Prepara tu proyecto: Una reunión de arranque con sustancia

 

No hay reunión más importante y a la que le podamos sacar mejor rentabilidad que el Kick-off o arranque de un proyecto. Sin embargo, en muchas ocasiones no se le da la importancia necesaria a este momento. Es una pena. Gracias al Kick off time, podemos ahorrarnos muchos malentendidos y alinear muchas expectativas. O lo que es lo mismo, ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo para alcanzar el objetivo general de una empresa.

En la mayoría de los inicios de proyecto desconocemos muchas de las cosas que queremos conseguir. No importa porque para eso es el proyecto, para ir aprendiendo. Piensa que la cantidad de información que tienes es inversamente proporcional a la incertidumbre que deberás gestionar en tu proyecto y hasta que no tengamos el producto final, ni sabremos la mayoría de las respuestas.

Dependerá de las etapas de la planeación del proyecto. En la primera, el conocimiento de embarque puede orientarse a lo que trataré en esta lección.

 

 


 

 

Hacer una reunión de arranque —o en su defecto, una presentación de arranque— nos ayuda en  diferentes niveles a:

 

— Crear un contexto común para todo el equipo con el que desarrollaremos el proyecto.

— Ser conscientes de las cosas que todavía no sabemos.

— Mediemos el nivel de incertidumbre que somos capaces de aceptar al iniciar cada proyecto.

— Averiguar si tenemos la información suficiente para empezar a llevar a cabo el proyecto.

— Pondremos en común la información para reducir la incertidumbre de todo el equipo y transmitir seguridad en el resultado.

— Preparar la reunión con un determinado patrón, nos ayudará a completar la información que nos permitirá crear una metodología común en todos los proyectos. Y es que gracias a esta metodología podremos optimizar y mejorar para futuros proyectos.

 

Como puedes ver, una reunión de arranque tiene dos finalidades claves: estratégica y técnica. Sin embargo, el fin que considero más importante es el social. Crear equipo y dar una herramienta fantástica para que todo el mundo pueda empezar a trabajar con la máxima información posible.  

 

PASO 01: Lo primero que necesitamos aclarar es «¿Desde dónde partimos?»

 

Para eso es importante hacerse algunas preguntas que nos ayudarán a contextualizar el producto y tener un punto desde el que empezar a trabajar. Aquí tienes algunas de las preguntas que, a mí en particular, me sirven para preparar el arranque de cada proyecto en Sinnaps.

 

¿Cuáles son los objetivos principales del proyecto?

 

Entre los objetivos generales y específicos de un proyecto, están los principales que utilizaremos en el Kick off time. Estos debemos definirlos de la forma más clara, medible y CONCRETA posible. Un proyecto tiene diferentes dimensiones: a nivel de producto, sobre la metodología de producción, o si nos referimos a la manera en la que se trabaja en la empresa.

Intenta diferenciar entre:

Objetivos Must Have: debemos conseguir obligatoriamente.

Objetivos Nice to Have: estaría bien conseguir siempre que sea compatible con las especificaciones del proyecto.

Es conveniente no contemplar demasiados objetivos, y no olvidar nunca el objetivo general de un proyecto. De lo contrario, nuestros propósitos quedarán más difusos en un proyecto más complejo, añadiendo así una mayor incertidumbre.

 

¿Cuál es la oportunidad/necesidad que queremos cubrir?

 

Para saber cómo hacer un objetivo general de un proyecto, debes describir la oportunidad de negocio o necesidad que hace nuestro proyecto sea  necesario para aquellos que van a usar nuestro producto final. Para ayudar entenderlo también a un nivel estratégico, intenta relacionarlo con proyectos pasados y explicarlo dentro de la estrategia de empresa. Esta pregunta es sobre todo para contextualizar y para que todo el proyecto entienda por qué es importante para la empresa.

 

¿Cómo vamos a implementar el resultado?

 

Explica el uso que se le va a dar al producto en un primer término. Todo el mundo debe poder imaginarse cómo va a ser aplicado el trabajo que va a hacer. De modo que, podrá contestar a muchas dudas venideras. Esto nos permitirá reducir interrupciones y aumentar la velocidad de trabajo y productividad del equipo.

