Evaluamos los siguientes software de inventario y planificación: Sinnaps, POS Maid, InFlow y ABC Inventory.
Toda empresa necesita un sistema de gestión de inventarios. Ya sea que se dedique a la venta al por mayor, al por menor, al servicio o prácticamente a cualquier otra industria, tiene que hacer un seguimiento de sus productos.
Aquí os presentamos una evaluación de cuatro programas de planificación e inventario y, a continuación, cinco razones por las que es tan importante usar software de inventario para PYMEs.
Índice
Software de planificación integral: Sinnaps
Sinnaps es todo un gestor de proyectos integrado: tareas, equipos, control de gastos, recursos, escenarios y estrategias.
Pros: una app para inventarios te permitirá controlar la entrada y salida de productos de tus almacenes pero se queda totalmente coja a la hora de ofrecerte información útil para tu negocio. Por ello, te aconsejamos que complementes tu software para almacén con un gestor de proyectos como Sinnaps.
De este modo, sabrás en cada momento el valor de tus recursos, podrás distribuir las tareas de inventario entre tu personal y conocer el flujo de trabajo en cada momento, presupuestar con distribuidores, conocer de antemano los posibles cuellos de botella y ponerles solución gracias al cálculo de rutas óptimas de trabajo y a la simulación de escenarios.
Contras: esta potente aplicación online fácil de usar, no es exactamente un programa específico para almacén pero será el aliado perfecto de tu software de gestión de inventarios.
Software de inventario: POS Maid
En el mundo de las aplicaciones para inventarios, esta es una solución rápida y muy fácil de usar.
Pros: te permite restringir el acceso de usuarios a zonas específicas y es bastante personalizable. Puedes tener varios puntos de venta como, por ejemplo, tienda física y tienda online. Facilita el uso del escáner óptico para la entrada y salida de productos pero se pueden configurar botones para los que son difícilmente escaneables (códigos pequeños, semitransparentes, etc.) aunque quizá sea la función menos intuitiva del programa.
Además, crea informes por periodos (días, meses, años o intervalos personalizados) y es muy sencillo hacer recuentos y ajustar el inventario, con accesos rápidos a las ventas y márgenes de beneficios.
Contras: Una buena opción para microempresas y PYMEs, aunque la interfaz gráfica está bastante obsoleta y saturada.
Software para inventarios: InFlow
Este software para almacén es uno de los más robustos del mercado y empezar a trabajar con él lleva apenas unos minutos tras la instalación.
Su herramienta de importación fácil, que añade stock a la base de datos en segundos y sus informes, altamente personalizables, muy flexibles para adaptarlos a usuarios o departamentos.
Puedes utilizar la versión de escritorio o la nube aunque, si tienes varios locales o almacenes en tu empresa, te recomendamos la opción en la nube, ya que la sincronización de versiones de escritorio puede ser complicada. Su versión gratuita dura 14 días y te dará una idea exacta de si es el programa que necesitas para tu negocio.
Pros: es una alternativa si trabajas en una industria que implica grandes movimientos de inventario, tiene un soporte por chat, teléfono y correo y está en constante actualización, ya que lo utilizan más de un millón de empresas en todo el mundo.
Contras: si tienes una microempresa o poco movimiento de almacén, puede ser un programa un poco costoso, con un precio de 69 dólares al mes en su versión más elemental.
Software de control de inventarios: ABC Inventory
ABC Inventory es un completísimo gestor de inventario que incluye un increíble número de funciones y es un software para inventarios. La pega es que es un programa que, aunque ocupa muy poco (solo necesita 60MB de disco) es una versión de escritorio y para el sistema operativo Windows, ya que funciona con Microsoft Office Access.
Pros: si estás acostumbrado a trabajar con aplicaciones de Office, te encantará, ya que comparte la misma interfaz gráfica: hay pestañas en la parte superior para pedidos, inventario, activos e informes, y cada una de ellas está repleta de funciones.
Existen herramientas para crear órdenes de compra y de trabajo, programar citas en el almacén y gestionar ventas y envíos, así como bases de datos para proveedores, clientes y transportistas.
