Recopilar, procesar y transmitir son los pilares de todo sistema de información.
Un sistema de información es aquel que se encarga de recopilar, almacenar, procesar y compartir datos a un conjunto de personas o máquinas relacionadas entre sí por unos intereses comunes. A partir de la elaboración de un estudio previo y una adecuada planificación estratégica, el sistema de información comenzará su andadura para alcanzar el objetivo marcado.
Y es que todo tipo de planificación es, a su vez, una herramienta de comunicación. De ahí, que nada más empezar a planificar el trabajo diario, comencemos a construir un sistema de información, ya sea destinado a nosotros mismos o dirigido a todas las personas involucradas en nuestra gestión.
Cuando hablamos de ciclo de vida de un sistema de información nos referimos al conjunto de fases que engloban las actividades relativas al diseño, implementación y revisión del mismo. Y vuelta a empezar. Lo mismo ocurre con el ciclo de vida de un proyecto.
Analítica
Antes de comenzar a planificar y ejecutar cualquier proyecto, debemos poner en marcha el sistema de información a través de la recopilación de datos. Las empresas realizan estudios analíticos, lo cuales generará la información primaria para tomar decisiones posteriores. Y es que la información obtenida del estudio sirve de base para la formulación de distintas estrategias de diseño.
Especificación de requerimientos
La comunicación en esta fase del ciclo es fundamental para ponernos en contacto con las demás personas involucradas en el proyecto. No sólo colaboradores del propio equipo de trabajo, sino todos aquellos interesados a los resultados del mismo. Se trata de una fase en la que seguimos analizando y estudiando alcance, objetivos y necesidades.
Diseño del procedimiento
Una vez disponemos de toda la información previa a la planificación, nos disponemos a valorar todas las alternativas estudiadas y diseñar un procedimiento para comenzar a pasar a la acción en la gestión de proyectos.
La planificación va tomando forma y se convierte en una herramienta clave en el sistema de información de cualquier tipo de gestión. Con ella, no sólo mantendremos un control de todo lo que va aconteciendo en el desarrollo del proyecto sino que nos sirve para generar, procesar y transmitir datos a los stakeholders o involucrados. De ahí que hablamos de planificar y también de gestionar. Será nuestra mesa de operaciones principales del sistema.
Desarrollo del proceso-prueba
Con una planificación precia, damos rienda suelta a desarrollo de una pequeña muestra con el fin de probar su funcionamiento. Si los resultados obtenidos son los esperados o si hace falta volver a algún paso atrás del ciclo. Así evaluamos y consideramos. El sistema de información funciona a una escala reducida. Será hora de implementarlo.
Implantación
¿Cómo vamos a implementar el sistema de información a todas las personas? Debemos seleccionar las herramientas adecuadas para ello. Según nuestros requerimientos y características del proyecto podremos emplear los canales adecuados para la transmisión de los datos del proyecto.
Evaluación y analítica
Volvemos a evaluar a gran escala y pasado un tiempo determinado en nuestra planificación, con un objetivo en mente: extraer los datos que nos ayuden a mejorar. Podemos aplicar el círculo de PDCA para ello. Y vuelta a empezar.
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