Ningún plan sobrevive a la primera negociación. Por lo general, en todos los proyectos ocurren imprevistos inevitables de capear. La gestión del cambio en proyectos es al final, algo que todo profesional debe hacer frente.
Afortunadamente, existen técnicas y herramientas que nos ayudan a gestionar los cambios de los proyectos de la manera más efectiva posible. Incluso, nos ayudan a identificarlos antes de que sucedan.
Índice
Claves en la gestión del cambio en proyectos
Durante la planificación y gestión de un proyecto, no sólo se detectan las actividades, recursos, etc., dentro del alcance del proyecto también podemos incluir los posibles contratiempos que podamos prever.
En este curso gratuito y online puedes encontrar algunos ejemplos de cómo gestionar los cambios en proyectos. En concreto, la lección 3 explica cómo capear ciertos contratiempos que sólo se identifican gracias la experiencia previa.
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Lección 3. Hazlo de manera realista: ¿cómo pasar de la planificación ideal a una real?
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Aun así, identificamos y explicamos algunas de las claves para que la sorpresa de un contratiempo no termine echando abajo el proyecto.
- Identifica y planifica todas las posibles actividades que se pueden desarrollar en proyecto.
- Planifica tu planificación. Estima el tiempo que puedes emplear en planificar el primer borrador de tu proyecto y todo lo que eso conlleva.
- Negocia tiempo con tus colaboradores y proveedores. Cuando planificamos una actividad, de la que no tenemos experiencia o no tenemos los suficientes datos para saber su duración, nos tocará preguntar a la persona asignada. Ella sabrá mejor cuánto tiempo puede durar la actividad en concreto, para así reducir los imprevistos y gestionar el tiempo del proyecto mejor.
- Planifica los recursos también en tu línea temporal de actividades. No sólo sabrás e informarás al equipo de cuándo realizar las tareas, sino que cada cambio se reflejará en el presupuesto. Y al final hay dos factores clave que determinan el éxito de un proyecto: los plazos de tiempo y el presupuesto.
- Las herramientas de control de cambios o la propia aplicación colaborativa de gestión del proyecto, ha de estar bien implementada en el equipo. Todos los colaboradores, responsables de actividad u otra persona que emplee tiempo y dinero en las actividades, debe imputar los gastos que le va generando su actividad. Así, sabre realmente las posibles desviaciones y podremos tomar decisiones previniendo contratiempos en el proyecto.
- ¿Cómo las actividades ‘buffer’ nos ayudan en la gestión del cambio en proyecto? Cuando planifiquemos el proyecto, es importante planificar ciertas actividades, cuyo objetivo está en evitarnos la incomodidad de tener que cambiar continuamente cosas en la planificación.
A medida que otras actividades van necesitando más tiempo, este tiempo se lo quitas a las actividades Buffer. De esta manera, estos cambios no afectan a las demás actividades. Por ello, es importante que en los días en los que esté planificada la actividad Buffer, no haya otras actividades que se desarrollen en paralelo. Digamos que funcionaría como un ‘colchón’ o un margen de tiempo que nos ayuda en la gestión del cambio en el proyecto.
- Si preveemos cambios, planifica varios escenarios. El software de gestión de proyectos y control de cambios, Sinnaps, por ejemplo, permite simular distintos escenarios para ver cómo afectarían esos cambios a la totalidad de nuestro proyecto.
HACER SIMULACIONES
Control de cambios en un proyecto
Una vez realizamos la primera planificación, es momento de aplicar un control de cambios adecuado a nuestro equipo y tipo de proyecto.
El control de cambios en un proyecto está sustentado por un seguimiento constante de nuestros proyectos. Para hacer este control del cambio de manera adecuada conviene no perder de vistas estas claves:
- Planifica hitos o momentos en los que comprobar el trabajo hecho y ver por dónde seguir, con el fin de hacer una gestión del cambio lo más efectiva y flexible posible.
- Comunicación constante tanto con el equipo como con los proveedores. No des demasiadas cosas por sentado, y estable un sistema de comunicación online entre todos los colaboradores del proyecto.
- Utiliza la propia planificación, generada por tu aplicación online de gestión, para comunicarte con tu equipo en las reuniones. De esta manera, también ayudará a la implementación rápida y adecuada de la herramienta en el equipo.
- Seguimiento a tiempo real, gracias a una aplicación que nos de información sobre el rendimiento real del proyecto. En Sinnaps, por ejemplo, el panel de rendimiento basado en técnicas de Valor Ganado, nos da el estado del proyecto a tiempo real, para que nosotros tomemos las decisiones de cambios pertinentes.
- Utiliza un Coach Virtual para Project Manager que te guíe en la gestión de tus proyectos. Precisamente, para responder a tiempo ante los posibles cambios, nos aconseja sobre las modificaciones que deberíamos hacer para que los resultados del panel de rendimiento sean los mejores posibles.
Utilizar el Coach Virtual de Sinnaps
¿Cómo gestionas tú los cambios en los proyectos? ¡No te cortes! Y cuéntanos si ya estás utilizando estos paneles para el control de cambios y la gestión de cambios en tus proyectos 😉
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