En este artículo haremos un breve recorrido por el proceso, fases y etapas de la negociación, ejemplos de negociación y podremos ver en qué consiste el método Harvard.
Ante un desacuerdo, existen varias opciones: la huida, la sumisión, la intransigencia, el recurso a la ley o la búsqueda de una solución negociada. La modalidad de negociación elegida dependerá de nuestra confianza y talento personal, así como de la planificación..
La eficacia en la negociación no depende tanto del estilo adoptado como del desarrollo del propio proceso. En el proceso y casos de negociación con proveedores, la verdadera eficiencia de la negociación consiste en la flexibilidad de ajuste y adaptación al contexto y al interlocutor de forma permanente.
No olvidemos que una negociación, al fin y al cabo, es un plan, un proyecto y, como tal, podemos apoyarnos en alguna aplicación como Sinnaps, software de gestión de proyectos, que nos ayude a gestionar el paso a paso para no desviarnos de nuestro objetivo.
Índice
¿En qué consiste el proceso de negociación?
Son todos los pasos a realizar desde que somos conscientes de una necesidad o de un desacuerdo hasta la consecución de un resultado. Cada vez que negociamos, tenemos que tomar decisiones para lograr un resultado exitoso para nuestro negocio. Para obtener los mejores resultados, necesitamos entender las diferentes etapas del proceso de negociación.
Si bien muchas negociaciones son sencillas, algunas de ellas se encuentran entre los desafíos más difíciles a los que nos enfrentaremos en nuestra carrera profesional. Nuestro éxito dependerá de la planificación y preparación.
Debemos abordar siempre las negociaciones con un conjunto claro de estrategias, mensajes y tácticas que nos guíen desde la planificación hasta el cierre. Como comentábamos al principio, el uso de un software de gestión de proyectos como Sinnaps nos ayudará a planificar y controlar cada una de las etapas, permitiéndonos planificar los objetivos, tareas y recursos que utilizaremos en el proceso de negociación.
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Fases y etapas de la negociación
Los pasos de la negociación son cinco, según la mayoría de los autores:
- Paso 1: Preparación para la negociación.
- Paso 2: Planificación y organización de la reunión de negociación.
- Paso 3: Negociación.
- Paso 4: Acuerdo.
- Paso 5: Contrato / Ejecución.
Paso 1: Prepararse para la negociación.
La negociación implica necesariamente fijar metas y objetivos, límites, escenarios dentro de los cuales trataremos de llegar a un acuerdo. La negociación requiere un muy buen conocimiento de los elementos que la componen, por lo tanto, es necesario familiarizarse con todos los elementos que son objeto de negociación.
Aquí hay 5 preguntas que deben ser contestadas durante el período de preparación antes de la negociación:
Pregunta 1: ¿Cuáles son los elementos esenciales en los que nos centramos para establecer relaciones profesionales duraderas con nuestros socios? (identidad, valores, visión, misión, metas y objetivos,…) Para establecer relaciones comerciales a largo plazo, las empresas deben seleccionar socios potenciales con los que sean compatibles.
Pregunta 2: ¿Cuáles son los elementos específicos de la negociación? Por ejemplo: un servicio de entrega urgente, entrega en un lugar específico o con un horario concreto, prestación de un servicio ininterrumpido, capacitación del personal, un suministro al mejor costo posible, garantías, etc. Cada uno de estos puntos (y otros si procede) pueden ser negociados. Es muy importante que, como compradores, nos preparemos bien para lo que vamos a negociar y que definamos nuestras necesidades y expectativas para cada elemento de la negociación.
Pregunta 3: Exactamente ¿Cuántos puntos vale cada elemento de la negociación considerando una ponderación total de 100 puntos?
Ejemplo :
Conseguir un descuento del 15% = 20 puntos
Conseguir una entrega 24 horas = 35 puntos
Garantía de repuesto en entregas fallidas = 30 puntos
Descuento de compra por volumen a partir de 100 uds = 15 puntos
Total = 100 puntos
Pregunta 4: ¿Cuáles son los elementos que representan una condición sine qua non?