 

¿Qué límites tenemos para trabajar?

 

Conocer los límites de nuestra intervención desde el principio simplifica el trabajo para todos. Es muy molesto cuando una persona hace algo según su criterio y luego se descarta por cuestiones ajenas. O cuando dedicas tiempo a descubrir algo y nos dicen «Sí, sí, ya lo sabía». Y entonces pensamos: «¿Por qué no lo ha dicho  antes? He perdido el tiempo y se podría haber evitado».

Por estos motivos, es necesario definir las tecnologías que se deben utilizar, conocer legislaciones que pueden poner en peligro el éxito del proyecto, saber qué proveedores no podemos contactar, etc. De esta manera, todo el equipo estará preparado imprevistos y se evitarán frustraciones.

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Paso 02: ¿Quién y para qué se va a utilizar nuestro producto?

 

 

¿Quién es nuestro target?

 

El público objetivo o target es la persona, empresa, o entidad a la que va enfocado nuestro producto. Para definirlo, intenta acumular en pocas palabras, los datos que describan a tu target de forma generalista y con datos cualitativos. A estas alturas no necesitas tenerlo definido en detalle, pero sí tener una primera idea.

Chat de actividad en Sinnaps.Por ejemplo, Sinnaps es una herramienta de gestión de proyectos y en nuestro caso, tenemos diferentes targets en los que debemos enfocarnos. Algunas de nuestras funcionalidades como el chat o la gestión de subtareas están orientadas a los miembros del equipo; la planificación o la gestión de recursos, a los Project Managers (PM); y otras como el Roadmap o portfolio de proyectos, a los directivos dentro de la empresa que lidian con diferentes proyectos.

El equipo mantiene los proyectos al día. De esta manera, aporta valor al PM. El PM es quien coordina y toma decisiones del proyecto, controlando su avance y sus riesgos, y aportando valor al gestor de la empresa. Por último, el gestor de la empresa es quien decide si utilizar Sinnaps o no.

Como puedes ver, tenemos diferentes targets con diferentes funciones. En esta primera fase, es clave que orientemos nuestro producto hacia cada uno de ellos, ya que el conjunto de todos, será el que haga girar la rueda. Sin embargo, cada uno tiene necesidades diferentes, por lo que debemos tener claro a quién dirigirnos y en qué momento.

 

¿Cuándo se va a usar nuestro producto?

 

Explica en qué circunstancias físicas, temporales y ambientales va a ser utilizado el producto final del proyecto. O lo que es lo mismo, ¿en qué circunstancias se va a ver cada uno de nuestros targets a la hora de usar el resultado de nuestro proyecto?

Por ejemplo, si estamos desarrollando un servicio determinado, necesitaremos conocer su contexto. Para esta respuesta podemos plantear diferentes escenarios o, incluso, es aconsejable escribir un pequeño relato describiendo la situación. Plantéatelo como una historia que le estás contando a alguien. Mucha de la información que compartimos en esta fase, podemos hacerlo utilizando técnicas del conocido como Story Telling. ¡Nos entusiasman las historias! ;D

Además, ya sabemos nuestro target, nuestras limitaciones y conocemos los objetivos que queremos conseguir. Así que usa las respuestas a las preguntas anteriores para crear diferentes relatos o escenificar historias en las que se usará el producto.

En el caso de Sinnaps, el uso de la planificación por parte del PM para simular escenarios, nos condujo a la creación del Modo de pruebas. Además, las necesidades de usabilidad de aquellos usuarios que tan solo necesitan ver lo que hay que hacer y validar tareas, nos condujo al desarrollo del tablero de actividades o tablero Kanban.

 

sinnaps

 

En muchas ocasiones, la creación de esos relatos nos aportará mucho valor a la hora de proponer soluciones, según el objetivo que queremos alcanzar.

 

PASO 03: Entender contra qué nos enfrentamos

 

 

¿Qué competencia directa va a tener nuestro producto?

 

En este caso, se trata de seleccionar nuestras referencias que una vez más, nos van a ayudar a contextualizar el entorno funcional en el que se va a desarrollar nuestro producto.

