Cada vez más empresas utilizan herramientas online con el fin de optimizar el trabajo de sus equipos. La gestión pasa por aplicaciones de gestión tipo ERP o CRM, incluso son muchas compañías las que prefieren soluciones fáciles, colaborativas y accesibles como software de gestión de proyectos como Sinnaps o gestores de tareas como Trello o Asana.
Sin embargo, es inevitable hacer una pequeña investigación sin que nos lleve mucho tiempo sobre cuál es el tipo de herramienta adecuada para nuestra PYME. ERP vs CRM, gestores de proyectos, gestores de tareas. Todo un mundo. Te ayudamos a resolver tus dudas y a darte algunas de estas alternativas.
Índice
ERP vs CRM: principales diferencias y ventajas
Por un lado, un sistema Enterprise Resource Planning ERP engloba y automatiza todas las áreas de una empresa, donde la planificación y gestión de recursos es su principal objetivo. Digamos que centraliza toda la información de todos los departamentos para unificar la estrategia común de la compañía. Además, su principal diferencia con un CRM es que el ERP es más completo pues es capaz de gestionar producción, ventas, compras, inventarios, finanzas, personal, clientes, etc. Todos los intermediarios los pone en común para llevar un seguimiento real y optimizado de los procesos de la empresa. Sin embargo, un programa ERP puede resultar para PYMES en muchos casos, demasiado complejo y nada asequible.
Por otro lado, las soluciones CRM online, como Hubspot, SumaCRM o Zoho entre muchas otras alternativas, centraliza la relación con los distintos colaboradores relacionados con ventas y sistemas de marketing. Se denomina como Customer Relation Management. El trato en este caso, se centra en mejorar las relaciones exteriores, con clientes para potenciar las ventas.
Aquí podemos ver la diferencia y ventajas entre ERP y CRM.
Ventajas de un programa ERP:
- Visibilidad de los datos para toda la empresa a través de una base de datos común a todos los departamentos
- Optimización de tiempo y costes
- Versiones en a nube reducen costes, tanto operaciones como de capital pues no hay necesidad de contratar un equipo IT ni de adquirir software y hardware. Además, los departamentos de IT se centralizan en mejorar sistemas de oportunidades de crecimiento y no tanto de administración y gestión.
- Versiones online o SaaS, también aportan flexibilidad y, en ocasiones, facilidad de implementación en el equipo. Ya que la experiencia de usuario es común a todos.
- Promueve la colaboración
- Optimización de inventario
- Detección de problemas y riesgos en los procesos
- Opción de personalización gracias a los distintos módulos
- Gestión de finanzas y todo tipo de recursos de la empresa
Ventajas de un CRM ‘on demand’:
- Fácil integración con los distintos stakeholders
- Foco en la optimización de ventas
- Unificación de procesos centralizados
- Seguimiento y control de los estados de la relaciones con los clientes
- Detección de oportunidades de venta
- Personalización según los distintos planes SaaS utilizados
- Optimización de tiempo y costes dentro de la estrategia de ventas
Las versiones en la nube de ambas, no sólo permiten una mayor accesibilidad y flexibilidad con menor costes, para la gran mayoría de medianas y pequeñas empresas, sino que permite estar en sintonía con el resto de herramientas utilizadas en un ambiente de economía digital. Los equipos de trabajo, la manera de trabajar de las empresas competitivas de hoy día pasa por este entorno online que permite integraciones. Un camino de no retorno para todos aquellos sistemas on-premise, cuya transformación es un hecho para grandes y pequeños.
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Tipos de ERP y CRM: app o local para PYMES
En función del tamaño y presupuesto de las empresas, de sus objetivos empresariales, así como del tipo de equipos de trabajo, seleccionaremos entre estos tipos de ERP o CRM app o local.
Por ejemplo, una PYME puede usar un ERP adaptándose a los distintos módulos para personalizar su tipo de gestión. Sin embargo, la configuración de este sistema requiere tiempo y no es precisamente ágil. Para ello, en los últimos años se han ido mejorando cada vez más aplicaciones online de gestión que permiten un trabajo mucho más fácil y rápido para todo tipo de colaborador.
Recordamos que este tipo de sistema de ERP o CRM llevan décadas utilizándose, sobre todo en la gran empresa. Con la llegada del software ERP online y los distintos CRM SaaS, ha ido creciendo la accesibilidad a las empresas de menor tamaño. Sin embargo, hoy día nos encontramos ante un nuevo paso: aplicación de gestión mucho más ágil, flexible y accesible, cuya usabilidad es cada vez más intuitiva. Hablamos de apps como Sinnaps, entre una de las más innovadoras. No sólo por su facilidad sino porque llegan a ser igual de completas y permiten una integración y compromiso mayor por parte del equipo.
Sus ventajas principales de apps de gestión online:
- Control a tiempo real del uso y consumo de recursos
- Control y seguimiento, todo a tiempo real, del progreso del proyecto
- Agilidad y gestión adecuada de modificaciones constantes
- Previsión de riesgos, cuellos de botella de todos los proyectos
- Detección de actividades prioritarias con el fin de cumplir siempre con los plazos planificados
- Colaboración y asignación fácil e intuitiva de tareas y objetivos
- Fácil y rápida implementación en el equipo
- Informes personalizados y al instante
- Comunicación online e integrada de todo el equipo
- Optimización de tiempos y costes
- Simulaciones de distintos escenarios
- Control y visión global del portfolio de proyectos
Soluciones CRM online o Enterprise Resource Planning (ERP): ¿cómo elegir?
Para elegir software ERP vs CRM para empresas, es importante hacerse antes una preguntas. En base a ellas, sabremos si necesitamos un ERP, CRM o una aplicación de gestión de proyectos completa e intuitiva tipo Sinnaps.
- ¿Qué tamaño tiene mi empresa? Para equipos de entre 5 a 15 personas se recomiendan aplicaciones simples, de fácil implementación
- ¿Cómo trabaja cada colaborador? Para trabajos ágiles, con implementaciones rápidas y completas, apps tipo Sinnaps
- ¿En mis proyectos existen constantes modificaciones? La gestión de cambios continuos demanda apps con planificaciones flexibles
- ¿Realizo alguna vez trabajo en remoto? Sofware ERP y CRM, así como apps siempre online
- ¿Necesito optimizar recursos? ERP
- ¿Necesito optimizar recursos y ruta de trabajo? Apps de gestión de proyectos
- ¿Con qué presupuesto cuento? En esta pregunta hay varias vertientes y puntos de vista. Una gran empresa también puede centralizar sus gastos en mejorar y optimizar los procesos de venta, más que en infraestructura hardware, con su equipo IT detrás.
Este tipo de alternativas de apps, como Sinnaps, nos ayudan a crear flujos de trabajo optimizados para por fin hacer planificaciones que se ajusten realmente a los recursos disponibles, y que controles todo tipo de posibles desviaciones. Organizan y controlan el trabajo de todo el equipo. En esta era, este tipo de apps de adaptan equipos en remoto, a colaboradores con distintos objetivos, roles y permisos, distintos horarios, etc. La flexibilidad está más que nunca controlada y organizada.
A diferencia de un gestor de tareas, estas apps son completas pues gestionan también recursos, relaciones con los distintos colaboradores y nos permiten una visión y control global del portfolio de proyectos.
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