Todas las personas nos enfrentamos continuamente a un factor que determina nuestro día a día: el tiempo. Muchas veces nos empeñamos en encontrar la metodología perfecta con la que encontrar la productividad plena de nuestro trabajo. Sin embargo al plantearnos por qué se retrasan los proyectos, en la mayoría de las ocasiones no aceptamos que ningún proyecto es idéntico al anterior y que siempre que se trabaja con tiempos, se tiene un cierto grado de incertidumbre, dado que los datos iniciales no dejan de ser meras estimaciones.
«Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta» —Séneca, filósofo hispanorromano (4 a. C. – 65 d. C.).
Al planificar un proyecto siempre debemos tener en cuenta el por qué se retrasan los proyectos dado que como indicó Séneca, el tiempo se esfuma sin darnos cuenta.
Y es que nos creemos que gestionar este preciado recurso es hacer más cosas en menos tiempo. Nada más lejos de la realidad. Gestionar el tiempo en la fase de planificación es establecer unas rutinas para controlarlo en base a unos hábitos adquiridos susceptibles de mejora. Se trata de determinar cuándo debe empezar y terminar cada tarea, definir cómo hacerla y qué recursos emplear para completarla en un tiempo establecido. El camino más directo es, por tanto, la correcta automatización de las actividades a través de herramientas que utilizan métodos matemáticos como el PERT (Program Evaluation & Revision Technique).
La optimización del tiempo va un paso más allá que la gestión del mismo. Optimizarlo significa encontrar la mejor forma de realizar una tarea o actividad de manera efectiva y en el menor tiempo posible. La clave para ello está en emplear un gestor de proyectos que permita ofrecer automáticamente las mejores rutas para llegar a los objetivos marcados. Así nace Sinnaps, que utiliza técniocas PERT y CPM (Critical Path Méthod). Ésta identifica las tareas que, de retrasarse, afectarían a la duración total del proyecto. Estamos hablando de actividades críticas o el conocido como camino crítico.
La adecuada gestión y optimización del tiempo depende en gran medida del tipo de proyecto. Hay procesos en los que el alto índice de imprevistos hace que resulte muy complicado planificar desde el principio una correcta utilización de nuestro tiempo. De ahí que se utilicen estas técnicas PERT y CPM.
Extrapolando individualidades, nos arriesgamos a identificar los 7 motivos principales de por qué se retrasan los proyectos y el tiempo no se llega a optimizar en algunas empresas:
—Tendencia a creer que todas las partes del proyecto tienen una dificultad uniforme.
—Ausencia de control en el desarrollo del proyecto. En la fase de planificación hay que tener en cuenta la evaluación continua del trabajo realizado.
—Metas por encima de las posibilidades reales o sobrestimar esfuerzos. En la mayoría de los casos, este punto es realmente una complicación para muchos Project Manager.
—Creencia única de que la planificación es infalible al mostrarnos cómo y cuándo van a suceder las cosas. Muchos gestores de proyectos no se dan cuenta de que la planificación es el instrumento orgánico que ayuda en la coordinación de los equipos de trabajo, con el fin de detectar flaquezas y debilidades en las suposiciones iniciales. Sin embargo la realidad es que sobre todo en proyectos de innovación y desarrollo, la planificación inicial nunca será el reflejo exacto de las acciones venideras.
—Las prisas de última hora pueden llegar a ser nefastas para los resultados finales del proyecto. Tanto, que en muchos casos pueden echar a perder algunas de las actividades concluidas satisfactoriamente del inicio del proceso.
—Utilizar métodos demasiado conservadores. Cuando dependemos por exceso del know-how de la empresa, realizamos tareas que impiden que la innovación cause su efecto. Sobre todo, si se trata de proyectos que buscan mejorar versiones anteriores. Iremos más rápido, pero el resultado final no será el esperado. Esto deriva en repetir alguna de las fases ya concluidas del proyecto.
—Tendencia a entender que la productividad se mide por la cantidad y no por la calidad de las acciones. Estar más ocupado no equivale a ser más productivo.
Al final, la sensación de haber hecho todo lo que podíamos hacer durante el desarrollo de un proyecto, se basa en resultados finales y la percepción del uso del tiempo. Esto último está directamente relacionado con la satisfacción o frustración por nuestro trabajo y esfuerzo, que a su vez repercutirá en los siguientes proyectos. Una sensación que va a estar ligada también con el sentido de orden y organización previa. De ahí, la insistencia en diseñar una planificación adecuada a nuestro tipo de proyecto, recursos disponibles y objetivos marcados. Un estudio previo que realizaremos con métodos matemáticos, como PERT y CPM, a través de herramientas automatizadas, como la de Sinnaps, minimizan el riesgo de las estimaciones previas y optimizan al máximo el tiempo del proyecto.
