¿Cómo hacer un dossier de prensa para tu PYME?

Un dossier de prensa ha de ser el reflejo de comunicación externa de tu empresa. De manera muy resumida, ha de recoger aquellos valores por los que se define tu marca. Y es que objetivo de un dossier de prensa es comunicar al periodista qué ofrece tu empresa, por qué, para quién y, sobre todo, cuál es el valor diferencial de tu marca. ¿Por qué el lector de un determinado medio ha de leer un artículo escrito por tu PYME y no otro?

 

 

Así pues, la primer pregunta que hará el periodista cuando reciba tu primer dossier de prensa será: ¿Cuál es el valor diferencial de tu negocio?

A continuación, identificamos las razones y los objetivos reales por los que debemos ponernos manos a la obra para redactar un dossier de prensa, qué características no deben faltarle al dossier para que cumpla con esos objetivos, cómo elaborar un dossier paso a paso y cómo planificar y organizar nuestro trabajo para que preparemos el dossier de prensa cuanto antes.

 

Objetivos principales de un dossier de prensa

 

Antes de pasar  saber cómo elaborar un dossier de prensa, es preciso conocer porqué debemos hacer este documento corporativo. Sólo así entenderemos cómo elaborarlo de la manera más efectiva posible.

Ten en cuenta que en las redacciones llegan infinidad de comunicaciones de empresa. La relación con los periodistas debe sustentarse en una relación de calidad, con información pensada para el público objetivo del medio. Muchas empresas escriben dossieres de prensa iguales para toda la lista de medios que tienen en su gabinete de prensa. A veces, es mejor retocar algunos puntos del dossier, dependiendo a qué persona, de qué medio le enviamos el documento.

Identificamos así lo objetivos o razones principales por las que se elaboran los dossieres de prensa:

• Comunicar el valor diferencial de nuestra marca.
• Como carta de presentación para el periodista, el profesional al que le debe llegar el dossier de prensa. Otra cosa será el dossier comercial.
• Comunicar y explicar en qué consiste nuestro negocio para una persona que no está dentro del sector.
• Nos ayuda a ponernos en la piel del periodista: ¿qué es interesante para que él comunique en un artículo para sus lectores? En búsqueda de la noticia.
• No es un objetivo vender el producto. En este caso, prima más el storytelling de la empresa, sus valores y todo dato que sea interesante y aporte valor al periodista.

 

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Características de un buen dossier de prensa

 

Antes de ponernos a escribir un documento de este tipo, es importante saber qué lenguaje utilizar, qué tipo de contenido, extensión, muestras y otras características de un dossier de prensa. Distinto a un dossier de empresa.

En un buen dossier de prensa no debe faltar…

… una noticia. Es clave encontrar la noticia de nuestro negocio. Por ejemplo de dossier de prensa: «Ahora, las empresas pueden medir de manera objetiva la usabilidad de sus páginas web». Se trata de una aplicación online que reconoce patrones para medir la experiencia de usuario de las webs.

Y aquí, un ejemplo de nota de prensa en industrias más maduras: «El teletrabajo alcanza 30% de la población activa de nuestro país, según la consultora de recursos humanos…». Ambas se contemplan como noticia.

… lenguaje claro, directo y preciso. Se trata de un documento al que directamente llegará el periodista, quien buscará en tu web el dossier de prensa. Pónselo fácil.

… la historia detrás de la empresa. No estamos vendiendo nada, o más bien, estaríamos vendiendo nuestro storytelling, nuestra noticia como empresa.

… datos estadísticos, que apoyen la información contada. De ahí, que muchas PYMEs inviertan en realizar estudios y encuestas sobre su sector que den valor a los medios. Los datos suelen encantar a periodistas, porque suelen encantar a sus lectores. Este es el enfoque.

… ejemplos que clarifiquen nuestros valores.

… declaraciones tomadas a empleados, clientes, no clientes, público objetivo, directivos de la empresa, etc. Suelen funcionar muy bien y en el medio periodístico es importante darle voz a los protagonistas de la noticia.

… la información ha de ir acorde con el medio. Si siempre tenemos en cuenta la persona que leerá nuestro documento corporativo, sabremos qué ofrecerle. Por ello, no hay porqué hacer sólo un único dossier de prensa, sino que podemos hacer tantos como tipos de medios que tengamos segmentados en nuestras listas.

 

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¿Cómo hacer un dossier de prensa?

 

Teniendo en cuenta estas claves primordiales, ahora sí que podemos enfrentarnos a hacer un dossier de prensa. Cada gabinete de comunicación tiene sus costumbre, sin embargo existen una serie de pasos que nos ayudan a elaborar dossieres efectivos para medios.

1. Investigación. Vamos a preguntar a los directivos de la empresa sobre sus valores, aspectos diferencias, intereses, etc. Haremos una serie de entrevistas en las que extraer todos los datos que podamos para encontrar el titular que mejor defina nuestra marca.
2. Recopilación de material. Un dossier de prensa no sólo tiene texto, hoy día un buen vídeo – de corta extensión- puede ser un recurso recursos muy acertado. Dependiendo de nuestra industria y el tipo de medios, elaboraremos fotografías, vídeos y otros recursos que mejor definan a la empresa.
3. Entrevistas al equipo de trabajo. Durante esta fase de investigación y recopilación de material, tiene un valor añadido buscar el storytelling de la empresa a través de entrevistas a nuestras propias oficinas. En un dossier de este estilo, la noticia es la propia PYME. Cada vez hay más empresas que muestran sus oficinas, sus equipos de trabajo, añadiendo valor humano a su comunicación.
4. Encuentra el titular, el claim que mejor defina a tu empresa, pero que mejor llegue al periodista. Una clave importante, es considerar a los medios como periodistas que forman las redacciones. Son personas. Encuentra esa persona que mejor trate los temas de tu sector y ya estarás listo para redactar el contenido del dossier.
5. Escribe o graba en vídeo el dossier de prensa que mejor defina a tu PYME según la anterior recopilación.
6. Añade al final el contacto de la empresa al que debe dirigirse el periodista.
7. Mantén actualizado siempre este documento. Puede ocurrir que con el paso del tiempo varíen elementos como el producto, mercado e incluso el público objetivo. Suele ocurrir a menudo. Escribimos el dossier, lo publicamos en la sala de prensa de nuestra web y lo dejamos estar. Además, a medida que aumente nuestra notoriedad las visitas de periodistas a nuestra web se incrementarán también.

 

¿Es posible que no encuentres tiempo para escribir este documento? Puede ser porque aún puedes priorizar mejor tus tareas. Las empresas más eficientes suelen trabajar con aplicaciones online de gestión de proyectos como Sinnaps. Con ellas, encontrarás rutas de trabajo efectivas, podrás preguntar directamente a tus equipos de trabajo los storytelling que mejor definan esos valores de tu empresa, saber qué día como mínimo podrás tener listo el dossier y qué recursos te va a llevar.

Al planificar nuestro trabajo, no sólo vamos más deprisa sino que seremos más eficaces, pues herramientas como Sinnaps nos priorizan automáticamente nuestras actividades, para planificar el trabajo de manera realista.

 

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¿Ya tienes hecho el dossier de prensa de tu PYME? Hazte una lista de medios segmentada, localiza el contacto del periodista que te interese mandar primero el dossier de tu empresa, de la manera más creativa e impactante, y comienza a enviarle noticias interesantes de tu sector 😉