Siguiendo el ejemplo de la pregunta anterior:
Trabajamos un producto perecedero y necesitamos que, sí o sí, la entrega se haga en 24 horas, por tanto, ese punto es impepinable. Podemos jugar con otros aspectos de la negociación para alcanzar ese objetivo ya que, sin él, el resto de la negociación no prosperará.
Pregunta 5: ¿Qué margen de negociación tenemos para cada uno de los elementos?
Ejemplo :
Ahora mismo tenemos un margen de venta del 12% pero tenemos quejas por la demora en las entregas. Sería perfecto alcanzar las entregas en 24 horas y, además, conseguir el 15% de descuento pero, si conseguimos el primer objetivo, el margen del segundo nos permite negociar, ya que obtengamos el descuento que obtengamos, siempre va a ser a mayores de nuestro margen inicial.
Paso 2: Planificación y organización de la reunión de negociación.
Es uno de los pasos de la negociación más significativos. Dependiendo del contexto, es necesario determinar si se requiere una reunión. En caso afirmativo, una de las partes deberá organizar la reunión y comunicar a la otra parte: la fecha y hora de la reunión, el lugar de la reunión, los nombres de las personas presentes, el contenido y la celebración de la reunión, el equipo necesario, etc.
En un enfoque tradicional, las reuniones contarían con dos personas. Si se trata de una negociación informal y, ajustándonos a las costumbres de cada persona y sitio, puede tratarse desde una videoconferencia hasta un café o comida. En negociaciones más formales o de índole superior, se reunirán equipos multidisciplinarios.
Paso 3: La reunión de negociación.
En negociaciones formales (ej.: una asociación industrial): al comienzo de la reunión de negociación, el organizador abre la sesión y presenta a los participantes. Explica el proceso y hace una breve presentación de los temas a tratar. Durante la reunión, se asegura de que el debate avance, toma nota de los puntos en los que las partes están de acuerdo y vela por que se respete el tiempo asignado a cada punto. Al final de la sesión, resume los puntos que se han resuelto y realiza una evaluación de la reunión.
En negociaciones informales (ej.: un directivo de una empresa multiservicio se presenta a una licitación local para llevar el servicio de limpieza de una escuela infantil y necesita negociar con un proveedor de productos de limpieza al que ya conoce previamente para que los precios se ajusten al presupuesto): es muy frecuente que en PYMESy microempresas sean los propios gerentes o directivos quienes se reúnan de manera informal para negociar. Al no haber un organizador que medie la reunión, lo importante aquí es respetar los siguientes puntos: mantener un equilibrio en la conversación, permitiendo hablar al otro; si conocemos al interlocutor, debemos intentar no perder más del 20% de la conversación en temas personales y, si el acuerdo no llega a término, planearemos una próxima reunión.
Sea formal o informal la negociación, los resultados de este estudio pueden ser de tres tipos:
- Se llega a un acuerdo y las partes pasan a la fase de redacción del acuerdo o contrato.
- Se debe planear una próxima reunión.
- Las partes deciden que no habrá acuerdo.
Paso 4: El acuerdo.
En esta fase, los distintos puntos del acuerdo se redactan de manera que se evite cualquier posible ambigüedad. Tan pronto como las partes están satisfechas con los documentos escritos, se firma el documento para formalizar el acuerdo.
El siguiente paso, si la importancia del acuerdo lo justifica, será la firma de un contrato.
Paso 5: Redacción del contrato.
Una vez finalizada la negociación y redactado el acuerdo, a veces puede ser necesario un contrato para formalizar la compra.
En esencia, un contrato de compra-venta debe incluir los siguientes puntos:
- Una portada, que tiene por objeto definir el contenido del documento.