Para ello, reúne todos los productos con los que te gustaría comparar funcionalmente el tuyo. No solo me refiero a posibles “competidores”, sino también puedes incluir otros productos o proyectos en los que habéis trabajado. Incluso, versiones anteriores, proyectos que cubren algunos de los mismos aspectos de tu proyecto. Haz referencias en cuestiones de:

— Coste

— Funcionalidades

— Tecnología

— Necesidades a cubrir

Asegúrate de que siempre queda claro el dato a comparar. Llegados a estas alturas, sí que debemos aportar datos cuantitativos de los otros productos. Así pues, no olvides destacar el rendimiento final del producto con información estadística y cuantitativa. De esta manera, hacemos hincapié en el aspecto concreto con el que nos queremos comparar y sabremos cuál exactamente es nuestro dato comparativo o Benchmark, incluso cuál es nuestro KPI.

No hace falta que te extiendas demasiado en ello. Ten en cuenta que, esto lo hacemos para informar al equipo. Recuerda que para entrar en detalle, ya existen otras herramientas, como los estudios de mercado.

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PASO 04: Define los claims

 

Como colofón de una buena reunión de arranque es importante definir unos Claims. En este punto, puedes utilizar al equipo para crear algunos de ellos y fomentar la creatividad y la cooperación.   

Se trata de una práctica más común en productos comerciales. Sin embargo, creo que es conveniente extrapolarlo a la gestión de proyectos. Esto ayuda a explicar el valor que va a aportar el resultado final de forma muy concreta. Y puede llegar a crear un momento divertido para el equipo. 🙂

Un Claim es una frase sobre las cualidades de nuestro producto, como si éste estuviera terminado. Algunos ejemplos podrían ser: «nuestro nuevo software va a ser el más rápido del mercado», «la tienda será más barata que un todo a cien», u otras más cualitativas como «la nueva fábrica será modular y adaptable».

No es necesario que se trate de aspectos medibles y alcanzables. Ni siquiera tienen por qué estar alineados con la estrategia comercial o estrategia. Su función en este momento, es hacerse una idea de lo que el PM espera conseguir. Lo que ayudará a responder preguntas y priorizar actividades del desarrollo.

Si nuestro claim interno es: «este producto es más barato que un todo a cien», cuando dudemos entre dos opciones de desarrollo sabremos que debemos ir a la que tenga un menor impacto en el precio final.

Otro ejemplo, podría ser si nuestro claim es: «las nuevas oficinas de atención al cliente serán como entrar en un SPA». Podemos hacernos una idea muy clara de la sensación que debemos conseguir  y nos ayudará a buscar los acabados necesarios.

Asegúrate de que cada uno de los objetivos Must have, que hemos definido previamente en el paso 01, está representado por, al menos, uno de los claims.

 

PASO 05: Explica cómo vamos a conseguir lo que necesitamos

 

Para esta parte, es importante tener un borrador de la planificación a un nivel estratégico. A estas alturas, no necesitas una planificación detallada porque no vale la pena y las incógnitas todavía pueden ser muchas.

En Sinnaps, por ejemplo, tenemos proyectos de desarrollo relativamente largo. Cada año abrimos un proyecto nuevo de desarrollo donde sólo definimos aspectos estratégicos y, a medida que avanzamos, vamos definiendo las acciones a corto plazo con periodo máximo de unas tres semanas. De esta manera, podemos ajustar imprevistos y tener una idea aproximada de cómo lo que estamos haciendo va a afectar a medio y largo plazo.

Piensa que, ahora, a la gente tan solo le interesa saber si tienes una idea realista del trabajo que hay que hacer y las fechas aproximadas del momento en el que van a tener que estar trabajando y en qué.

El tiempo de planificar en detalle todavía no ha llegado. Eso lo veremos en las próximas lecciones de este curso online de gestión de proyectos. Para una planificación en la etapa previa, basta con reunir los siguientes aspectos:

— Duración total del proyecto.

— Recursos y costes totales.

— Fases que definen aproximadamente en qué aspectos generales vamos a trabajar a lo largo del proyecto.

— Hitos principales y a qué vamos a enfrentarnos en cada uno

— Equipo y responsabilidades de cada uno.

