De vez en cuando los proyectos pueden sufrir un tiempo de pausa o pueden estar detenidos de forma indeterminada. Siempre lo decimos. Los proyectos están vivos. De ahí, que se modifiquen cosas constantemente, que se tomen decisiones y que se llegue, incluso, a cerrar un proyecto antes de la fecha prevista. También podemos congelarlo, darle a pause. Y esto ocurre por varios motivos, que clasificamos en tres causas principales:
— Por mala estimación del presupuesto o cambio del mismo. Ocurre más de lo habitual. A veces, los imprevistos consumen más recursos económicos de los esperados, o se termina la financiación por causas externas. En estos casos, muchos proyectos se finalizan o se congelan. Un ejemplo, son los proyectos de investigación científica, los cuales se suelen pausar esperando una nueva inyección de financiación.
— Por falta de recursos. Pueden ser por insuficiencia en los equipos de trabajo, por falta de tecnología adecuada, etc. Podemos darlos por finalizados o pausarlos.
— Por un cambio en la estrategia del proyecto. Según las necesidades del cliente, el mercado, los cambios de intereses de los colaboradores, o innovaciones que puedan mejorar nuestro resultado, podemos cambiar de estrategia. Son muchos los motivos estratégicos que, a pesar de que contemos con los recursos necesarios, decidamos que no merece la pena invertirlos en este determinado proyecto. No se sabe si más adelante nos interesará continuar, de modo que lo pausamos o finalizamos.
Índice
¿Qué ocurre cuando se congela o finaliza un proyecto?
En Sinnaps, puedes finalizar tus proyectos y retomarlos cuando quieras sin perder información. Existen dos acciones:
— Eliminar un proyecto: pierdes toda la información del proyecto.
— Finalizar un proyecto: guardas la información pero el tiempo deja de contar, no hay notificaciones automáticas, ni tampoco los Team Members pueden acceder.
Lo mejor es que los proyectos que finalizas, en Sinnaps puedes relanzarlos cuando quieras. Y es que cuando terminas un proyecto, también lo estás pausando. No sabes si lo vas a necesitar más adelante.
¿Cómo relanzar tu proyecto?
En los hitos se toman este tipo de decisiones importantes para la continuación o no del proyecto, o el cambio de enfoque del mismo. Sin embargo, a veces ocurre que estas decisiones no tienen por qué ser definitivas. No sabemos si en unos meses después, necesitaremos reanudar el proyecto.
Para relanzar tu proyecto es importante que primero lo re-planifiques en el Modo de pruebas. Las fechas habrán cambiado, es posible que el equipo de trabajo asignado anteriormente haya cambiado de proyecto, por lo que deberás añadir a personas nuevas. Asimismo, los recursos pueden que no sean los mismos. Ni la estrategia.
Por eso, es importante que al relanzar el proyecto, hagas una simulación. Realiza tus cambios en el Testing Mode, con el fin de ver cómo afectan éstos a toda la planificación, antes de implementarla.
Una vez que la planificación esté adaptada a la nueva planificación, impleméntala e invita al nuevo equipo de trabajo.
Consejo: haz una simulación en el modo de pruebas, antes de relanzar tu proyecto.
Pasos para finalizar y relanzar un proyecto en Sinnaps
Para eliminar o finalizar un proyecto, podemos hacerlo desde el calendario del proyecto o desde el Tablero de proyectos.
Desde el calendario del proyecto
Accedemos al resumen del proyecto, situado en el margen inferior izquierdo del calendario del proyecto.
Se nos despliega una recopilación de las actividades del proyecto. Nos vamos a la parte derecha superior del resumen y hacemos click en los tres puntos.
Y seleccionamos si queremos finalizar el proyecto o eliminarlo.
Hacemos click en Finalizar el proyecto ¡y listo! Sinnaps enviará una notificación automática a todas las personas involucradas en el mismo.
Desde el Tablero de proyectos
Una vez en el Tablero (haciendo click en el icono de Sinnaps), damos a los tres puntos del margen derecho del proyecto que queramos, una vez hemos desplegado el menú de filtros y proyectos.
Selecciona la opción que necesites. Ten en cuenta, que al eliminar un proyecto perderás todos sus datos, mientras que si lo finalizas, la información permanece guardada.
Si le hemos dado a finalizar proyecto, podemos relanzarlo. En el mismo panel, donde nos aparecerán los proyectos finalizados, hacemos clic en Relanzar proyecto.
El proyecto relanzado se planificará con las nuevas fechas y tendrás que volver a añadir las personas que en ese momento participarán en el proyecto. Es muy probable que fecha y equipo de trabajo hayan cambiado, por eso aconsejamos que cuando lo relances crees una simulación y trabajes en el Modo de pruebas, antes de nada.
