La estimación de costes es una de las tareas más complicadas de todo Project Manager. En la elaboración de un presupuesto entras todas las variables posibles que forman parte del proyecto. Desde cuantificar recursos, sus prioridades dentro de la planificación, hasta la gestión de riesgos, identificar los diferentes escenarios, las modificaciones que puede sufrir el proyecto. Digamos que al crear el presupuesto de un proyecto estamos poniendo en común todos estos requerimientos e hipótesis varias.
Su funcionalidad en la gestión de proyectos radica en tres aspectos principales: detectar la inminencia de posibles sobrecostes o desviaciones, controlar y monitorizar el proyecto, e identifica las necesidades del mismo. No se trata de centrarse en encontrar áreas para el ahorro de costes, sino en tener la guía adecuada para capear y decidir ante contratiempos que pongan en peligro nuestra planificación y, por tanto, el trabajo de todo el equipo y la solución para el cliente. De ahí, que se haga indispensable conocer el camino más acertado para hacer presupuestos de proyectos realmente eficaces y orientados a la realidad del mismo.
La primera estimación repercutirá en el desarrollo del proyecto. El presupuesto se moverá dentro de un marco de costes fijado en la etapa previa de planeación. Durante la misma, el director del proyecto deberá simular diferentes escenarios y presupuéstalos. Si lo puede hacer de forma automática, el trabajo será el triple de productivo. Sinnaps, por ejemplo, recalcula directamente el presupuesto tras cada cambio y cuantifica los posibles escenarios en la planificación. Al trabajar con herramientas de este tipo, ya estaremos dando un paso de gigante cuando tengamos que tomar cualquier tipo de decisión.
A través de la técnica del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM), podremos controlar e identificar de un vistazo el funcionamiento real del proyecto. Un servicio gratuito al que podrás crear una cuenta gratuita en unos segundos, casi el mismo tiempo en el que el software de gestión crea el presupuesto.
Sin embargo, conviene estar al tanto de cómo elaborar este tipo de documento tan interesante para todos los agentes que participen en el mismo. Básicamente, al crear el presupuesto de un proyecto estaremos estimando la suma de costes, desde el más bajo hasta niveles superiores. El project manager tendrá en cuenta los costes de planeamiento, costes de ejecución y costes de mantenimiento. Se descompondrá el trabajo global del proyecto, teniendo en cuenta actividades y sub-tareas.
Una vez el project manager tenga listados los costes directos, tanto variables como fijos, es hora de atender a los costes indirectos, lo complicado del asunto. Un capítulo en el que entran el conjunto de agentes que intervienen en las actividades, la estructura de descomposición del trabajo, y los posibles escenarios que podríamos encontrar a través de un registro de riesgos.
Para ello, conviene recopilar información contrastada externamente, revisada por especialistas y fuentes oficiales. Asimismo, se atenderá a las lecciones aprendidas de presupuestos anteriores.
Además, se debe tener en cuenta el límite de financiamiento de acuerdo a estas necesidades reales del proyecto. Contrastarlo y decidir sobre las diferentes simulaciones o escenarios que tengamos guardados en nuestro software online como Sinnaps. Un servicio con el que también podrás convertir y guardar los distintos modelos de presupuestos en procesos, que podrás reutilizar cuando los necesites el proyectos futuros. Sin perder más tiempo.
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