramas de Gantt

 

Diagrama de etapas o bloques de proyecto. La mayoría de proyectos se dividen en etapas, fases o bloques generales. Los puedes representar en un Gantt para tener una visión más general de tu trabajo.

Diagrama de portfolio de proyectos. Resulta básico para todo director de proyectos que gestione varios al mismo tiempo.

Todos estos tipos de diagramas de Gantt, los podemos tener en uno sólo con herramientas como Sinnaps. En la misma aplicación tenemos representados recursos, personas asignadas, servicios, tareas terminadas, en ejecución y por hacer (a través de un Kanban), fases y portfolio de proyectos.

 

 

El valor SOCIAL de diagrama de Gantt

 

La ráiz del diagrama de Gantt es la comunicación. Para eso se hace, para que nos cuente qué tenemos planificado y sobre todo, utilizaro como herramienta para trasmitirlo al equipo.

Sin hablar de toda la coordinación de equipo, para que todos los colaboradores cuenten con la información necesaria para sus actividades.

Muchas apps como Sinnaps, ofrecen un sistema de chat y notificaciones a tiempo real. ¿Quieren saber en el momento los cambios que se están realizando? Las actividades y los proyectos en su conjunto disponen de un historial o logo, para saber qué está pasando en cada momento. Del estilo de Facebook… y es que la gestión y dirección de proyecto tiene una base muy sólida y amplia: su aspecto SOCIAL.

 

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