Todo esto podría parecer demasiado generalista. Sin embargo, ten en cuenta que todavía no dispones de mucha información detallada. Aún no has discutido los aspectos concretos del proyecto con cada responsable. Además si lo haces, es posible que la presentación se convierta en una reunión de planificación y eso es algo que no quieres hacer con todo el equipo a la vez. Más adelante, podrás hacer reuniones de seguimiento en las que realizar una adecuada evaluación de proyectos.

Asimismo, planificar un proyecto es algo que puede requerir semanas o incluso meses, y no es necesario ni posible tenerlo claro antes de hablar con cada responsable. No hace falta tenerlo definido para empezar. El proyecto puede empezar mientras tú vas concretando la información.  

Si quieres más información acerca de las reglas que puedes seguir para planificar un proyecto puedes leer mi artículo: 6 reglas para planificar proyectos.

 

¡Descárgate gratis la plantilla para utilizar en tu reunión Kick-off!

 

DESCARGAR GRATIS PLANTILLA

 

 

En nuestro caso, creamos una actividad que se llame Reunión Kick-off y agregamos al equipo que participará en ella. Cuando tenemos las sub-tareas hechas, o en este ejemplo sirven también de objetivos, las validamos. Así lo hacemos:

 

 

Mis recomendaciones

 

Recuerda que la reunión de arranque del proyecto tiene un carácter social muy importante. Por este motivo, me gustaría darte algunas recomendaciones según mi experiencia:

1/ Intenta que todo el equipo asista a la reunión, preferiblemente en persona si es posible. No nos olvidemos de que esta reunión tiene un fin social. Comunicarse. Por eso, aprovecharemos para hacer que todo el equipo se conozca y romper el hielo. Van a tener que trabajar entre ellos, por lo que, cuanto antes se conozca el equipo y se ponga cara será mucho mejor.

Cuando he trabajado en equipos grandes con personas a las que nunca había visto, siempre me ha dado más pereza enviarles preguntas o comunicarme con ellas. Y eso al final acaba afectando al resultado del proyecto.

Para esto puedes llevar a cabo técnicas o juegos sociales con el fin de distraer y romper el hielo, mientras aprovechas para fomentar la creatividad del equipo. Puede parecer fuera de lugar, pero ése es precisamente el objetivo. Cuanto antes se supere ese momento de vergüenza inicial será mejor. No dudes en buscarlo y resolverlo con humor.

Te animo a que eches un vistazo a este vídeo de Tim Brown. Muy bueno!

El CEO de «innovation and design» firm IDEO nos explica la importante relación entre el pensamiento creativo y el juego. De hecho, se pone a jugar en la sala de conferencias. Algunas cosas las puedes practicar, otras ten algo de cuidado. Te lo agradecerá tu vecino… 😉

 

 

2/ Si puedes, haz la reunión fuera de tu lugar de trabajo y en un terreno neutral. Además, cuando salimos de nuestro entorno de trabajo tendemos a estar más receptivos y nos salimos de los patrones preestablecidos que desarrollamos en el trabajo. Por último, al irnos del lugar de trabajo hará que tengamos menos interrupciones y la gente se podrá centrar en entender lo que se va a pedir de ellos durante el trabajo.

 

3/ Y lo más importante, bien de café y azúcar!! 

En la reunión de arranque quieres que la gente haga muchas preguntas y sea proactiva. Para eso quieres cerebros activos y nada mejor que el café y el azúcar. Además, pretendes que estén atentos para entender y preguntar, por lo que no conviene pasar más de hora y media sin descansar.

Haz descansos de 15 minutos cada hora y media e intenta que todo sea lo más dinámico posible. No olvides que cada uno piensa a su manera y saben mucho más que tú. Por lo que, es posible que hayas pasado cosas por alto.

Lo mejor que puede pasar es que se hagan preguntas que nadie pueda contestar   y para eso es indispensable que nadie se aburra durante demasiado tiempo. Cada pregunta que no sepas contestar es un problema que no habías contemplado y un paso menos para reducir la incertidumbre.

