Gestión de stakeholders

 

Un stakeholder es la persona interesada en el funcionamiento de una empresa o un proyecto determinado, bien porque ha invertido de alguna forma en su desarrollo, o bien porque se pueden ver afectados por los resultados del mismo. En la gestión de proyectos, se trata de una de las cosas más importantes: la relación con las personas interesadas. Así lo confirma Carlos J. Pampliega, arquitecto y PMP en esta entrevista. Y es que una adecuada gestión de stakeholders es clave para que su desarrollo vaya encarrillado, pero también como imagen exterior de nuestra organización.

 

La adecuada gestión de stakeholders puede ser la herramienta perfecta para aumentar la competitividad.

 

En este post veremos las claves principales para definir una buena estrategia de gestión de stakeholders, quienes hay que tratarlos como aliados estratégicos de nuestro proyecto. Y no es fácil porque estamos hablando de la gestión de personas, una de las cosas más complicadas en la gestión y administración de una empresa.

— La identificación y clasificación de los interesados del proyecto es uno de los primeros pasos y más importantes en la planificación de todo Project Manager.

— Todas las decisiones, por muy pequeñas que sean o insignificantes que parezcan, puede afectar de alguna manera a estos actores sociales.

— Debemos distinguir entre las necesidades y deseos de los mercados, y la satisfacción de las expectativas de los stakeholders.

— Pueden dañar o ayudar en la imagen de la empresa o proyecto.

— La escucha activa de los stakeholders supone un gran paso en su relación e implicación con el proyecto. No sólo por el voto de confianza que depositamos en ellos, sino también por el beneficio en la evolución del proyecto, ya que generalmente su visión más externa nos puede ayudar a encarrilar la estrategia al objetivo que buscamos.

— La empatía en las respuestas a sus peticiones puede evitarnos muchos confortamientos indeseados, que pueden poner en peligro la ejecución de nuestro proyecto.

— Al diseñar o seguir una determinada gestión de stakeholders, tenemos que tener en cuenta en numerosas ocasiones que lo que estaremos haciendo es poner en valor nuestro proyecto o empresa, no buscando un mayor alcance o ventas.

— Trata de reducir el impacto negativo en los stakeholders de los posibles riesgos del proyecto. Uno de los capítulo en tus planes de contingencia trata de cómo amortiguar ése inconveniente en la gestión de stakeholders. Al final, el plan de comunicación y el manejo de las expectativas deben ir a la par en tu estrategia empresarial.

— La buena relación con todos y cada uno de los interesados puede traernos buenos frutos en el futuro. Nunca se sabe quién financiará nuestros próximo proyecto o la persona que nos ayudará en la toma de decisiones venideras.

 

¿Qué hay que conocer de los stakeholders?

 

Antes de ponerte a identificar stakeholders es necesario saber qué puntos debes conocer de cada uno de ellos. Lo que debe aparecer en la ficha de cada uno de ellos es:

— Datos identificativos descriptivos (nombre, posición en la empresa, experiencia y otra información relevante al proyecto).

— ¿Qué tiene en juego ésa persona con la buena o mala evolución del proyecto? Necesidades, expectativas, influencia o alcance de los resultados.

— ¿Qué espera del Project Manager? Comunicación y escucha activa serán las claves para conocerle mejor.

— ¿Tú qué esperas de él?

—¿Cuáles son los riesgos principales que pueden poner en peligro la relación con él? Aquí indicaremos los aspectos en los que hay que tener especial cuidado como revisión de costos, plazos, etc. Elementos del proyectos que son importantes para ésa persona.

 

No es fácil realizar una adecuada gestión de stakeholders y menos si te consideras una persona más técnica que social en tu trabajo. Por eso, es importante utilizar las herramientas de gestión que faciliten el desarrollo de proyectos colaborativos.

Afortunadamente, existen software online de fácil acceso, capaces de gestionar los proyectos más complejos al mismo tiempo que integra un sistema de comunicación y gestión de permisos pertinente. Sinnaps, por ejemplo, es una de las actuales aplicaciones que mejor se está adaptando en entornos colaborativos en los que son varios los interesados en un mismo proyecto. A través de la gestión de permisos, el Project Manager puede dar acceso a la planificación hasta donde crea oportuno. Como herramienta de mera visualización o para permitir que realice alguna acción.

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Mostrando 3 comentarios
  • Vivian Ginneth SANCHEZ OVALLE
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    Dentro del desarrollo del documento hay varios elementos de interés para determinar la importancia de los stakeholders en el marco del desarrollo de proyectos o empresas sostenibles, destacando la gestión como posibles alianzas que puede denominarse como un nuevo modelo de negocio basado en múltiples alianzas, y según lo menciona Flores Castro, (2012) puede evidenciarse como una forma particular de concebir las relaciones y las interacciones entre los diferentes actores, que a pesar de estar alineados por un objetivo común, cada uno de ellos considera a nivel individual su propia visión de cómo lograrlo.
    Por ello es importante pensar en una estructura y plantear una nueva forma de ver el mundo y sobre todo entender las entre los diferentes actores, contemplando la posibilidad de posicionar un nuevo paradigma en el mundo empresarial creando un verdadero negocio social respaldado en la intervención activa de los diferentes actores a través de una alianza Público – Privado – Social.
    Cabe destacar que estas alianzas solo se hacen realidad en la medida que se desarrollen dos procesos complejos pero necesarios según lo indica Flores Castro, (2012):
    1. Todos los procesos de negociación necesarios entre las organizaciones tanto públicas, como privadas y por supuesto sociales involucradas, permitiendo definir intereses particulares en busca de un beneficio singular compartido.
    2. Las alianzas se dan en la medida que se comparte una misión y se dispone de elementos colaborativos que permitan la participación de todos, en palabras de (Flores Castro, 2012)“Esto sucederá en la medida que la propuesta de valor generada por el esfuerzo de la colaboración satisfaga una necesidad latente o incipiente en el mercado siempre en un contexto de colaboración entre organizaciones sin fines de lucro y empresas netamente comerciales, el sentido de misión común es más fuerte, por lo que el grado de alineamiento entre las partes se vuelve un elemento esencial y determinante, aun cuando la propuesta de valor ofrecida sea de vital importancia para el mercado”.
    Flores Castro, A. (2012). Empresa social basada en alianzas. El caso del mercado de saneamiento como modelo de cambio e innovación social. Estudios Gerenciales , 149-168.

    • Teresa Canive
      Responder

      Hola Vivian, gracias por añadir estos dos procesos. Todo lo que sea en beneficio compartido, sin perder de vista la misión de la organización, será bueno para la misma. Buen día y saludos!! 😉

  • José vela
    Responder

    Hola, necesito saber si esto es igual que el uso de las TIC en el trabajo colaborativo. Espero vuestra respuesta, gracias por adelantado.

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