Índice
- Prepara tu proyecto: Una reunión de arranque con sustancia
- PASO 01: Lo primero que necesitamos aclarar es «¿Desde dónde partimos?»
- Paso 02: ¿Quién y para qué se va a utilizar nuestro producto?
- PASO 03: Entender contra qué nos enfrentamos
- PASO 04: Define los claims
- PASO 05: Explica cómo vamos a conseguir lo que necesitamos
- Mis recomendaciones
- En la próxima píldora…
Prepara tu proyecto: Una reunión de arranque con sustancia
No hay reunión más importante y a la que le podamos sacar mejor rentabilidad que el Kick-off o arranque de un proyecto. Sin embargo, en muchas ocasiones no se le da la importancia necesaria a este momento. Es una pena. Gracias al Kick off time, podemos ahorrarnos muchos malentendidos y alinear muchas expectativas. O lo que es lo mismo, ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo para alcanzar el objetivo general de una empresa.
En la mayoría de los inicios de proyecto desconocemos muchas de las cosas que queremos conseguir. No importa porque para eso es el proyecto, para ir aprendiendo. Piensa que la cantidad de información que tienes es inversamente proporcional a la incertidumbre que deberás gestionar en tu proyecto y hasta que no tengamos el producto final, no sabremos la mayoría de las respuestas.
Dependerá de las etapas de la planeación del proyecto. En la primera, el conocimiento de embarque puede orientarse a lo que trataré en esta píldora.
PASO 01: Lo primero que necesitamos aclarar es «¿Desde dónde partimos?»
Para eso es importante hacerse algunas preguntas que nos ayudarán a contextualizar el producto y tener un punto desde el que empezar a trabajar. Aquí tienes algunas de las preguntas que, a mí en particular, me sirven para preparar el arranque de cada proyecto en Sinnaps.
¿Cuáles son los objetivos principales del proyecto?
¿Cuál es la oportunidad/necesidad que queremos cubrir?
¿Cómo vamos a implementar el resultado?
¿Qué límites tenemos para trabajar?
Paso 02: ¿Quién y para qué se va a utilizar nuestro producto?
¿Quién es nuestro target?
El público objetivo o target es la persona, empresa, o entidad a la que va enfocado nuestro producto. Para definirlo, intenta acumular en pocas palabras, los datos que describan a tu target de forma generalista y con datos cualitativos. A estas alturas no necesitas tenerlo definido en detalle, pero sí tener una primera idea.
¿Cuándo se va a usar nuestro producto?
Explica en qué circunstancias físicas, temporales y ambientales va a ser utilizado el producto final del proyecto. O lo que es lo mismo, ¿en qué circunstancias se va a ver cada uno de nuestros targets a la hora de usar el resultado de nuestro proyecto?
En muchas ocasiones, la creación de esos relatos nos aportará mucho valor a la hora de proponer soluciones, según el objetivo que queremos alcanzar.
PASO 03: Entender contra qué nos enfrentamos
¿Qué competencia directa va a tener nuestro producto?
En este caso, se trata de seleccionar nuestras referencias que una vez más, nos van a ayudar a contextualizar el entorno funcional en el que se va a desarrollar nuestro producto.
Para ello, reúne todos los productos con los que te gustaría comparar funcionalmente el tuyo. No solo me refiero a posibles “competidores”, sino también puedes incluir otros productos o proyectos en los que habéis trabajado. Incluso, versiones anteriores, proyectos que cubren algunos de los mismos aspectos de tu proyecto.
No hace falta que te extiendas demasiado en ello. Ten en cuenta que, esto lo hacemos para informar al equipo. Recuerda que para entrar en detalle, ya existen otras herramientas, como los estudios de mercado.
PASO 04: Define los claims
Como colofón de una buena reunión de arranque es importante definir unos Claims. En este punto, puedes utilizar al equipo para crear algunos de ellos y fomentar la creatividad y la cooperación.
Se trata de una práctica más común en productos comerciales. Sin embargo, creo que es conveniente extrapolarlo a la gestión de proyectos. Esto ayuda a explicar el valor que va a aportar el resultado final de forma muy concreta. Y puede llegar a crear un momento divertido para el equipo. 🙂
PASO 05: Explica cómo vamos a conseguir lo que necesitamos
Para esta parte, es importante tener un borrador de la planificación a un nivel estratégico. A estas alturas, no necesitas una planificación detallada porque no vale la pena y las incógnitas todavía pueden ser muchas.
En Sinnaps, por ejemplo, tenemos proyectos de desarrollo relativamente largos. Cada año abrimos un proyecto nuevo de desarrollo donde sólo definimos aspectos estratégicos y, a medida que avanzamos, vamos definiendo las acciones a corto plazo con periodo máximo de unas tres semanas. De esta manera, podemos ajustar imprevistos y tener una idea aproximada de cómo lo que estamos haciendo va a afectar a medio y largo plazo.
