Un software de gestión empresarial es una herramienta que permite optimizar el trabajo del equipo en tiempo y costes. Es decir, harás más trabajo con menos costes y en menos tiempo.
En actualidad, es un clave que todo negocio competitivo tenga este tipo de software de gestión, sea del tamaño que sea. Y es que hoy día existe un gran abanico de diferentes herramientas accesibles y fáciles de implementar en el equipo. Todas ellas, con diferentes características según tu tipo de empresa. Además este tipo de programas para empresas enseña también a los equipos de trabajo a saber cómo organizarse en el trabajo.
Al terminar el artículo, vamos a asegurarnos de ayudarte a elegir qué tipo de software necesitas para tu empresa y qué herramientas online son las más usadas actualmente. Sobre todo en sectores donde los proyectos se necesitan gestionar de manera ágil, este tipo de software son muy utilizados. El sector del desarrollo de software y las distintas ingenierías llevan décadas utilizando estas herramientas. Sin embargo, cada vez son más populares e igual de eficaces para áreas tan diferentes como agencias de marketing o despachos de abogados, entre muchos otros.
3 tipos de software de gestión empresarial según el tipo de empresa
¿Qué tipo de software de gestión empresarial debería elegir? ¿Qué programas para empresas son los más efectivos e innovadores? Una de las mayores pérdidas de tiempo en muchos equipos de trabajo es la rotación de diferentes software. La implementación de este tipo de herramientas suele ser costosa, pues nuestros colaboradores deben cambiar de hábitos de gestión y coordinar sus tiempos con las del resto de compañeros.
Siempre hay personas que tardan más que otras, pero el origen de este problema suele venir por dos razones: una es que la herramienta seleccionada no cubre realmente las necesidades diarias de nuestro equipo y otra suele ser porque el software de gestión no es fácil de usar.
Afortunadamente, cada vez podemos encontrar más listados de tareas y planificadores online que gestionan recursos y promueven un trabajo colaborativo. Y no sólo con eso, son intuitivo, fáciles de usar e incrementan la motivación y compromiso de todos los interesados en nuestros proyectos.
Así pues, ¿qué tipo de empresa tienes? Para elegir entre los programas de gestión empresarial que existen actualmente, distinguimos los tipos de empresa según el número de personas que forman sus equipos de trabajo:
- Para equipos pequeños (1-10 personas) con proyectos simples. Entendemos por equipos pequeños a un grupo reducido de colaboradores o interesados en proyectos fáciles de gestionar. Para ello, existen aplicaciones online con listas de tareas, a través de las cuales hacemos un seguimiento de las actividades que están por hacer y las terminadas. Y sobre todo, sabemos quien es responsable de qué tarea en todos los proyectos.
Como ejemplo, muchas empresas utilizan aplicaciones como Trello, Monday o Asana. Todas ellas suelen utilizar tableros Kanban, formados por columnas con tarjetas o actividades: Por hacer, en proceso, hechas y tarde. También resultan muy flexibles pues, por ejemplo, en Trello se pueden personalizar estas columnas y nombrarlas según se necesite.
Sin embargo, en cuanto nos llega un proyecto un poco más complicado también nos llega la necesidad de cambiar de aplicación. Pues todas ellas suelen ofrecer servicios muy básicas y limitadas. Y aquí es donde volvemos a rotar de nuevo de herramienta.
Uno de los servicios más utilizados por la mayoría de empresas, es la gestión de recursos y esto es algo muy escaso en este tipo de listados de tareas online. De ahí que pasemos al siguiente grupo de software de gestión empresarial más completo y no menos accesible para todo tipo de negocios.
- Para equipos medianos (10-70) con proyectos complejos. En este tipo de proyectos intervienen numerosos colaboradores con diferentes intereses, fechas de entrega, subtareas, además de recursos planificados y gastados en cada actividad.
En un software de gestión empresarial como Sinnaps, se pueden gestionar el trabajo de cada persona y lo costes que ello conlleva. Además del tablero Kanban, ofrece un calendario con los distintos plazos y las actividades planificadas.