- Una introducción, que contiene los siguientes elementos:
2a. Identificación de las partes involucradas;
2b. Un preámbulo que recuerda el contexto del acuerdo y presenta un resumen de las expectativas de cada parte.
- Los siguientes cuatro capítulos,
3a. Disposiciones generales – artículos introductorios que establecen el marco en el que tendrá lugar el contrato (motivos, definiciones, terminología, documento aplicable, etc.).
3b. Disposiciones técnicas – artículos cuya finalidad es definir y prever las etapas de la ejecución del contrato. Modalidades de ejecución – lo que debe ser entregado y llevado a cabo por el proveedor (recurso, pasos intermedios, modificaciones, aceptación, instalación, seguimiento del trabajo, etc.). Condiciones de garantía – que representa la protección requerida, como garantías, fianzas, seguridad, etc.
3c. Disposiciones comerciales – cualquier término relacionado con los costes (revisión, rehabilitación, liquidación, pago, entrega, transferencia de propiedad, retención de la titularidad, sanciones, demora, etc.).
3d. Disposiciones legales – disposiciones que tienen por objeto dar solución jurídica a diversos elementos de gran importancia (duración, fuerza mayor, ejecución, confidencialidad, protección de la información, titularidad del objeto, propiedad intelectual, arbitraje, opinión jurídica, cláusulas de defecto, jurisdicción para la interpretación del contrato, no competencia,etc.).
Para simplificar, se puede decir que en un contrato de compraventa las partes se comprometen a intercambiar un «recurso» por un precio de venta, acompañando este intercambio de condiciones y garantías específicas y explícitas, establecidas con plena conciencia y objetividad y, por tanto, consideradas satisfactorias para las partes implicadas.
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Ejemplos de negociación
A continuación veremos un proceso de negociación (ejemplo completo). Un caso práctico real donde podremos analizar, uno a uno, los pasos de la negociación.
1 – La preparación de la negociación:
Antonio V. es el administrador único de una empresa que ofrece envíos de flores y regalos originales a domicilio y cuya sede reside en una pequeña localidad de la provincia de Zamora. A finales de 2018, analizando desde Sinnaps cómo se ha desarrollado el año: los objetivos alcanzados, los recursos utilizados y el Valor Ganado, las tareas realizadas y los beneficios obtenidos; se da cuenta de que tanto en el estudio de la competencia como en las propuestas de sus colaboradores, siempre se destaca algo: las cestas de fruta fresca y productos ecológicos como regalo son un producto en alza.
Antonio, después de investigar el mercado acerca de este producto en concreto, confecciona unas cestas y realiza una simulación del proyecto en Sinnaps para ver los posibles resultados comerciales. Una vez ajustados los productos, pide presupuesto a tres empresas.
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De las tres, la Frutería de María P. es la única que se acerca a lo que su empresa necesita. A priori, después de buscar información de la empresa proveedora, parece que es un socio potencial compatible pero habría que negociar algunos puntos:
- Las cestas de fruta de temporada le dejan a Antonio un margen del 30% para el precio de mercado que ha estudiado pero, sin embargo, las de fruta exótica, si quiere ajustarse al resto del comercio, le dejarían solo un 10%. Sería óptimo lograr un descuento del 15% en este tipo de cestas, aunque tampoco es sustancial, por lo que le otorga: 10 puntos.
- Las cestas deben ser entregadas en un máximo de 48 horas tras la solicitud del pedido y en unas condiciones óptimas.Conseguir el envío en este plazo y forma constituyen: 40 puntos (y, además, es una condición necesaria).
- Dado que Antonio V. no trabajaba hasta ahora este tipo de productos, le supone un sobrecoste de envío por tratarse de productos perecederos. Dado que la Frutería de María P. es una gran distribuidora, lo ideal sería alcanzar una solución de estilo dropshipping donde la Frutería María P. se ocupe de realizar los envíos: 30 puntos.