Piensa que, ahora, a la gente tan solo le interesa saber si tienes una idea realista del trabajo que hay que hacer y las fechas aproximadas del momento en el que van a tener que estar trabajando y en qué.
Si quieres más información acerca de las reglas que puedes seguir para planificar un proyecto puedes leer mi artículo: 6 reglas para planificar proyectos.
Mis recomendaciones
Recuerda que la reunión de arranque del proyecto tiene un carácter social muy importante. Por este motivo, me gustaría darte algunas recomendaciones según mi experiencia…. Descubre estos consejos en el curso de Gestión de Proyectos.
En la próxima píldora…
En la siguiente píldora veremos cómo planificar de manera realista. No todos los Project Managers lo saben hacer… ¿sabías que un 70 por ciento aprox. de los fracasos de los proyectos son porque sus planificaciones no eran realistas? En el siguiente tema, te explicaré cómo enfrentarse a planificaciones realistas y hacerlo de la mejor forma. Puede ser más fácil de lo que crees. ¡No tengas miedo! 😉
¡Hasta la próxima!
Richard de Sinnaps – Let’s get things done!!
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[…] Para facilitar esta labor es recomendable seguir una serie de reglas para planificar proyectos que nos ayudarán a crear una planificación más fiable. No, sin antes, definir las especificaciones correspondientes. […]
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Buenas tardes, soy Mercedes de República Dominica Gestor de control de calidad y de proyectos, son muy buenas todas las píldoras y me interesa realizar el curso de Gestión de proyectos.
Hola Mercedes, muchas gracias por leer nuetsras píldoras sobre Gestión de proyectos. Te recomendamos aquí un curso de gestión de proyectos, donde ampliamos todos estos temas con el fin de que lo podáis aplicar en vuestros proyectos: https://www.sinnaps.com/academy/curso-gestion-proyectos-online Mucho ánimo! Y buen día
Gracias por la información me sirve para nuevos proyectos
Soy de Colombia y me encanta este tipo de cursos para mejorar mis conocimientos.
soy de Parauay me es interesante las clases para mejorar mi conocimiemto
Hola Richard, estoy recibiendo las dos primeras lecciones y me parecen muy útiles, he desarrollado proyectos y me gustaría desarrollarme profesionalmente y estas clases me parecen fabulosas.. gracias.
Tal vez durante las secciones me decida por Sinnaps.. en serio muy bueno
Buenos días Richard
Tuve problemas con mi cuenta de correo gmail y me hicieron una depuración de mi correo [email protected] alli tenía almacenadas las lecciones que me habían remitido y ya habia revisado/ estudiado las 2 primeras, por favor crees que me puedan hacer llegar las que me esten faltando, pues solo se que habia recibido 5 lecciones y me interesan pues el contenido era muy bueno y luego de terminar ese curso pensaba seguir con el de sinnaps, me parece muy buena la herramienta.
Hola Daisy, muchas gracias por tu comentario. Nos alegra saber que te son de utilidad, tanto lecciones como herramienta Sinnaps. Nos ponemos en contacto contigo vía email. Un saludo y buen día.
Gracias por la lección, me parece super interesante… yo estoy iniciando en este mundo de los proyectos y quiero ir despacio pero con buena letra.
Saludos
Me va a ser de mucha ayuda la plantilla para el seguimiento de la reunión, excelente lección
Hola, de nuevo el tema me resulta interesante y motivador, me gustaría profundizar en algunos conceptos que me serían útiles en mi trabajo de proyecto:
– Roadmap o portfolio de proyectos.
– Información estadística y cuantitativa, pues se me hace un poco difícil trabajar con los costes y funcionalidades.
Hola Marta, temas muy interesantes y tomo nota para nuevas lecciones en futuras ampliaciones del curso. Sin embargo como respuesta rápida te podría decir que para mi, la única complejidad que tiene gestionar un portfolio de proyectos es la anticipación, puesto que tienes que adelantarte meses/años a las decisiones y cada decisión tiene un mayor impacto. Sin embargo la mejor forma de gestionar un portfolio de proyectos es olvidarte de que se trata de varios proyectos y gestionarlo como si todo el portfolio se tratase de un único proyecto. Busca dependencias, KPI’s, planifica, asigna costes y recursos etc, como si cada proyecto del portfolio fuese una actividad. Lo mismo pero a otra escala, las se toman con mas tiempo, y el impacto es mayor (para bien y para mal).
Con respecto a la estadística y la información cuantitativa existen ya técnicas aplicadas a la gestión de proyectos que ya lo han pesado. Quizás como punto de partida, en lugar de invertir esfuerzo en aprender estadística aplicada puedes gastarlo en estudiar esas técnicas específicas de GP como las redes PERT o el valor ganado (EVM). Parecen muy complicadas pero una vez descifras un par de conceptos básicos todo se hace mas obvio.
PS: Tomo nota de tus sugerencias para futuras lecciones.