Ejemplo de planificación en uno de los programas de gestión de empresas más utilizados: Sinnaps.
Primero, planificamos en el calendario las actividades. Les asignamos personas y costes. Luego, vamos al tablero ágil y las mismas actividades están organizadas y priorizadas automáticamente según plazos de entrega.
Nota: hay software de gestión empresarial que son capaces de ayudarte a priorizar las actividades. Por ejemplo, en el caso de Sinnaps, calcula automáticamente qué actividades debemos hacer primero si queremos cumplir con nuestros plazos. Se trata de herramientas innovadoras pensadas para ahorrar a las empresas costes y tiempos de ejecución.
La comunicación en este tipo de herramientas online es básica. Todo el equipo debe estar actualizado gracias a un amplio sistema de notificaciones. Gracias a ello y a un chat interno, la bandeja de emails termina reduciendo considerablemente. Esto tiene una ventaja añadida: la información está organizada y siempre podremos acceder a ella de manera rápida.
Además, este tipo de programas de gestión para empresas también ofrecen informes de recursos, actividades, proyectos, etc. Que o bien, podemos exportar a Excel o bien podemos analizar los datos en el mismo software.
Existen muchas otras funcionalidades que puedes encontrar en estos software de empresas. Por ejemplo, a la hora de planificar el trabajo del equipo, puedes hacerlo fijándote en la disponibilidad de cada persona. Así vemos si no tienen trabajo sobre-asignado y si deberíamos mover alguna actividad de día, pues esa persona tiene demasiado trabajo. En este caso, lo que pasaría es que el plan no sería realista y al final ese colaborador no podría terminar a tiempo esa actividad. Software de gestión de empresas como estas nos enseñan esto desde el principio.
Gestiona las posibles sobre-cargas de tu equipo, teniendo en cuenta todos los proyectos en los que participen. Si sobre pasa las ocho horas de jornada, la planificación no será realista y las posibilidades de fracaso serán altas.
- Para equipos grandes (Más de 70) con proyectos complejos. Es tipo de empresas necesita un software diferente, que integre también otros programas de gestión diferentes, especializados distintas áreas. Como por ejemplo, si trabajamos desarrollando software necesitaremos también detectores de incidencias como Jira.
Las licencias suelen ser mucho más costosas, así como las necesidades varían con respecto a empresas más pequeñas.
Cuando hablamos de estos programas, destacamos MS Project, para el cual es necesario cursos de especialización. La mayoría de los Project Managers profesionales especializados en la gestión de proyectos grandes y complejos suele obtener el costos certificado ofrecido por el Project Management Institute (PMI).
Sistema de gestión empresarial ágil
Un sistema de gestión empresarial es la forma en la que la compañía administra el trabajo de todo el equipo, gracias a un software de gestión. Afortunadamente, cada vez hay más empresas que utilizan técnicas innovadores para optimizar el esfuerzo de su equipo. De las más empleadas por todos los sectores, es la metodología ágil. Se trata de un tipo de metodología de proyecto que permite ajustarse a los continuos cambios que pueda sufrir el mismo.
Por ello, es preciso aclarar que agilidad no es rapidez. Es importante distinguir estas dos definiciones, pues trabajar en un sistema de gestión empresarial ágil significa flexibilidad y capacidad para adaptarse a los distintos contratiempos. Por eso, los métodos ágiles nacieron en el sector del desarrollo del software, pues trabajan con proyectos que requieren de muchos cambios una vez se han iniciado.
Afortunadamente, la empresas más competitivas están incorporando esta metodología ‘agile’ en sus equipos de trabajo. Gracias a herramientas de gestión y planificación online, los nuevos hábitos son rápidamente asimilados e implementados por todos los colaboradores.
Software de gestión empresarial como Sinnaps, permiten esta gestión ágil, pues promueven la colaboración de todos los interesados en el proyecto y hace simulaciones de planificaciones para ver el impacto en el proyecto. Lo cual nos ayudará a elaborar un plan de proyecto competitivo y realista a las necesidades del cliente.