Una selección de opciones de inventario permite a los usuarios no sólo rastrear la recepción o transferencia de inventario, sino también administrar las órdenes de reparación. El programa también es capaz de producir una gran variedad de informes, incluyendo listas de control de inventarios de forma diaria, resúmenes de activos, cotizaciones de ventas, etiquetas de correo y mucho más.
Contras: la mayor pega es que la curva de aprendizaje es grande. El programa ofrece amplia documentación y un tutorial de bienvenida para los conceptos más básicos del programa pero dominar las funciones avanzadas requiere tiempo y dedicación.
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5 razones para instalar un software de inventario
1. Evita que los productos se estropeen
Si tienes demasiados productos en tu almacén, aumentas el riesgo de que se vuelvan obsoletos, dañados, estropeados o robados antes de poder venderlos todos. Dependiendo de la industria en la que te encuentres, probablemente estés más preocupado por algunos de estos riesgos que por otros.
Por ejemplo, si estás en la industria de la tecnología, no quieres que tus productos caros queden obsoletos, dañados o robados, pero probablemente no te importe su fecha de caducidad. Sin embargo, los productores de alimentos sitúan el deterioro de los productos en un lugar destacado de la lista de preocupaciones sobre la gestión de las existencias.
2. Deja de pagar costos ocultos
Tener demasiado inventario no solo aumenta el riesgo de pagar más en el futuro, sino que te cuesta más dinero todo el tiempo. ¿Dónde guardarás el inventario extra? Es posible que tengas que comprar un almacén más grande de lo que realmente necesitas o alquilar casetas o naves si tu almacén no es lo suficientemente grande.
Además, es importante proporcionar seguridad para evitar el robo. Y no te olvides del dinero que está atado en el inventario que podrías haber usado para contratar personal o para hacer crecer tu negocio de otras maneras.
3. No decepciones a tus clientes
En el otro extremo del espectro de inventario, si tienes muy pocos productos en tu almacén, te enfrentas a un conjunto de riesgos totalmente diferente. Tus clientes no quieren esperar demasiado para que les envíes sus pedidos. Así que si te quedas sin los productos que buscan o si tus procesos de picking, embalaje y envío son demasiado lentos, podrías ahuyentar a los clientes.
4. No pierdas tiempo
La gestión de inventario puede llevar mucho tiempo, especialmente si estás tratando de hacerlo a mano o en hojas de cálculo. La velocidad lo es todo en los negocios. La rapidez con la que re-ordenas productos, envías pedidos de clientes y actualizas tus registros de inventario podría provocar el éxito o el fracaso de tu empresa. Por eso es tan importante un sistema de gestión de inventario automatizado.
La lectura de códigos de barras de productos y la configuración de puntos de re-abastecimiento automático pueden ahorrar un tiempo valioso al agilizar procesos complejos.
5. Comienza a planear con anticipación
No puedes permitirte el lujo de ser puramente reaccionario en la gestión de tu inventario. Necesitas empezar a planear con anticipación y ser proactivo. En lugar de no estar preparado para picos repentinos en las ventas, trata de notar estas tendencias de antemano monitoreando los canales de los medios sociales para obtener menciones de ciertos productos y mirando los registros históricos para detectar aumentos estacionales en las ventas.
Todo esto es más fácil de decir que de hacer. Se remonta a tener un poderoso software para manejo de inventarios para liberar tu tiempo y hacer la mayor parte del análisis de datos por ti.
Puedes optar por opciones como POS Maid o Abc Inventory o comenzar con una versión de prueba y mejorar las características del programa con InFlow, si tu empresa necesita un programa potente de gestión de inventario. Escojas el programa que escojas, recuerda que Sinnaps, gracias a todas sus funciones integradas, es uno de los mejores complementos para cualquier software de control de inventarios.
Y si además, necesitas optimizar grandes planificaciones, donde una gran variedad de recursos colapsa los flujos de trabajo de tus equipos, tienes la posibilidad de sacarte el certificado profesional conocido como Six Sigma con Green Belt como el primero de sus niveles. Sea cual sea tu inquietud, un software de gestión de proyectos que integre inventarios y proyectos a diferentes niveles, es clave para recortar presupuestos y maximizar tus recursos.
