Durante el desarrollo de los proyectos, se generan múltiples datos de gran valor. Todos ellos se recogen adecuadamente en informes de proyecto, siendo éstos la base de toda la documentación generada por todo el equipo, especialmente por el Director del Proyecto.
Vivimos inmersos en grandes volúmenes de información, que en muchas ocasiones pueden llegar a desinformarnos. Por ello, es conveniente saber cómo seleccionar e identificar los datos que realmente nos aporten valor a nuestro trabajo.
Sin embargo, muchos directores de proyectos dedican un amplio tiempo en realizar estos informes. Para muchos de ellos, se convierte en una tarea tediosa y prolongada.
Por ello, conviene utilizar herramientas de planificación y gestión como Sinnaps, que ofrecen al usuario varios tipos de informes. De manera automática, el Project Manager puede generar el informe de proyecto, mientras se toma una apetecible taza de café.
Si aplicamos este Big Data a la planificación y gestión de proyectos, estaremos generando informes de recursos asignados o estudios del estado de nuestra planificación, informes de los recursos imputados y del proyecto en su conjunto. Incluso, es posible obtener una imagen en el informe de la planificación en el Gantt-flow. Así, tendremos las actividades visualizadas en la línea del tiempo, de la manera más fácil y práctica.
Índice
¿Para qué utilizamos los informes de proyecto?
— Como principal herramienta de comunicación.
— Parte del alcance y comunicación con el cliente. De hecho, los informes de proyecto suelen ser una obligación contractual.
— Herramienta principal para tomar decisiones efectivas. En este caso, funciona como instrumento de comunicación interna.
— Comunicación con nuestros stakeholders o interesados.
— Instrumento de motivación e implicación en el proyecto. Como herramienta para promover el compromiso para y por el proyecto.
— Identificación de posibles aspectos que puedan servir de utilidad en otras áreas de la empresa, como puede ser el departamento comercial.
— Imagen de marca, profesionalidad y reputación de la organización o equipo de trabajo.
Se terminaron los informes dispersos en emails
¿Por qué aún hay directores de proyecto que utilizan el correo electrónico como archivo de documentos de soporte? Toda la información generada en los mails, mantiene vivo al proyecto. Recurrimos a ella constantemente. No importante que sea en formato de PDF, Doc. o JPG, o alguna de las conversaciones que mantenemos en ése importante asunto. Guardamos en el correo información imprescindible.
¿Cuánto tiempo empleamos para buscar correos electrónicos? Nos pasamos gran parte de nuestra jornada buscando aquel asunto en el que una vez hablamos sobre qué parámetros modificar del diseño que debía estar listo la semana pasada. Pues bien, todos estos datos se pueden recoger en informes de proyecto, generados automáticamente por nuestra aplicación de planificación y gestión.
Además, herramientas como Sinnaps disponen de una amplia posibilidad de chats y notificaciones, para mantener una comunicación ordenada y organizada de todos los posibles imprevistos de última hora. Consultas, dudas, anotaciones o comentarios. Cualquier miembro del equipo puede iniciar una conversación desde las propias actividades planificadas.
Las normas ISO ayudan a estandarizar nuestos documentos, los productos y servicios. Entra en este artículo para saber cómo crear una ISO y cuáles son las más populares.
¿Cómo la analítica de datos cambia la dirección de proyectos?
La transformación digital aterriza de lleno también en la Dirección de Proyectos. Saber gestionar este fenómeno no es fácil. Los líderes de los proyectos deben ser conscientes de su papel y de la importancia de gestionar a su equipo, y dirigir al proyecto hacia la competitividad que exige la transformación digital en el mundo empresarial.
Y es que, el fin último del Project Manager es encontrarle sentido a la masa de datos. Por este motivo, se hace necesario que forme parte de los comités generales de las empresas para mejorar la toma de decisiones estratégicas de la misma, en base a los datos extraídos de sus proyectos. Se convierte así en un elemento clave para la integración del Big Data en la gestión empresarial. Un instrumento que le ayudará en su tarea como transformación e impulsador del cambio digital, será el uso de herramientas y los informes generados por ellas del seguimiento de sus proyectos.
Para más información sobre la transformación digital en gestión y dirección de proyectos, puedes visitar el artículo de Director TIC: Claves para la gestión digital de proyecto competitivos.