- De conseguir que la frutería se encargase de los envíos, habría que alcanzar un acuerdo acerca de algún tipo de garantía por pedidos no entregados, errores en la entrega, entregas fuera de plazo, etc. Esta garantía son 20 puntos.
¿Qué margen de negociación tiene Antonio para cada uno de los cuatro elementos mencionados?
Como decíamos, la entrega en menos de 48 horas tiene que darse sí o sí para que el acuerdo prospere. Sin embargo, hay margen de negociación en los otros puntos: el ajuste del descuento en las cestas exóticas es deseable pero no necesario, se puede jugar con ese valor para alcanzar otros más importantes.
En cuanto al dropshipping, a Antonio V. le piden en su transporte 6€ por envío a la península, por lo que negociar un precio por debajo de este con la frutería le supondría un ahorro, no solo económico por el transporte, sino de recursos.
Por último, Antonio V. sabe, por sus resultados anteriores, que puede asumir la garantía de entrega con el transporte con el que trabaja habitualmente pero, si consigue la estrategia de envío a través de la frutería, se propone un límite de aportación del 50%.
2 – La planificación:
Por tratarse de empresas de la misma provincia, Antonio V. comparte un proyecto con María P. en Sinnaps, donde puede hablar con ella a tiempo real por chat mientras visualizan el proyecto, ya que las conversaciones pueden ser organizadas dentro o fuera de cada actividad. Antonio V. le propone una reunión a María P.:
Buenos días, María
He revisado la propuesta de cestas de frutas que me enviasteis el viernes. Me gusta mucho vuestro material y estoy seguro de que es un producto de calidad, pero me gustaría tratar en persona, si es posible, algunos aspectos concretos acerca de los envíos y de las frutas exóticas.
Dime, por favor, cuándo te vendría mejor que nos reunamos. Me gustaría lanzar el nuevo producto aprovechando la campaña navideña y deseo que podamos trabajar juntos, por lo que convendría ver esto pronto. Yo puedo acercarme a vuestra ciudad cualquier día de la semana, así que quedo en espera de tu respuesta.
Saludos cordiales,
Antonio V.
Respuesta:
Buenos días, Antonio
Nos complace que te haya gustado nuestro catálogo y, sí, trabajamos con productos de gran calidad. En cuanto a la reunión, podemos vernos mañana por la mañana, si tú puedes. Acércate a nuestra sede central y, así, conoces un poco más nuestro trabajo. Te adjunto la dirección y las coordenadas. Solo tienes que preguntar por mí en recepción.
Un cordial saludo,
María P.
3 – La reunión de negociación:
Antonio y María se ven en la sede de la empresa de María y, después de mostrarte a Antonio su sistema de distribución y algunas novedades, acuden a la sala de reuniones para tratar los asuntos relativos a su acuerdo.
Antonio expone los puntos que ya mencionamos y, a su vez, atiende a los de María: ella tiene unos fuertes valores y le habla de que cree firmemente en la contratación fija, por lo que busca relaciones contractuales estables y de larga duración con sus clientes para mantener a su plantilla, además de atender a los gastos del negocio. También busca el volumen porque es la única forma de reducir los costes de envío.
Por lo que cuenta, hace tiempo que ellos mismos se encargan del transporte dentro de la península. Por último, le explica que las frutas tropicales, como han visto en la nave, son más caras de mantener y más perecederas, de ahí su elevado precio.
Tras buscar fórmulas para la satisfacción de ambas partes, llegan a los siguientes acuerdos:
4 – El acuerdo:
Habrá un descuento del 10% en las cestas de frutas exóticas siempre que se reciban más de 30 pedidos al mes. Si se reciben más de 45 pedidos, el descuento será del 15%, siendo este el límite. También habrá un descuento del 10% en las cestas de frutas de temporada si se venden más de 100 cada mes.
