¿Cuánto tiempo sueles dedicar al control administrativo de tu empresa? No se trata únicamente de aplicar unos hábitos y una herramientas de gestión fácil y adecuada a nuestra empresa, sino que para encontrar la verdadera optimización en los sistemas administrativos de nuestra empresa, es necesario saber cómo simplificar el sistema. ¿Qué actividades dentro del sistema no aportan valor al conjunto?
Vamos a ver cómo hacer un seguimiento y control administrativo buscando siempre la eficiencia de nuestros sistemas, para ganar en productividad y mejorar el control de procesos diario.
Índice
Control administrativo: trucos para llevarlo de manera optimizada
En el día a día, vamos midiendo el cumplimiento de cada actividad, llevando un sistema de control administrativo de nuestra empresa como mejor podemos. Sin embargo, pocas veces nos paramos a pensar si estamos optimizando el sistema, si deberíamos sentarnos y ver qué actividades no nos aportan en nuestro seguimiento. Y es que a veces, son años y años los que llevamos siguiendo un mismo procedimiento.
¿Cómo cambiarlo ahora después de tanto tiempo? Vamos a ver cómo podemos cambiarlo, adaptarlo a nuestro equipo de trabajo y además hacer un control administrativo optimizado.
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- Selecciona una herramienta fácil y capaz de solucionar realmente tus necesidades. De nada sirve elegir apps de gestión demasiada completas pero complicada para nuestro colaboradores. Asimismo, tampoco sirve el uso de herramientas demasiado básicas que se centrar en meras listas de tareas, pues no nos ayudarán a gestionar un plan optimizado y realista según nuestros recursos.
Una de las aplicaciones que más usan las pequeñas y medianas empresas es Sinnaps, software de gestión de proyectos fácil de usar y muy adaptado a las necesidades reales de este tipo de empresas. Equipos que buscan la optimización en el control administrativo.
- Planifica un sistema de implementación en el equipo, no sólo de la nueva herramienta sino de los nuevos hábitos. Una vez tengas la herramienta de gestión y control administrativo, es momento para empezar a implementarla en el equipo. Muchas empresas, capaces de gestionar cambios entre sus colaboradores, tienen en cuenta lo siguiente:
- Cada colaboradores es diferente, de modo que la manera de aplicar el cambio en él, también será diferente. Por ejemplo, estas son las 10 personalidades más comunes en los proyectos: ¿cómo ayudar a cada uno por separado?
- Utiliza la app de gestión también en las reuniones. Si utilizas, por ejemplo, informes que automáticamente te da apps como Sinnaps, podrás compartirlos en la reuniones que hagas con tu equipo. De esta manera, todo el mundo se irá familiarizando poco a poco con la herramienta.
- Apoyo y soporte por parte de Dirección. No es más que seguir el ejemplo. Si los directivos, también utilizan estas herramientas, la motivación del equipo será mucho mayor. Quizás, este punto conviene extenderlo en otro post en que identifiquemos las maneras de implementar una nueva herramienta en la Directiva.
- La aplicación debe integrar todo en una misma plataforma: planificación, seguimiento diario, chat y comunicación desde la propia app, control y extensión de informes personalizados, necesarios todos ellos para nuestro control administrativo.
- Planifica hitos o momentos clave donde hacer repaso de lo conseguido y planear la siguiente fase de implementación. Esto nos ayudará a mejorar nuestro plan de control y hacer un seguimiento realista de los cambios ocasionados por los imprevistos.
- Comparte toda la información que puedas con tu equipo. Si todos ven que los resultados van mejorando, se verán más involucrados en el proyecto y su motivación también mejorará día a día. La transparencia es una de las claves de los actuales equipos de trabajo más competitivos.
- Identifica las actividades más importantes y las que no aportan tanto valor a tus proyectos o tus sistemas. Para ello, es importante saber cuáles es tu ruta crítica, es decir, las actividades que marca el final de cada proyecto.
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Software administrativo: ejemplos
¿Qué pedirle a un software administrativo?
Los principales software administrativos que mejor resultados están dando a las empresas más competitivas de hoy día, son online. Es decir, los actuales equipos de trabajo más ágiles y flexibles trabajan con aplicaciones de control administrativo en la nube. Compran el plan correspondiente y, sin compromiso, lo utilizan cada mes.
Es perfecto para equipos cuyos colaboradores tienen distintas responsabilidades. Entre los ejemplos más conocidos están los planes de Sinnaps, se adaptan perfectamente a las funciones de cada uno. No hace falta que todo adquieran el plan más completo.
Ejemplos de lo que debemos pedirle a un software administrativo que cumples con estas técnicas de control administrativo:
- Flexibilidad para gestionar los continuos cambios
- Colaboración y comunicación online
- Facilidad e interfaz intuitivo
- Capacidad para compartir documentos online
- Planificación con un diagrama de Gantt fácil para todos
- Gestión de recursos
- Seguimiento y control del trabajo a tiempo real
- Personalización y extracción de informes de proyecto y recursos
- Simulación de escenarios para gestionar posibles riesgos
Software administrativo: ejemplos
En software administrativo podemos encontrar planificaciones con actividades, cuyos requisitos están también incorporados dentro de cada tarea. Cada persona puede ver, no sólo cómo realizar su actividad, sino también puede acceder a toda la documentación adjunta del proyecto.
Entre los herramientas y programas administrativos, están simples gestores de tareas, software complejos de gestión de proyectos y aplicaciones fáciles de usar adaptadas a pequeñas y medianas empresas.
- Trello. Gestor de tareas.
- Asana. Gestor de tareas.
- Sinnaps. Fácil aplicación online de gestión de proyectos.
- MS Project. Software de gestión de proyectos muy complejos.
La optimización de sistema de control administrativo es un hecho y una realidad fácil de implementar en tu equipo. Sólo necesitas tener una app que se adapte a equipos ágiles, casi sin tiempo para aprender a usarla y capaces de hacer los cambios necesarios en las planificaciones.
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