 

 

En la próxima lección…

 

 

En la siguiente lección veremos cómo planificar de manera realista. No todos los Project Managers lo saben hacer… ¿sabías que un 70 por ciento aprox. de los fracasos de los proyectos son porque sus planificaciones no eran realistas? En el siguiente tema, te explicaré cómo enfrentarse a planificaciones realistas y hacerlo de la mejor forma. Puede ser más fácil de lo que crees. ¡No tengas miedo! 😉

 

¿Preguntas? ¡No te cortes! Respondo a todas ✌

 

Hasta aquí esta lección, que iré actualizando con vuestro feedback. Así que no tengas dudas en hacer comentarios o aportar momentos de vuestra experiencia, para que otros usuarios puedan salir de dudas. 

Por cierto… No hace falta que seas usuario para seguir el curso, pero te animo a que pruebes gratis cuenta Bussines de la app de Sinnaps para que puedas ser más productivo y efectivo con tu trabajo. Descubre que se puede trabajar más rápido y mejor. ¡Usa el tiempo restante en lo que más te guste!

 

¡Hasta la próxima!

 

Richard de Sinnaps – Let’s get things done!!

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Mostrando 9 comentarios
  • Marta Valdés Licor
    Responder

    Hola, de nuevo el tema me resulta interesante y motivador, me gustaría profundizar en algunos conceptos que me serían útiles en mi trabajo de proyecto:
    – Roadmap o portfolio de proyectos.
    – Información estadística y cuantitativa, pues se me hace un poco difícil trabajar con los costes y funcionalidades.

    • Richard
      Responder

      Hola Marta, temas muy interesantes y tomo nota para nuevas lecciones en futuras ampliaciones del curso. Sin embargo como respuesta rápida te podría decir que para mi, la única complejidad que tiene gestionar un portfolio de proyectos es la anticipación, puesto que tienes que adelantarte meses/años a las decisiones y cada decisión tiene un mayor impacto. Sin embargo la mejor forma de gestionar un portfolio de proyectos es olvidarte de que se trata de varios proyectos y gestionarlo como si todo el portfolio se tratase de un único proyecto. Busca dependencias, KPI’s, planifica, asigna costes y recursos etc, como si cada proyecto del portfolio fuese una actividad. Lo mismo pero a otra escala, las se toman con mas tiempo, y el impacto es mayor (para bien y para mal).
      Con respecto a la estadística y la información cuantitativa existen ya técnicas aplicadas a la gestión de proyectos que ya lo han pesado. Quizás como punto de partida, en lugar de invertir esfuerzo en aprender estadística aplicada puedes gastarlo en estudiar esas técnicas específicas de GP como las redes PERT o el valor ganado (EVM). Parecen muy complicadas pero una vez descifras un par de conceptos básicos todo se hace mas obvio.
      PS: Tomo nota de tus sugerencias para futuras lecciones.

  • noe
    Responder

    Me va a ser de mucha ayuda la plantilla para el seguimiento de la reunión, excelente lección

  • Adriana
    Responder

    Gracias por la lección, me parece super interesante… yo estoy iniciando en este mundo de los proyectos y quiero ir despacio pero con buena letra.

    Saludos

  • Daisy Rivas
    Responder

    Buenos días Richard

    Tuve problemas con mi cuenta de correo gmail y me hicieron una depuración de mi correo [email protected] alli tenía almacenadas las lecciones que me habían remitido y ya habia revisado/ estudiado las 2 primeras, por favor crees que me puedan hacer llegar las que me esten faltando, pues solo se que habia recibido 5 lecciones y me interesan pues el contenido era muy bueno y luego de terminar ese curso pensaba seguir con el de sinnaps, me parece muy buena la herramienta.

    • Teresa Canive
      Responder

      Hola Daisy, muchas gracias por tu comentario. Nos alegra saber que te son de utilidad, tanto lecciones como herramienta Sinnaps. Nos ponemos en contacto contigo vía email. Un saludo y buen día.

  • Maribel Sofia
    Responder

    Hola Richard, estoy recibiendo las dos primeras lecciones y me parecen muy útiles, he desarrollado proyectos y me gustaría desarrollarme profesionalmente y estas clases me parecen fabulosas.. gracias.
    Tal vez durante las secciones me decida por Sinnaps.. en serio muy bueno

  • Ana Portillo
    Responder

    soy de Parauay me es interesante las clases para mejorar mi conocimiemto

  • alejandra
    Responder

    Soy de Colombia y me encanta este tipo de cursos para mejorar mis conocimientos.

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