La empresa de María se hará cargo de los envíos en 48 horas, siempre y cuando sean dentro de la península, a cambio de un cargo de 3€ en la zona A y 5€ en la zona B. Los envíos a Ceuta, Melilla o las islas los prepararán, pero tendrá que ser Antonio quien negocie con un transportista el envío.
A cambio de esto, Antonio firmará con María un contrato de exclusividad en cuanto a fruta fresca, salvo causas de fuerza mayor. Es decir, Antonio solo comprará la fruta a María salvo algún caso grave, como que se rompa el stock.
Por último, acuerdan que, en lugar de pagar cada uno un porcentaje de la garantía de envío, se buscará una póliza que cubra daños, retrasos y pérdidas. Como este punto no estaba preparado, se plantea una reunión dos días después para tratar este tema. Entonces se redactará el contrato.
Método Harvard de negociación
De todos los métodos de negociación existentes, destacamos la negociación integradora desarrollada en la Universidad de Harvard por los profesores Roger Fisher y William Ury en la década de 1980. Esta método es el que más se enseña en las escuelas de derecho y de negocios de todo el mundo. Esta modalidad de negociación se basa en la idea de que es necesario centrarse en los intereses de las partes involucradas en la negociación y no en las posiciones que pueden adoptar los negociadores.
La negociación basada en principios es un concepto desarrollado en el libro «Getting to Yes» de Roger Fisher y William Ury. Esta visión de la negociación se centra en los intereses de las partes que entablan negociaciones y la estrategia se centra en la gestión y resolución de problemas.
Dado que el objetivo de la negociación integradora es encontrar un acuerdo adecuado y conforme para todos, el concepto de «ganar-ganar» (win-win) se utiliza a menudo como sinónimo de esta estrategia, es decir, cómo negociar con éxito para ambas partes.
Esta visión de la negociación representa una visión muy diferente del estereotipo de la negociación dura en la que una parte pierde mientras la otra gana. Se trata de una negociación integradora en la que el acuerdo no puede mejorarse, ya que todo el valor fue compartido durante la negociación.
Si presentamos este método de una manera más concreta podemos decir que los cimientos son estos cuatro pilares:
- Los temas deben tratarse sobre la base de los méritos y no sobre la base de las emociones de las personas involucradas.
- Negociar desde los intereses y no desde las posiciones Los intereses de las diferentes partes involucradas en una negociación son a menudo muy similares. Si las diferentes partes involucradas en una negociación se centran en sus intereses, pueden descubrir que comparten más. Hay que entender los verdaderos intereses detrás de una posición, el verdadero porqué.
- A veces los negociadores son demasiado estrictos y la creatividad se ve bloqueada por el juicio negativo de las ideas de los demás durante la fase de lluvia de ideas, en la que todo debe ser puesto sobre la mesa y las ideas deben ser evaluadas después.
- Las decisiones basadas en criterios objetivos facilitarán el acuerdo entre las partes. Los criterios deben ser objetivos, legítimos y prácticos.
Roger Fisher y William Ury también desarrollaron el concepto de BATNA (Best Alternative to a Negotiate Agreement). Este concepto se refiere a la mejor alternativa que podemos encontrar ante un acuerdo negociado. Cabe destacar que el BATNA no es una de las opciones, sino la solución que encontraremos para satisfacer nuestros intereses fuera de la mesa de negociación si no se llega a un acuerdo durante la negociación.
Hoy en día, la estrategia de ganancia mutua es la más respetada y utilizada por expertos, académicos y profesionales de negocios.
En conclusión, la preparación y planificación de las etapas de negociación es fundamental para conseguir un acuerdo que nos satisfaga. Utilizar un gestor de proyectos como Sinnaps nos asegura su planificación. Preparar estas fases y etapas de la negociación puede ser más importante que el estilo que utilicemos, como el método Harvard que hemos mencionado, aunque más adelante hablaremos también de otros métodos para una negociación exitosa.
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